付款管理制度
在社會(huì)發(fā)展不斷提速的今天，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是要求成員共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編幫大家整理的付款管理制度，歡迎閱讀與收藏。
第1章總則
第1條為加強(qiáng)公司對(duì)采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制，規(guī)范采購(gòu)與付款行為，防范采購(gòu)與付款過(guò)程中的差錯(cuò)和舞弊，公司根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，制定本制度。
第2條本制度所指的采購(gòu)業(yè)務(wù)包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、合同訂立、價(jià)格評(píng)審、物資入庫(kù)、購(gòu)貨發(fā)票、登記應(yīng)付賬款和支付貨款等業(yè)務(wù)。
第3條本制度適用于公司以及各成員單位。
第4條單位負(fù)責(zé)人對(duì)本單位采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的建立健全和有效實(shí)施負(fù)責(zé)，主管采購(gòu)業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。
第2章崗位分工與授權(quán)批準(zhǔn)
第5條公司應(yīng)當(dāng)建立采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制、明確相關(guān)部門(mén)和崗位的職責(zé)、權(quán)限，確保辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離，制約和監(jiān)督。
采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不相容崗位至少包括：
1、請(qǐng)購(gòu)與審批；
2、詢價(jià)與確定供應(yīng)商；
3、采購(gòu)合同的訂立與審計(jì)；
4、采購(gòu)與驗(yàn)收；
5、采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；
6、付款審批與付款執(zhí)行。
不得由同一部門(mén)或個(gè)人辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的全過(guò)程。
嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的機(jī)構(gòu)或人員辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。
第6條公司的物流部是負(fù)責(zé)采購(gòu)和付款的直接責(zé)任單位，其他部門(mén)和個(gè)人辦理采購(gòu)和付款業(yè)務(wù)時(shí)，必須經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理批準(zhǔn)，并執(zhí)行本制度規(guī)定的執(zhí)行程序和辦法。
第7條公司應(yīng)當(dāng)配備合格的人員辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)。辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的人員應(yīng)當(dāng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德。
第8條公司的物流部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部的職責(zé)分工權(quán)限，確保采購(gòu)與審批人員分
開(kāi)，采購(gòu)與貨物驗(yàn)收或保管員分開(kāi)。
第9條公司應(yīng)根據(jù)具體情況對(duì)辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)人員進(jìn)行崗位輪換。
第10條采購(gòu)部門(mén)除對(duì)采購(gòu)及付款的真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)外，還應(yīng)對(duì)公司的存貨的安全性和計(jì)量的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。
第11條物流部門(mén)要保證對(duì)已采購(gòu)的生產(chǎn)材料及低值易耗品的價(jià)值計(jì)量準(zhǔn)確，以便于成本核算的準(zhǔn)確性。
