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綜合辦公室檔案管理制度

時間:2023-04-30 14:20:17 管理制度 我要投稿
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綜合辦公室檔案管理制度范本(通用6篇)

  在日新月異的現(xiàn)代社會中,制度在生活中的使用越來越廣泛,制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準則。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?下面是小編精心整理的綜合辦公室檔案管理制度范本(通用6篇),僅供參考,希望能夠幫助到大家。

綜合辦公室檔案管理制度范本(通用6篇)

  綜合辦公室檔案管理制度1

  為加強校研究生會辦公室檔案的科學管理,保證檔案資料的系統(tǒng)性與完整性,現(xiàn)結(jié)合實際情況,特制定本制度。

  一、立卷、歸檔

  第一條各部門平時要做好文件的收集、整理,文件的整理、上繳工作是各部門的一項重要任務,必須認真做好。

  第二條各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門文件立卷工作進行監(jiān)督和指導,并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

  第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件(包括收、發(fā)文電,內(nèi)部文件,各種會議文件,文件匯編,簿、冊、圖表,出版編輯物原稿、磁盤等),均屬立卷歸檔范圍。

  第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律,保持文件之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分文件的保存價值,便于保管和利用。

  第五條立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類,分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。

  1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。

  2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

  3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。

  4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價值,將文件按不同的保管期限分開。

  5、保管期限分為永久、長期、短期三種。

  (1)永久保存。凡是反映部門主要職能活動和歷史面貌的(例如章程、申請批文等)有長遠利用價值的文件,劃為永久保存。

  (2)長期保存。凡是在相當長時間內(nèi)部門需要查考的文件,劃為長期保存。長期保存為15年至50年。

  (3)短期保存。凡是在較短時間內(nèi)部門需要查考的各種文件,劃為短期保存。短期保存為15年以下。

  第六條文件的組合。組合的基本作法如下:

  1、法規(guī)性文件,如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件,應組合在一起。

  2、會議文件應單獨組合。

  3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件,應組合在一起。

  4、工作計劃、總結(jié)等文件,一般可按部門或社團名稱組合。

  5、特殊性文件材料,可根據(jù)具體情況進行組合。

  第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列,密不可分的文件依序排列在一起,即章程、批文在前,計劃、總結(jié)在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。

  第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份,重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件,需要辦理銷毀手續(xù)。

  第九條歸檔時間。部門應于活動后一周內(nèi),將應立卷歸檔的文件整理立卷,向辦公室移交歸檔。

  第十條歸檔文件案卷的要求。部門移交歸檔文件案卷,應符合下列要求:

  1、歸檔文件齊全、完整。

  2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面,填寫時用中性筆或鋼筆書寫,字跡工整、清晰。

  3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準確,文字簡練通順,結(jié)構(gòu)完整,必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。

  第十一條案卷文件一式兩份,一份作為紙制文檔保存,另一份電子文檔保存在辦公室,電網(wǎng)檔案盒。

  二、檔案的管理和利用

  第十二條辦公室按照校研究生會對檔案管理的要求,對存放的各類檔案進行分類整理,分類保管,編制各類檢索目錄,搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。

  第十三條經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案,應經(jīng)分管主席審查批準后,按程序進行檔案銷毀。

  第十四條辦公室的'管理貫徹“以防為主,防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護設(shè)施和檔案保管狀況,對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案,要有計劃的進行修補、復制,保護檔案的安全與完整。

  第十五條檔案的利用。利用檔案人員,按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表,檔案用完后應及時歸還。

  第十六條借用檔案人員必須愛護檔案,要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時,辦公室人員要仔細檢查,檔案盒,發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者,應及時向分管主席報告,按有關(guān)規(guī)定處理。

  第十七條辦公室工作人員,接待檔案利用人員要熱情,認真負責,按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。

  第十八條平時匯集,按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理,應保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件,應及時請求補發(fā)或取得復印件,干部檔案盒,以便存檔和查閱。

  第十九條確保文件、材料的安全,做好保密工作。

  綜合辦公室檔案管理制度2

  第一部分:檔案工作總的要求

  1、貫徹執(zhí)行黨和國家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)和方針、政策。

  2、對本校各部門和有關(guān)人員形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進行監(jiān)督和指導。

  3、集中統(tǒng)一管理本校各種門類和載體的檔案,積極提供利用,為本校各項工作服務。

  4、為國家積累檔案財富,按規(guī)定的時間和要求把具有長期保存價值的檔案,向上級檔案館移交。

  第二部分:檔案的保管

  1、學校檔案包括文書檔案、教學檔案、學籍檔案、教師業(yè)務檔案、財務檔案、教學儀器設(shè)備檔案和基建檔案等等。

  2、檔案室負責全校檔案(不含人事檔案)的管理工作,有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。

  3、實行科學管理,檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理分明,編號科學規(guī)范、查找方便。

