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公文處理的特點
公務文書是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務文件。下面是小編幫大家整理的公文處理的特點，希望能夠幫助到大家。
公文處理的特點
�。ㄒ唬┕母袷降囊�(guī)范化
公文既然是人類處理生產勞動和社會活動的工具，人們周圍所發(fā)生的一切事情都要通過公文這個工具來進行管理和處理。由于公文工作是一項普遍性和基礎性的工作，因此不能削弱，只能改革和加強。這樣公文的規(guī)范化和處理工作的制度化就提到議事日程上來了。
所謂公文規(guī)范化，指的是根據公文的約定俗成或是明文規(guī)定的規(guī)格標準。規(guī)范化就是制定公文的全面系統(tǒng)的規(guī)格標準，使人們的工作行動合乎這些規(guī)格標準。
所謂制度，就是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程和行動準則。公文處理的制度化，對公文處理的全部活動都定出具體的處理規(guī)范，并且保證這些規(guī)范的正確順利的實施。使公文處理依法進行。
《辦法》就屬于國家行政機關公文處理的法規(guī)性文件，也就是國家行政機關公文處理中需要共同遵守的制度。
經國務院辦公廳提出的1999年由國家技術監(jiān)督局批準發(fā)布的《國家行政機關公文格式》國家標準（GB/T9704—1999），把我國的國家行政公文格式納人了國家標準體系，使我國國家行政機關公文規(guī)范化、標準化。
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公文寫作，在不同的歷史時期、不同的社會，它的寫作要求是不一樣的�；仡檸浊陙碇袊鴼v史，我國的公文一直是為少數封建統(tǒng)治階級和官僚資產階級服務，一直是他們剝削和壓迫廣大人民群眾，維護其統(tǒng)治地位的工具。歷史無論朝代怎么變更，公文的這種性質始終沒有變動。解放以后，我們黨和國家領導的幾十年公文改革，徹底地改變了公文的這個性質，把公文變成了無產階級和人民大眾同帝國主義封建主義、官僚資本主義進行斗爭的武器，變成了管理自己國家，為廣大人民群眾服務，推動社會主義發(fā)展、推動經濟發(fā)展和社會進步的工具。
正因如此，我國新型公文表現出三大特點：
1．堅持無產階級公文的原則性和嚴肅性，使我們的公文在廣大人民群眾中享有崇高的威望和法定效果。
2．運轉訊速、工作效率高。由于公文有了黨和國家的正確指導，有了嚴格的健全的紀律和制度，因此上情下達，下情上傳，橫向溝通上體現出迅速、準確、無誤。
3．廉潔奉公、全心全意為人民服務
這三大特點就體現出我國公文格式所具有的階級性和法定性。
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在現代社會中每一個國家都使用公文這種工具來實施管理。但每個國家的內部又分有好多政府部門來進行管理。這樣就形成一個國家的全部公文構成國家公文體系，它反映著國家機關的體系即國家機構的狀況；每個國家的內部機關的公文成為國家公文的一個子系統(tǒng)，所有國家機關內部的公文子系統(tǒng)綜合匯總構成國家行政機關公文體系。這一構成情況就反映出公文的層次性。
我國現階段國家公文體系就包括：中國共產黨機關文件、政府機關文件（即國家行政機關公文）、司法機關文件、外交部門文件、軍事機關文件和行政法規(guī)等公文子系統(tǒng)。這種公文系統(tǒng)，它反映了我國政治體制（制度）的本質特性，也反映出具有中國特色的社會主義國家公文的層次性。
（四）公文的美觀和莊重性
公文格式的美觀和莊重性，是公文格式的又一特性。它是反映不同層級，不同用途的公文經約定俗成后制成不同表述形式。
公文格式的美觀和莊重包括三方面內容，一方面是公文要素的設置和在公文中的排列位置要體現美觀和莊重；另一方面是公文傳遞所采用的介質紙的質量和印刷質量、裝訂質量的好壞也影響到公文的美觀與莊重；第三方面是辦文人員在辦公過程中認真負責的態(tài)度．也影響到公文的美觀與莊重。
《國家行政機關公文格式》國家標準（GB／TP704—1999）中規(guī)定的公文用紙技術要求、用紙的大小，印刷排版和裝訂要求直到公文中各要素排列位置。這一切就是體現出國家行政機關公文的美觀和莊嚴性。
格式
公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。
（一）份號。
公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。
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公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。
