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會計(jì)檔案管理規(guī)章制度

時間:2023-05-03 19:16:23 管理制度 我要投稿
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會計(jì)檔案管理規(guī)章制度

  會計(jì)檔案,是指用于會計(jì)核算的原始資料和文件。那么會計(jì)答案管理制度怎么制定,那么管理辦法呢?下面是小編為你整理了會計(jì)檔案管理規(guī)章制度,希望能幫助到您。

會計(jì)檔案管理規(guī)章制度

  會計(jì)檔案管理規(guī)章制度(1)

  第一章 總則

  為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理,保證會計(jì)檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》和《中華人民共和國檔案法》及財(cái)政部《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本公司實(shí)際情況,制定本辦法。

  第二章 會計(jì)檔案管理部門

  1、公司檔案主管部門和財(cái)務(wù)部門共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。會計(jì)檔案的具體管理工作由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé),由財(cái)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)在專門地點(diǎn)保管。保管地點(diǎn)應(yīng)具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。

  2、財(cái)務(wù)部門及公司內(nèi)部有關(guān)的分公司、子公司,必須建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

  第三章 會計(jì)檔案歸檔的范圍

  1、會計(jì)憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表,涉及對外對私改造資料,銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。

  2、會計(jì)賬簿。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

  3、財(cái)務(wù)報(bào)告。包括《會計(jì)制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報(bào)的主要財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào),月、季、年度會計(jì)報(bào)表,報(bào)表附注及財(cái)務(wù)情況說明書。上級主管部門對報(bào)告的批復(fù)及社會審計(jì)的審計(jì)報(bào)告。

  4、其它會計(jì)核算資料。凡與會計(jì)核算緊密相關(guān)的,由會計(jì)部門負(fù)責(zé)辦理的有參考價(jià)值的數(shù)據(jù)資料。

  5、增xx專用發(fā)票和普通發(fā)票。

  第四章 會計(jì)檔案的整理

  會計(jì)年度終了后,應(yīng)將裝訂成冊的會計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計(jì)檔案應(yīng)按會計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。

  1、會計(jì)憑證。

 。1)按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。

 。2)分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。

 。3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

  2、會計(jì)賬簿。

  各種會計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的'賬簿外,其它均需整理妥善保管。

  (1)會計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫"結(jié)轉(zhuǎn)下年"字樣,不填其它內(nèi)容。

 。2)會計(jì)賬簿在裝訂前,應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核對各個賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。

 。3)活頁賬簿去空白頁后,將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全,撤去賬尺,用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

 。4)會計(jì)賬簿的裝訂順序:

  會計(jì)賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計(jì)賬簿裝訂封底。

 。5)裝訂后的會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角,掉頁現(xiàn)象。

  (6)賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章。

  (7)裝訂后,會計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

  (8)會計(jì)賬簿的編號為一年一編,編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

  3、會計(jì)報(bào)表。

  會計(jì)報(bào)表編制完成并按時報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

  第五章 會計(jì)檔案的歸檔保管

  1、當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年,期滿后存入檔案并由專人保管。

  2、會計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

  3、機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會計(jì)檔案移交清冊,將全部案卷逐一點(diǎn)交,接管人員逐一接收。

  第六章 會計(jì)檔案的借閱使用

  1、財(cái)務(wù)部建立會計(jì)檔案清冊和借閱登記清冊。

  2、凡需借會計(jì)檔案人員,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

  3、借閱會計(jì)檔案人員,不得在案卷中標(biāo)畫,不得拆散原卷冊,更不得抽換。

  4、借閱會計(jì)檔案人員,不得將會計(jì)檔案攜帶出外,特殊情況,須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需

  需要復(fù)制會計(jì)檔案的,須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

  第七章 各種會計(jì)檔案保管期限

  1、會計(jì)憑證保管15年。

  2、會計(jì)賬簿保存15年,其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保存25年。

  3、會計(jì)報(bào)表保存10年,其中年度決算表永久保存。

  4、發(fā)貨票保管5年。

  第八章 會計(jì)檔案的銷毀

  1、會會計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單,匯同財(cái)務(wù)部門共同鑒定后,編制會計(jì)檔案銷毀清冊,報(bào)經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準(zhǔn)后,方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)、債務(wù)時為止。

  2、按規(guī)定銷毀會計(jì)檔案時,應(yīng)由檔案部門和財(cái)會部門、審計(jì)部門共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案以前要認(rèn)真清點(diǎn)、核對,銷毀后,在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況以書面形式報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

  第九章 附則

  本制度自頒布之日起實(shí)施,未涉及情況按國家有關(guān)規(guī)定處理。

  會計(jì)檔案管理規(guī)章制度(2)

  一、總則

  為加強(qiáng)公司會計(jì)檔案的科學(xué)管理,特制定本辦法。

  二、會計(jì)檔案的界定和主管

  會計(jì)檔案是指公司會計(jì)憑證、會計(jì)帳簿和會計(jì)報(bào)表等會計(jì)核算材料。

  財(cái)務(wù)部為會計(jì)檔案主管部門。

  財(cái)務(wù)部建立和健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度。

  公司接受上級財(cái)政機(jī)關(guān)和檔案業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。