  4、定期對檔案進行檢查、修復、整理,保持整潔完好。

  5、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備,室藏檔案必須賬物相符。

  第三部分:檔案立卷歸檔

  1、凡記錄反映本校職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料,均列為歸檔范圍。

  2、各部門兼職檔案員應根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全,按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后,再編排頁號,填寫卷內(nèi)目錄,擬出案卷標題,裝訂。

  3、編號抄目要嚴肅認真,案卷標題要簡明扼要,正確反映卷內(nèi)內(nèi)容,由檔案室統(tǒng)一書寫。

  4、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,規(guī)格統(tǒng)一,書寫規(guī)范,字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫,也不能用復寫紙復寫。對不符合要求的要返工重制。

  5、每年7月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務

  第四部分:檔案的鑒定與銷毀

  1、對檔案要認真進行鑒定,確無保存價值或保管期滿的檔案,可確定銷毀。

  2、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導地進行。在校長辦公室主任的主持下,由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組,負責檔案的鑒定、銷毀工作。

  3、經(jīng)過鑒定,需要銷毀的檔案,必須編造銷毀清冊,經(jīng)校有關(guān)領(lǐng)導批準后,方可銷毀。

  4、銷毀檔案時,必須由兩人以上在指定地點監(jiān)督銷毀,監(jiān)督銷毀人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章,并注明銷毀方式和日期。

  5、銷毀檔案清冊要妥善保管,并將所銷毀檔案在目錄中注銷

  第五部分:檔案室的安全保密

  1、檔案室是機要部門,非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。

  2、未經(jīng)批準,不得將檔案帶出檔案室,檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復印和隨意傳播

  3、經(jīng)常檢查庫房和檔案的安全,發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導報告,認真處理。

  4、檔案管理人員要模范遵守黨和國家的保密規(guī)定,嚴守機密。在調(diào)換工作時,對所管的檔案要辦理交接手續(xù),離職后對所了解的機密情況,不得泄漏。

  第六部分:檔案的統(tǒng)計

  1、要及時地對檔案的收進、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷毀以及檔案工作人員、機構(gòu)、經(jīng)費、庫房、設(shè)備等情況進行登記,每年一次對各方面進行認真統(tǒng)計,做好年報表

  2、嚴格執(zhí)行國家和系統(tǒng)內(nèi)所規(guī)定的統(tǒng)計計量單位和報表格式,做到數(shù)字準確、字跡工整,不得潦草和涂改,使檔案統(tǒng)計工作標準化。

  3、檔案工作人員要加強檔案統(tǒng)計工作的責任心和使命感,建立科學的檔案統(tǒng)計工作制度。

  第七部分:檔案庫房的管理

  1、檔案庫房門窗牢固,及時關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管,不準隨身攜帶。

  2、非本室工作人員不得擅入庫房,因工作需要進入庫房時,必須有本室人員陪同。

  3、庫房要配備好“六防”設(shè)施(防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光),庫房內(nèi)嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他無關(guān)物品。

  4、庫房內(nèi)櫥具排列要整齊合理,要經(jīng)常打掃和擦拭,保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。

  5、做好室內(nèi)外溫濕度記錄,除濕、降溫。

  第八部分:文書的立卷歸檔

  1、公文必須實行由文書部門或業(yè)務部門立卷的.制度,這是提高案卷質(zhì)量的一個重要措施,文書立卷歸檔工作,是文書處理工作的重要環(huán)節(jié)。立卷歸檔工作的好壞,直接影響到案卷的質(zhì)量,文書人員必須認真做好。

  2、本校黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。

  3、各立卷單位必須指定專人(兼職)負責本科室的立卷工作,各科室領(lǐng)導要加強對立卷工作的領(lǐng)導,將其納入本部門工作范圍。

  4、凡本校在工作活動中形成的,具有保存價值的文件材料,均由立卷單位進行整理、立卷。各級領(lǐng)導人和承辦人員辦理完畢的文件材料,均應及時交有關(guān)部門整理立卷,不得私自保存應立卷的文件材料。立卷人員應及時收集整理,防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續(xù)不完備及其他不符合要求等情況,應補辦齊全,保證文件材料準確、完整。

  5、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主,與本部門工作有直接關(guān)系的上下級來文也需立卷,以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的文件及上級來文分別由校長辦公室立卷。

  6、文書立卷歸檔的具體要求:

  (1)立卷前把本部門一年內(nèi)形成的全部文件材料統(tǒng)一收集整理,核對清楚,以保證歸檔的文件材料齊全、完整。

  (2)立卷歸檔的文件材料,應保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系,區(qū)分保存價值,分類整理立卷。