第12條公司物流部門(mén)在辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)時(shí)應(yīng)按如下程序執(zhí)行：根據(jù)生產(chǎn)部門(mén)下達(dá)的采購(gòu)計(jì)劃做采購(gòu)準(zhǔn)備，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核，然后進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)，由質(zhì)量管理部審核、主管副總審批后確定供應(yīng)商，簽訂合同，采購(gòu)、辦理驗(yàn)收入庫(kù)，登記賬簿、支付采購(gòu)貨款。
第13條物流部門(mén)負(fù)責(zé)編制請(qǐng)購(gòu)單、詢價(jià)與價(jià)格談判、簽定合同、采購(gòu)物資、請(qǐng)求付款等。
第14條財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)結(jié)算采購(gòu)款項(xiàng)，登記存貨及應(yīng)付款項(xiàng)賬。
第15條財(cái)務(wù)部門(mén)在確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合理性以及符合付款手續(xù)后，積極組織資金付款。
第16條付款及審批執(zhí)行公司的貨幣資金管理制度：
1、采購(gòu)資金支出需要先編制物資采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)主管副總、財(cái)務(wù)副總和總經(jīng)理審批后履行借款審批程序。
2、經(jīng)手人負(fù)責(zé)填寫(xiě)借款單進(jìn)行資金支出申請(qǐng)，要求填明資金借款的數(shù)量、原因、使用部門(mén)和數(shù)量及支付方式（現(xiàn)金、支票、電匯）,要求經(jīng)手人本人簽字確認(rèn)。
3、物流經(jīng)理負(fù)責(zé)審核采購(gòu)物資數(shù)量和價(jià)格的合理性及是否需要采購(gòu)的適用性，對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行供應(yīng)商選擇把關(guān)，對(duì)采購(gòu)渠道進(jìn)行審核。對(duì)資金支付的風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)。
4、主管副總負(fù)責(zé)審批程序的合理性和采購(gòu)效益性，是否有采購(gòu)計(jì)劃、是否符合公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，采購(gòu)方的選擇及價(jià)格是否合理，超標(biāo)準(zhǔn)使用資金需要特殊說(shuō)明。
5、財(cái)務(wù)副總負(fù)責(zé)審核采購(gòu)審批程序是否健全，對(duì)資金的支出計(jì)劃做出審批。對(duì)往來(lái)款項(xiàng)進(jìn)行賬目核對(duì)，對(duì)采購(gòu)資金進(jìn)行合同核對(duì)，對(duì)資金的支出風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審批。
6、總經(jīng)理可對(duì)上述的所有審核提出質(zhì)疑并要求解釋。
7、因特殊情況審批單審批手續(xù)不健全的，由財(cái)務(wù)副總負(fù)責(zé)對(duì)總經(jīng)理進(jìn)行溝通，財(cái)務(wù)副總不在，由主管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)對(duì)財(cái)務(wù)副總及總經(jīng)理進(jìn)行溝通并在借款單中標(biāo)明溝通結(jié)果，并請(qǐng)授權(quán)人補(bǔ)批簽字。
8、采購(gòu)資金支付嚴(yán)格按公司審批權(quán)限審批。審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)授權(quán)批準(zhǔn)制度的規(guī)定，在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。對(duì)于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)，經(jīng)辦人員有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門(mén)報(bào)告。
9、財(cái)務(wù)部出納員接到審批健全的借款單負(fù)責(zé)支付資金，對(duì)于審批不健全的借款單拒絕支付。
10、要求現(xiàn)金和支票當(dāng)天支付，電匯在24小時(shí)內(nèi)支付。因資金控制或資金協(xié)調(diào)調(diào)整，財(cái)務(wù)部有權(quán)決定進(jìn)行一次性支付或分批支付。
11、原則上不允許使用現(xiàn)金進(jìn)行物資采購(gòu)，特殊情況需要財(cái)務(wù)副總審批，并作特殊說(shuō)明。
12、財(cái)務(wù)部將采購(gòu)資金分別按供應(yīng)商掛“應(yīng)付賬款”，個(gè)人領(lǐng)用的備用金或現(xiàn)金零星采購(gòu)掛申請(qǐng)人“其他應(yīng)收款”。
13、采購(gòu)物資要求必須使用稅務(wù)正規(guī)發(fā)票。
