會議團隊接待程序

     一、銷售部接待程序：

     銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息后，應著手做以下工作：

     1、及時與會務方負責人進行聯(lián)絡

     （1）清楚了解會議性質（屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等）及內(nèi)容（包括：時間、人數(shù)、所需房間數(shù)、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；

     （2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節(jié)后，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協(xié)調(diào)會議，統(tǒng)籌整個會議的接待工作。

     2、落實會議場地和房間數(shù)量

     在會議洽談協(xié)商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節(jié)，做好記錄，尤其應盡快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供后，應向餐飲部、房務部發(fā)出預留場地及房間的通知書。

     3、商談價格

     當確認場地及客房的安排沒有問題后，應根據(jù)實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內(nèi)容，應會同有關部門對某些價格進行調(diào)整及平衡。

     價格政策是相對固定的，如超出自己的權限，應及時向主管領導請示。

     4、簽訂會議協(xié)議，收取會議押金

     當會務方已確認所有會議細節(jié)后，雙方應根據(jù)要求及承諾簽訂會議協(xié)議，并依照協(xié)議收取相應的會議押金；

     5、下發(fā)會議接待通知單

     簽訂好會議協(xié)議后，根據(jù)雙方協(xié)商的具體內(nèi)容和有關細節(jié)，填寫會議接待通知單，經(jīng)核對無誤，下發(fā)至各部門,并保存該次會議的檔案；

     6、會議接待

     發(fā)出會議接待通知單后，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯(lián)系，協(xié)調(diào)會場的布置，跟蹤會議進程；

     7、會議結賬

     會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協(xié)助；

     8、會議送別

     恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受；同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情；

     9、會議結束

     會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，并將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作；對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發(fā)表。

     二、房務部接待程序：

     房務部接到銷售部所下發(fā)的會議接待通知單后，應做到：

     1、會議接待的前期工作

     （1）熟悉、了解會議接待通知單的內(nèi)容；

     （2）了解結算方式，收費項目、聯(lián)系人和費用簽單人；

     （3）落實是否需要安排會議用房及用房數(shù)量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床；

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