 。3)把文件按年度分開,不同年度的文件,不能混在一起立卷,年度工作計劃和下一年形成的本年度總結(jié),放在本年度文件內(nèi),長遠規(guī)劃放在所針對的開頭一年;連續(xù)幾年的工作總結(jié)放在所針對的最后一年;跨年度的文件歸于結(jié)束的年代。

 。4)把文件按級別分開立卷,但上級對本校的批復、批轉(zhuǎn)和本校對下級的批復、批轉(zhuǎn)文件應在本校卷內(nèi),本校的文件材料在前,上、下級的文件材料在后;其余按上、下級文件分開立卷。

  (5)按內(nèi)容分開立卷,把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個整體立卷。

 。6)把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。

 。7)卷內(nèi)文件按一定的規(guī)律進行排列。其目的是保持文件之間的聯(lián)系,使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化地反映問題。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物,在右上角用鉛筆編寫頁號,如正反兩面都有文字或圖表的文件材料,兩面都編頁號,反面編在左上角并填寫好卷內(nèi)目錄。

  (8)案卷標題要簡明確切,正確地反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容,各立卷單位負責草擬所立案卷的標題,劃定保管期限,由綜合檔案室統(tǒng)一填寫。

 。9)各立卷單位應按各類檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書檔案在下一年的6月底以前移交完畢,并履行移交手續(xù)。

  7、為了保證案卷質(zhì)量,綜合檔案室負責督促、檢查和業(yè)務指導,協(xié)助各部門做好文書立卷工作。

  綜合辦公室檔案管理制度3

  (一)文件管理制度

  第一條管理要點

  1、為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學化,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用。

  2、文件管理的范圍包括:上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

  3、制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進行編寫,統(tǒng)一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,表達無歧義。

  4、根據(jù)文件屬性、類別,對所有文件進行編號,根據(jù)編號定期歸檔,做好相應的文字記錄,以備查閱。

  第二條制度規(guī)范

  1、文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負責執(zhí)行。

  2、公司上報下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

  3、公司對內(nèi)公開文件由行政人事部負責起草和審核,總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負責起草,行政人事部負責審核,審核無誤后行政辦公室打印,打印后送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經(jīng)理蓋章,簽發(fā)。

  4、凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收并做好相應記錄。

  5、機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。

  6、各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續(xù),對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經(jīng)理批準后方可借閱。

  7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,做好借閱記錄并限期清退。

  8、按時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。

  9、根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷毀,需上報行政人事主管簽字批準,按照文件管理制度進行處理。

  第三條文件管理流程設(shè)計

  1、內(nèi)部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

  2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

  3、借閱流程:提出申請,辦理手續(xù)→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

  (二)文書管理制度

  第一條管理要點

  1、為確保文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行,保證公司內(nèi)部資料的`安全性、完整性,促進與提高組織管理工作的效率,充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導作用。

  2、文書管理范圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結(jié)匯編)、行政人事部發(fā)文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。

  3、除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標有頁眉頁腳,文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進行調(diào)整。

  4、根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整理,定期對文書進行歸檔整理,保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。

  第二條制度規(guī)范

  1、根據(jù)公司實際需要及上級安排,起草編寫內(nèi)部公開文書,張貼公示學習。

  2、按照文書管理范圍,行政人事部的發(fā)文根據(jù)需要填寫《發(fā)文簿》,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

  3、行政辦公室發(fā)出的學習文書,需附上學習進度表;閱讀者需認真學習并簽名備注。

  4、按時間、內(nèi)容等降序排列,整理歸檔,堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合,對照編號列出整理清單。

  5、根據(jù)文書的時效性和保存的價值性,對文書進行整理銷毀;須上級審批同意,方可銷毀。

  6、辦公室負責人為第一責任人,若發(fā)現(xiàn)文書丟失,辦公室人員必須查明原因,如實向主管部門報告,若未查明原因,則由辦公室負責承擔。

  7、違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。

  第三條流程設(shè)計

  起草文書→填寫《發(fā)文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷毀

  (三)檔案管理制度

  第一條管理要點

  1、為了維護檔案的真實性和可查閱性,使檔案管理更科學、更專業(yè),及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質(zhì)量與效率。

  2、檔案管理范圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

  3、根據(jù)文書整理和文件整理編號,對對應資料進行相應的歸檔、整理、備注,并存入專門的檔案文件柜保管。

  第二條制度規(guī)范

  1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集,份數(shù)齊全,包括附件、批復、定稿等。

  2、所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理,根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理,并貼上標簽。

  3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合,對照編目,列出清單。

  4、各部門需借閱相關(guān)檔案,須由行政人事部主管簽字,審核通過后方可借閱,不得抄錄、復制或借出。

  5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定,履行保密手續(xù),特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。