14、發(fā)票報(bào)銷的手續(xù)：已經(jīng)借款報(bào)帳的，要求經(jīng)手人簽字、部門(mén)經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)總監(jiān)審批；未借款直接報(bào)賬，要求經(jīng)手人簽字、部門(mén)經(jīng)理審核，然后按公司的審批權(quán)限執(zhí)行本。
15、經(jīng)手人憑發(fā)票沖回自己的資金欠據(jù)或要求財(cái)務(wù)部核銷往來(lái)。沒(méi)有往來(lái)的由財(cái)務(wù)部付。
16、個(gè)人往來(lái)欠款超出3個(gè)月期限的，財(cái)務(wù)部有權(quán)從其工資中清回欠款，必要時(shí)追究資金的使用利息。
17、對(duì)不能收回的欠款，由經(jīng)手人承擔(dān)連帶責(zé)任；審批人承擔(dān)審批責(zé)任。
18、負(fù)責(zé)為成員單位采購(gòu)物資的采購(gòu)員按采購(gòu)物資索要發(fā)票。要求發(fā)票戶名為成員單位名頭，走公司審批程序。將審批后的發(fā)票傳遞到成員單位，成員單位認(rèn)證采購(gòu)的物資與發(fā)票是否相符，如相符，由成員單位回一張轉(zhuǎn)賬財(cái)務(wù)收據(jù)，采購(gòu)人憑收據(jù)到財(cái)務(wù)部門(mén)核銷自己的往來(lái)款項(xiàng)申請(qǐng)。如果接到貨物與發(fā)票不相符，需要成員單位財(cái)務(wù)部門(mén)同采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)員協(xié)商解決。
第3章貨物采購(gòu)驗(yàn)收控制
第17條加強(qiáng)采購(gòu)與驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，對(duì)采購(gòu)方式確定、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收
程序等做出明確規(guī)定，確保采購(gòu)過(guò)程的透明化。
第18條應(yīng)當(dāng)根據(jù)物品或勞務(wù)等的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購(gòu)方式。公司及各成員單位大宗原材料采購(gòu)由公司物流部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。一般物品或勞務(wù)等的采購(gòu)應(yīng)采用訂單采購(gòu)或合同訂貨等方式，小額零星物品或勞務(wù)等的采購(gòu)可以采用直接購(gòu)買等方式。公司應(yīng)當(dāng)制定例外緊急需求的特殊采購(gòu)處理程序。
第19條應(yīng)當(dāng)充分了解和掌握供應(yīng)商的信譽(yù)、供貨能力等有關(guān)情況，采取由物流、使用等部門(mén)共同參與比質(zhì)比價(jià)的程序，并按規(guī)定的授權(quán)批準(zhǔn)程序確定供應(yīng)商。小額零星采購(gòu)也應(yīng)由經(jīng)授權(quán)的部門(mén)事先對(duì)價(jià)格等有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審查。
第20條采購(gòu)物資到達(dá)后，采購(gòu)人員盡可能的做初步檢查，檢查物資與合同是否相符，然后由質(zhì)檢人員對(duì)采購(gòu)物資質(zhì)量進(jìn)行檢查。
第21條采購(gòu)人員及質(zhì)檢員檢查后，應(yīng)及時(shí)送交倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)保管人員接到物資后，須檢查所購(gòu)物資是否附有供方合格證，到貨數(shù)量是否正確，是否有破損，經(jīng)檢查無(wú)誤，在《到貨登記簿》上進(jìn)行登記。交貨人員要在登記簿上簽字。
第22條檢查合格的物資，倉(cāng)庫(kù)保管員要及時(shí)填寫(xiě)材料物資入庫(kù)單，入庫(kù)單一式三聯(lián)，第一聯(lián)，存根聯(lián)，倉(cāng)庫(kù)記賬用，第二聯(lián)，財(cái)務(wù)聯(lián)，財(cái)務(wù)記賬用，第三聯(lián)，稽核聯(lián)，采購(gòu)員報(bào)賬用。材料物資入庫(kù)單必須連續(xù)編號(hào)管理。
第23條入庫(kù)單的傳遞程序如下：
1、倉(cāng)庫(kù)保管員接到檢驗(yàn)合格的貨物后，由保管員填制材料入庫(kù)單，由質(zhì)檢員簽字，保管員填寫(xiě)入庫(kù)單時(shí)，應(yīng)確保一個(gè)供貨商的原輔材料，一名采購(gòu)員采購(gòu)的原輔材料填到一張收料單上。
2、保管員填寫(xiě)入庫(kù)單時(shí)，要填寫(xiě)供貨單位、材料名稱、規(guī)格、計(jì)量單位、數(shù)量及金額。
3、保管員根據(jù)填好的入庫(kù)單第一聯(lián)登記入賬。
4、材料入庫(kù)單經(jīng)采購(gòu)部門(mén)經(jīng)理簽字后，將第二聯(lián)聯(lián)同供貨商發(fā)票一同返給財(cái)務(wù)報(bào)賬，第三聯(lián)留給物流部門(mén)統(tǒng)計(jì)用。
