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公司檔案管理制度

時(shí)間:2022-08-20 08:45:43 管理制度 我要投稿

公司檔案管理制度

  在日常生活和工作中,很多地方都會使用到制度,制度泛指以規(guī)則或運(yùn)作模式,規(guī)范個(gè)體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。這些規(guī)則蘊(yùn)含著社會的價(jià)值,其運(yùn)行表彰著一個(gè)社會的秩序。那么你真正懂得怎么制定制度嗎?下面是小編為大家收集的公司檔案管理制度,希望能夠幫助到大家。

公司檔案管理制度

  一、文件材料的歸檔要求:

  1、公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。

  2、公司各部門負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。

  3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。

  4、歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。

  5、歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。

  6、歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。

  7、歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。

  8、歸檔的具有永久、長期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。

  9、非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。

  10、外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。

  11、為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

  二、歸檔范圍及保管期限

  (參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)

  三、歸檔時(shí)間:

  1、管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。

  2、凡專項(xiàng)工程、專題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

  3、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。

  4、工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。

  5、每年形成的會計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

  6、電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。

  7、榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。

  8、聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。

  9、相關(guān)會議(技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議),在會議結(jié)束后歸檔。

  10、外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。

  11、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。

  12、公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。

  13公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。

  四、檔案查(借)閱制度

  檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作,是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,為做好檔案管理工作,特制訂如下制度:

  1、凡本公司有關(guān)人員,因工作需要借閱檔案者,一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度,取得相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,同時(shí)做登記。

  2、本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者,須辦理相關(guān)手續(xù),超過兩天以上歸還者,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字。但要如期歸還。

  3、借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時(shí),須當(dāng)面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時(shí)反映給主管領(lǐng)導(dǎo)。

  4、外單位借閱檔案者,須持單位介紹信,且經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,只限在本室查閱,一律不外借,且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總理同意審核后方能帶出。

  5、凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。

  五、檔案的保密制度

  1、凡屬密級檔案,必須正確地標(biāo)明密級,并妥善存放。

  2、非綜合檔案室人員不得隨便進(jìn)入檔案庫房,庫房門窗及箱柜應(yīng)隨關(guān)鎖。

  3、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,不失密。否則應(yīng)追究責(zé)任。

  4、凡查閱密級檔案,均須辦理審批和借閱手續(xù),一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復(fù)制,確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。

  5、查閱人員對檔案內(nèi)容承擔(dān)保密義務(wù),違反規(guī)定造成后果者必須追究責(zé)任。

  6、檔案人員要忠于職守,認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)保密制度。

  7、定期對保密檔案保管情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

  六、檔案庫房管理制度

 。ㄒ唬n案入庫檢查:

  1檔案出入庫房要清點(diǎn)、登記。定期對庫藏檔案進(jìn)行清理、核對,做到賬、物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案,及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

  2、入庫底圖應(yīng)批邊分類裝袋,照片、磁帶等聲像檔案應(yīng)存放入專用檔案盒(袋)內(nèi)。

  3、定期對檔案保管狀況進(jìn)行全面檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施,保證檔案的安全。

 。ǘn案庫房管理:

  1、檔案庫房未經(jīng)許可,外來人員不得擅自進(jìn)入。

  2、檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀,便于調(diào)卷。

  3、庫房門窗須安裝窗簾,庫房內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100勒克期。

  4、避免光線直射檔案,更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

  5、庫房內(nèi)應(yīng)有空氣調(diào)節(jié)和溫濕度計(jì)等設(shè)施,及時(shí)做好溫濕度記錄,溫度應(yīng)控制在14度24度,相對濕度控制在4560%。

  6、庫內(nèi)及庫外應(yīng)科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表,庫房應(yīng)專門安裝空調(diào)設(shè)備。

  7、庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,定期檢查,杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。

  8、檔案庫房要做到八防:防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。

  9、對庫藏檔案應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)報(bào)告并采取措施予以處理。

  10、每年9月定期對庫藏檔案進(jìn)行一次抽樣檢查,掌握檔案管理情況,為科學(xué)管理積累資料。

  六、檔案鑒定、銷毀制度

  1、根據(jù)《檔案法》及《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》中的相關(guān)規(guī)定,編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計(jì)檔案見會計(jì)檔案保存期限表。

  2、保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限,保管期限從長。

  3、從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。

  4、檔案通過鑒定,要求保管期準(zhǔn)確,案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。

  5、銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握,慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報(bào)告、會同總工辦核查、總經(jīng)理審批。銷毀檔時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷,防止失密。

  檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字

  七、檔案保管統(tǒng)計(jì)制度

 。ㄒ唬n案庫房須與辦公室、閱檔室分開,并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等八防設(shè)施,以確保檔案的安全與完整。

 。ǘn案庫房嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物,嚴(yán)禁吸煙和使用明火。

  (三)建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺帳。

 。ㄋ模┳龊脵n案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的統(tǒng)計(jì)工作。

  八、綜合檔案室主任職責(zé)

 。ㄒ唬┱J(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》,深刻領(lǐng)會上級檔案部門關(guān)于檔案工作的方針、政策,不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。

 。ǘ┡W(xué)習(xí)業(yè)務(wù),鉆研各類檔案理論基礎(chǔ)知識,充分掌握綜合檔案室?guī)齑鏅n案的各種情況,做到心中有數(shù),操作自如。

 。ㄈz查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作,對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)。

 。ㄋ模┙M織檔案網(wǎng)絡(luò)成員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)與體會,開展檔案工作的檢查評比,不斷促進(jìn)檔案工作的健康發(fā)展。

 。ㄎ澹┒ㄆ谙蚍止茴I(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作,爭取領(lǐng)導(dǎo)支持,做好檔案工作計(jì)劃的制訂和落實(shí)。

 。┙M織制定綜合檔案室檔案管理工作目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃。

  (七)負(fù)責(zé)綜合檔案與各部門分公司的工作協(xié)調(diào)。

  九、檔案工作人員崗位職責(zé)

 。ㄒ唬┱J(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,堅(jiān)持以法治檔,忠于職守,全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。

  (二)負(fù)責(zé)管理本部門的檔案,做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

  (三)積極做好檔案的服務(wù)利用工作,編制必要的檢索工具和參考資料,及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。

  (四)做好檔案的八防工作,確保檔案的完整與安全。

 。ㄎ澹﹪(yán)格遵守保密制度工作,未經(jīng)批準(zhǔn),不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍,不得泄露檔案的保密內(nèi)容。

  (六)負(fù)責(zé)對本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。

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