  6、檔案接收、移交,必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做好記錄。

  第三條流程設(shè)計

  根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退

  綜合辦公室檔案管理制度4

  1、學校公章由校長辦公室作為機密件由專人管理,并掌握使用。

  2、以學校名義上報、外送、下發(fā)的文件、資料、報表等,憑校長簽發(fā)原件加蓋公章。

  3、工作證、結(jié)業(yè)證、離退休證、職務(稱)聘書等,由教育局或相關(guān)部門統(tǒng)一辦理。

  4、以學校名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購單等,審計部門審計后憑主管校長批準簽字后方可蓋印。

  5、因公出差、聯(lián)系業(yè)務、參加教學會議、研討會議等必須憑證明并經(jīng)校領(lǐng)導批準方可開具。

  6、校長工作用章(私章)必須經(jīng)本人同意方可使用。

  7、私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等,需用單位介紹信,由校辦公室主任批準并嚴格登記手續(xù)。

  8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者,一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即予嚴厲懲處。

  綜合辦公室檔案管理制度5

  1、檔案管理在校長、副校長的領(lǐng)導下,由辦公室具體抓好檔案建設(shè)工作。

  2、檔案管理人員要認真學習有關(guān)檔案管理的法律法規(guī),學習并熟悉檔案管理。

  3、檔案管理人員要嚴守有關(guān)檔案機密,確保檔案工作的嚴密性。

  4、檔案管理人員要堅守工作崗位,按時登記和整理相關(guān)資料歸檔,確保來件及時收存、及時歸類。

  5、學籍檔案、“兩基”檔案、教師業(yè)務檔案、行政檔案等按習水縣教育局關(guān)于檔案管理的相關(guān)要求,制定管理措施,分門別類地完善工作,特別是加強教師業(yè)務檔案的完善工作,確保學校檔案能真實、客觀地記載教職工的`工作情況。

  6、學校檔案分門別類專柜管理,劃撥一定資金添置檔案設(shè)施,力求各類檔案放置有序、查找方便、管理順當。

  7、每學期期末是整理和完善檔案的終結(jié)時間,各部門、各處、要認真收集開展工作的相關(guān)文字資料、圖片、表冊等整理,移交辦公室存檔。

  8、檔案管理人員必須熟悉檔案的建設(shè)情況,對外調(diào)檔案做到:“取一件、記一件、還一件、裝一件”,并負責追回外調(diào)時間較長的檔案,保證檔案不流失。

  綜合辦公室檔案管理制度6

  一、分管檔案工作的局領(lǐng)導職責

  1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和上級關(guān)于檔案工作的各項方針政策的活動。

  2、加強對局檔案工作的領(lǐng)導,將檔案工作納入局的整體發(fā)展計劃,列入局議事日程,督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。

  3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展,從人力、物力、財力上給予支持,及時解決工作中的重大問題和困難,改善工作條件,使檔案工作與局各項工作協(xié)調(diào)發(fā)展。

  二、局檔案員職責

  1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī),建立健全檔案管理制度。

  2、對各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監(jiān)督和指導。

  3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關(guān)材料和照片,收集領(lǐng)導同志外出開會的發(fā)言材料和帶回的帶有密級的材料。

  4、負責管理全局各種門類和載體的檔案,維護檔案的完整、準確與安全,并為本單位各項工作的需要提供服務。

  5、按時向上級主管部門報送檔案工作統(tǒng)計材料。

  6、按規(guī)定向檔案館移交應進館的檔案。

  三、分管檔案工作的各處(室)領(lǐng)導職責

  1、配備具有較好政治業(yè)務素質(zhì)的專(兼)職檔案人員,并保持相對穩(wěn)定。

  2、將檔案工作納入本單位的`議事日程(每半年研究一次檔案工作),幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的實際困難。

  3、組織本單位人員學習檔案法規(guī),執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。

  4、疏通渠道,嚴格制度,督促有關(guān)人員注意平時各類文件材料的形成積累,積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作。

  5、協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑒定工作。

  6、負責檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責情況。

  四、各處、室專(兼)職檔案人員職責

  1、堅持平時整理。根據(jù)本單位不同種類文件材料的形成特征,制定案卷類目,合理分類存放,便于利用和歸檔。

  2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作,保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)。

  3、歸檔案卷做到組卷合理,頁號編寫準確,案卷目錄清楚,案卷標題簡明扼要。

  4、保管好本部門應歸檔的案卷,注意文件材料的安全和保密。

  5、主動接收局檔案員的業(yè)務指導和督促檢查,按規(guī)定時間向檔案室移交。

  6、積極參加業(yè)務學習,不斷提高檔案工作水平。

  7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目,并編制檢索工具。

  8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計年報表。

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