5、入庫(kù)單第二聯(lián)留財(cái)務(wù)部門(mén)做登記材料明細(xì)賬用；月末成本會(huì)計(jì)需要去庫(kù)房稽核，核對(duì)材料入庫(kù)單和保管賬是否相符。
第24條保管人員要根據(jù)收料單及時(shí)登記倉(cāng)庫(kù)物資保管賬，保證會(huì)計(jì)人員及時(shí)進(jìn)行稽核。對(duì)于檢驗(yàn)不合格的物資，要及時(shí)通知采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理?yè)Q貨或退貨等事宜。
第4章應(yīng)付賬款入賬
第25條財(cái)務(wù)主管會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款入賬，應(yīng)付賬款的入賬必須取得的憑證有：供貨單位的發(fā)票（增值稅發(fā)票包括發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)）、物流部門(mén)的請(qǐng)購(gòu)單及入庫(kù)單等；對(duì)于材料已入庫(kù)發(fā)票未到的采購(gòu)業(yè)務(wù)，財(cái)務(wù)部根據(jù)材料入庫(kù)單暫估價(jià)入賬，待發(fā)票回來(lái)時(shí)用紅字沖回原來(lái)暫估入賬數(shù)，按發(fā)票金額重新入賬。財(cái)務(wù)部在做暫估入賬時(shí)，根據(jù)材料入庫(kù)單上的購(gòu)買廠家登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬，以便隨時(shí)掌握應(yīng)付款情況、采購(gòu)員報(bào)賬情況以及供貨方開(kāi)發(fā)票情況。
第26條財(cái)會(huì)部門(mén)在辦理付款業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)采購(gòu)發(fā)票、結(jié)算憑證、驗(yàn)收證明、入庫(kù)單據(jù)等相關(guān)憑證的真實(shí)性、完整性、合法性及合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核。
第27條會(huì)計(jì)人員對(duì)所收到的購(gòu)貨發(fā)票及相關(guān)憑證按規(guī)定檢查無(wú)誤后，方能進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。
第28條公司財(cái)務(wù)人員、采購(gòu)人員應(yīng)定期和供應(yīng)商核對(duì)應(yīng)付賬款往來(lái)賬。
第29條公司應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)應(yīng)付賬款和應(yīng)付票據(jù)的管理，由專人按照約定的付款日期、折扣條件等管理應(yīng)付款項(xiàng)。已到期的應(yīng)付款項(xiàng)須經(jīng)有關(guān)授權(quán)人員審批后方可辦理結(jié)算與支付。
第5章監(jiān)督檢查
第30條公司應(yīng)當(dāng)建立對(duì)采購(gòu)與付款內(nèi)部控制的監(jiān)督檢查制度，明確監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)或人員的職責(zé)權(quán)限，定期或不定期地進(jìn)行檢查。采購(gòu)與付款內(nèi)部控制監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要包括：
1、采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)相關(guān)崗位及人員的設(shè)置情況。重點(diǎn)檢查是否存在采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不相容職務(wù)混崗的現(xiàn)象。
2、采購(gòu)與付款授權(quán)批準(zhǔn)制度的執(zhí)行情況。重點(diǎn)檢查大宗采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。
3、應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款的管理。重點(diǎn)審查應(yīng)付賬款和預(yù)付賬款支付的正確性、時(shí)效性和合法性。
5、有關(guān)單據(jù)、憑證和文件的使用和保管情況。重點(diǎn)檢查憑證的登記、領(lǐng)用、傳遞、保管、注銷手續(xù)是否健全。
6、使用和保管制度是否存在漏洞。
對(duì)監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的采購(gòu)與付款內(nèi)容控制中的薄弱環(huán)節(jié)，公司應(yīng)當(dāng)采取措施，及時(shí)加以糾正和完善。
第6章附則
第31條本規(guī)范由財(cái)政部負(fù)責(zé)解釋。
第32條本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。
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