  三、會計(jì)檔案管理

  財(cái)務(wù)部對每年形成的會計(jì)檔案,按照歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年會計(jì)檔案,在會計(jì)年度終了后,可暫由財(cái)務(wù)部保管1年。期滿后原則上編造清冊移交公司檔案部門。

  檔案部門接受保管的會計(jì)檔案,原則應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝;個別需拆封重新整理的`,會同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。

  會計(jì)檔案應(yīng)妥善保管、存放有序、查找方便,嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

  公司內(nèi)查閱會計(jì)檔案要按規(guī)定辦理手續(xù)。上級機(jī)關(guān)或外單位需要查閱的,要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),且派專人陪同閱看;原件不得借出。

  下屬單位(分、子公司)撤并,會計(jì)檔案應(yīng)隨同轉(zhuǎn)移到上級控股公司或指定部門,并辦理好交接手續(xù)。

  各種會計(jì)杰案的保管期限,可分人永久、定期二類,詳見會計(jì)檔案保管期限表。保管期限從會計(jì)年度終了后的第一天起算。

  會計(jì)檔案保管期滿,需要銷毀的,由公司檔案或財(cái)務(wù)部提出銷毀意見,并嚴(yán)格審查,編造會計(jì)檔案銷毀清冊,報(bào)經(jīng)主管批準(zhǔn)后銷毀。對尚未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)和法律糾紛涉及 的原始資料,應(yīng)單獨(dú)抽出、另行立卷,直至案件結(jié)束為止。

  由財(cái)務(wù)和檔案部門共同派員監(jiān)銷。會計(jì)檔案銷毀前,監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對:銷毀后在銷毀清冊上簽名,并將監(jiān)銷情況上報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

  四、附則

  本辦法由財(cái)務(wù)部會同檔案部門解釋、執(zhí)行,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行。

  會計(jì)檔案管理規(guī)章制度(3)

  為了加強(qiáng)和規(guī)范會計(jì)檔案管理,建立健全會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密,根據(jù)《會計(jì)法》和《會計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本單位工作實(shí)際情況,特制定本制度。

  第一條 會計(jì)檔案的歸檔范圍。

  會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、會計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤、會計(jì)核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會計(jì)核算專業(yè)資料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:

  (一)會計(jì)憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。

  (二)會計(jì)賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿。

  (三)財(cái)務(wù)報(bào)告類。包括月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、其他財(cái)務(wù)報(bào)告,報(bào)告中要有會計(jì)報(bào)表、附表、附注及必要的文字說明。

  (四)其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊及其他在會計(jì)核算工作中直接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價(jià)值的會計(jì)核算資料。

  第二條 會計(jì)檔案的整理。

  會計(jì)年度終了后,應(yīng)將裝訂成冊的會計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計(jì)檔案應(yīng)按會計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性,分門別類地組成幾個類型的案卷,將各卷按順序編號。

 。ㄒ唬⿻(jì)憑證

  (1) 按月立卷:每月末將裝訂成冊的憑證,統(tǒng)一登記案卷目錄,每月立卷一份。

  (2) 分散裝訂:根據(jù)憑證的多少,分散裝訂,做到整齊、牢固、美觀。

  (3) 裝訂封面的'所有內(nèi)容要填寫齊全,包括:單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。

 。ǘ⿻(jì)賬簿:各種會計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其它均需整理妥善保管。

  (1) 會計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后,只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣,不填其它內(nèi)容。

  (2) 會計(jì)賬簿在裝訂前,應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù),核對各個賬戶賬面是否齊全,是否按順序排列。

  (3) 活頁賬簿去空白頁后,將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊(!)全,撤去賬殼,用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底,裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。

  (4) 會計(jì)賬簿的裝訂順序:

  a. 會計(jì)賬簿裝訂封面;

  b. 賬簿啟用表;

  c. 賬戶目錄;

  d. 按本賬簿頁數(shù),順序裝訂項(xiàng)頁;

  e. 會計(jì)賬簿裝訂封底。

  (5) 裝訂后的會計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角,掉頁現(xiàn)象。

  (6) 賬簿裝訂的封口處,應(yīng)加蓋裝訂人印章。

  (7) 裝訂后,會計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整,并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。

  (8) 會計(jì)賬簿的編號為一年一編,編號順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

  (三)會計(jì)報(bào)表

  會計(jì)報(bào)表編制完成并按時報(bào)送后,留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊,年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

  第三條 會計(jì)檔案的歸檔保管。

  (一) 當(dāng)年的會計(jì)檔案在會計(jì)年度終了后,可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年,期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。

 。ǘ 會計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

 。ㄈ 機(jī)構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時,應(yīng)辦理交接手續(xù),由原管理人員編制會計(jì)檔案移交清冊,將全部案卷逐一點(diǎn)交,接管人員逐一接收。

 。ㄋ模┐判越橘|(zhì)會計(jì)資料的歸檔。年度終了,系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報(bào)表等會計(jì)電算化資料備份并詳細(xì)標(biāo)注,裝盒交檔案室歸檔。包括:會計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤;同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會計(jì)核算系統(tǒng)軟件;操作人的密碼、操作日志等其他會計(jì)資料。會計(jì)檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會計(jì)軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會計(jì)資料,根據(jù)保管期限,由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制,且應(yīng)標(biāo)識清楚,雙份歸檔,異地存放。

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