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如何策劃一場(chǎng)出色的年會(huì)
1.年會(huì)的定義
年會(huì)指社會(huì)團(tuán)體每年要舉行的一次集會(huì),即各單位或組織一年一度不可缺少的“年度盛會(huì)”,主要是為了激揚(yáng)士氣,營(yíng)造組織氣氛、深化內(nèi)部溝通、促進(jìn)戰(zhàn)略分享、增進(jìn)目標(biāo)認(rèn)同,并制定目標(biāo),為新一年度的工作奏響序曲。
一般還伴隨著表彰、歷史回顧、未來(lái)展望等重要內(nèi)容,增加會(huì)員組織之間的溝通,促進(jìn)會(huì)員單位之間的共同進(jìn)步。
2.年會(huì)的意義
1、辭舊迎新:舊歲近尾聲,新年闊步而來(lái),歡聚一堂,共迎新春。
2、聯(lián)誼交流:營(yíng)造全體同德同心,堅(jiān)持不懈發(fā)展的和諧氛圍,發(fā)揚(yáng)文化的凝聚力和向心力,聯(lián)誼交流之余,更可發(fā)現(xiàn)商機(jī)商訊。
3、展示成果:成立成效,各項(xiàng)工作越來(lái)越規(guī)范,也越來(lái)越和諧,可通過(guò)年會(huì)集中展示。
4、感恩答謝:迎新年,賀新春之意,增添節(jié)前慶祝氛圍,也可體現(xiàn)對(duì)會(huì)員的節(jié)日關(guān)懷;以抽獎(jiǎng)、聯(lián)歡、宴請(qǐng)等多種方式酬謝社會(huì)各界領(lǐng)導(dǎo)嘉賓、友好人士、會(huì)員同仁,可增進(jìn)社會(huì)各界的歸屬感和感恩之情。
3.年會(huì)的氣氛
團(tuán)結(jié)、大氣、熱烈、喜慶才是年會(huì)最為追求的氛圍。
4.年會(huì)的組織
為了保證會(huì)務(wù)順利進(jìn)行,特別是年會(huì)一經(jīng)確定召開(kāi),應(yīng)成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu),根據(jù)分工情況認(rèn)真落實(shí)好辦理會(huì)議每一項(xiàng)事宜。分工一定明確、責(zé)任到人,應(yīng)成立分工組織:
一旦活動(dòng)的使命被確定下來(lái),活動(dòng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人就要開(kāi)始建立活動(dòng)的目標(biāo)和任務(wù)。開(kāi)始確認(rèn)形式和場(chǎng)所尤為重要。一般情況下,要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)組織:
5.年會(huì)的形式
年會(huì)活動(dòng),不僅需要高層的鼎力支持,也需要全體會(huì)員的大力協(xié)助。不僅要有專門的組織特色還要具有文化品味。這樣即意味著在操持運(yùn)作中要秉承文化為先,力圖打破常規(guī),在形式上不落俗套。
給邀請(qǐng)到的嘉賓、參與其中的每一位員工都留下深刻、美好的記憶。每一個(gè)年會(huì),都有自己的訴求和主題,都是希望在年尾為總結(jié)一年,鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)、展望未來(lái)而策劃實(shí)施的一種聚會(huì)形式。
6.準(zhǔn)備工作執(zhí)行表
7年會(huì)流程
A.準(zhǔn)備事項(xiàng)確定
1、會(huì)前事項(xiàng):時(shí)間、地點(diǎn)、嘉賓、領(lǐng)導(dǎo)。其中,邀請(qǐng)能出席的嘉賓,應(yīng)在會(huì)前半天作進(jìn)行最后確認(rèn)。
2、與會(huì)通知(注意提前簽到、維持秩序)。
3、發(fā)言稿、主持稿、發(fā)言稿、概要起草和審核定稿并制作。
4、流程安排:活動(dòng)時(shí)間、具體內(nèi)容等。
5、會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備
1)會(huì)議場(chǎng)所需布置圖片背景的制作和懸掛;
2)會(huì)場(chǎng)屏幕、手提、音響、話筒、相機(jī)配備并試效果;
3)嘉賓胸花、會(huì)場(chǎng)鮮花購(gòu)買并放置;
4)主席臺(tái):桌、椅、座位牌(制作、位次安排)、臺(tái)布、茶水、點(diǎn)心等落實(shí);
5)臺(tái)下座椅安排(注意測(cè)算人數(shù),只多不可少);
6)會(huì)場(chǎng)簽到處確定、簽到資料準(zhǔn)備及提前簽到;
7)材料、資料內(nèi)容打印,帶到現(xiàn)場(chǎng);
8)先進(jìn)頒獎(jiǎng)嘉賓或頒獎(jiǎng)?lì)I(lǐng)導(dǎo)的事先確定;
9)主持人、會(huì)場(chǎng)禮儀小姐或工作人員的確定、到位;
10)會(huì)前交通工具和乘車的組織;
B.年會(huì)開(kāi)始
1、按議程開(kāi)始活動(dòng)。
2、主持人注意控制和調(diào)節(jié)會(huì)場(chǎng)氣氛。
3、工作人員對(duì)過(guò)程進(jìn)行攝影攝像。
4、聚餐匯演抽獎(jiǎng)同時(shí)可進(jìn)行。
C.年會(huì)結(jié)束
1、感謝領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的光臨,歡送離開(kāi)。
2、會(huì)場(chǎng)整理。
3、將簽到資料、照片、會(huì)議各類稿件、會(huì)議記錄或總結(jié)等收集、歸檔,上傳至Q群、Q空間、軟件共享存儲(chǔ)空間公享。
4、及時(shí)將慶典新聞通稿、照片發(fā)送媒體,制作相冊(cè)、視頻光碟等。
8.年會(huì)費(fèi)用
1、年會(huì)費(fèi)用,屆時(shí)根據(jù)初步方案,確定活動(dòng)流程、時(shí)間地點(diǎn)等后再確認(rèn)詳細(xì)報(bào)價(jià)表。
2、最終以實(shí)際發(fā)生費(fèi)用為準(zhǔn),可根據(jù)主辦方預(yù)算進(jìn)行調(diào)整,具體明細(xì)以最終定案為準(zhǔn)。(所有發(fā)生費(fèi)用均應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)作增減)
3、建議開(kāi)創(chuàng)電子內(nèi)刊或網(wǎng)絡(luò)管理服務(wù),共享年會(huì)報(bào)導(dǎo)、新聞、資訊、商機(jī)等信息,環(huán)保高效,同時(shí)還能動(dòng)員專訪,內(nèi)文吸引友商企業(yè)做廣告商情。
4、年會(huì)活動(dòng)可以動(dòng)員各分會(huì)有影響會(huì)員企業(yè)積極贊助支持,在展板、會(huì)刊、主持人鳴謝、與領(lǐng)導(dǎo)合影等各項(xiàng)展示機(jī)會(huì)中使其得到適當(dāng)?shù)膹V告回報(bào)和榮譽(yù)回報(bào)。
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