�。ㄈ┚o急程度。
公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。
�。ㄋ模┌l(fā)文機關標志。
由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。
（五）發(fā)文字號。
由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。
�。┖灠l(fā)人。
上行文應當標注簽發(fā)人姓名。
（七）標題。
由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。
（八）主送機關。
公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。
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公文的主體，用來表述公文的內容。
�。ㄊ└郊f明。
公文附件的順序號和名稱。
�。ㄊ唬┌l(fā)文機關署名。
署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。
（十二）成文日期。
署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。
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公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。
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公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。
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公文正文的說明、補充或者參考資料。
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除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。
�。ㄊ撸┯“l(fā)機關和印發(fā)日期。
公文的送印機關和送印日期。
�。ㄊ耍╉摯a。
公文頁數順序號。
寫作原則
1、內容上“三查三改”
查立意：看是否明確、完整、突出，改觀點錯誤、浮泛空洞、文不切題、含混冗雜、不合邏輯之處。
查措施政策：看措施、規(guī)定、辦法、意見是否符合政策，切實可行；改矛盾抵觸之處及不求實效的官話、套話、大話、空話和不力之處。
查材料：看是否具體、真實、典型，改一般化、概念化和不實之處。
2、文字上“三查三改”
查篇章：看是否明確、緊湊、合理，改雜亂無章、上下脫節(jié)、主次詳略不當等。
查行文：看是否精煉、合乎語法和邏輯，改用詞不當、啰嗦累贅、邏輯錯誤之處。
查文字：看是否規(guī)范，改錯別字、生造詞語、濫用簡稱、標點錯誤和文面款式毛病。
3、體式上“五查五改”
查文種、標題、主抄送單位、附件、附加標記有否問題，如有即行訂正。
辦文必須迅速及時，不失時效。公文一般有一定的時效，特別是有明顯時間要求的公文，如果超過時限，就會耽誤工作，造成損失。因此，為了做到公文處理及時、迅速，必須健全制度，簡化手續(xù)，增強時間觀念，以保證公文盡快處理。
公文的保密也要符合要求，必須嚴格地執(zhí)行保密制度，嚴格控制擬稿過程、印刷過程、處理過程，不管是什么人泄密，都是失職瀆職，都要受到法律制裁。
公文的作用
一、有上傳下達、互通情報的作用。
二、有工作依據和憑證的作用。
三、有宣傳教育的作用。
四、有規(guī)定人們行為的規(guī)范作用。
公文結構的基本內容
公文結構內容包括開頭和結尾、層次和段落、過渡和照應等，安排結構就是在總體結構思路的指導下，組織安排好這些環(huán)節(jié)，構成相互緊密聯系的有機整體，組成條理清晰、前后連貫、首尾圓合的篇章形式。
�。ㄒ唬┕牡拈_頭與結尾
一篇公文中，開頭與結尾，一個居前，一個殿后，地位都相當重要。
1、開頭
開頭是公文正文部分的起點和入筆處，又稱導語，用以喚起讀者注意，引導閱讀。最常見的公文開頭，大致有以下幾種：
�、倨鹨蚴介_頭。一開始先講問題的緣起，即為什么要寫這篇公文，一般使用“由于……”、“鑒于……”或“隨著……”等開頭。
�、谀康氖介_頭。開宗明義，第一句就說明本文目的，一般使用“為了……”、“為……”。
�、鄹鶕介_頭。一開始先說明制作公文的依據，多用“根據”、“遵照”、“按照”等開頭，即根據某公文要求，遵照上級某指示精神，按照某會議的決定等。
④時間式開頭。一開始先點明某事、某情況的時間。有的是一開始直接寫年、月、日，有的是用“近日來”、“近來”、“最近”等比較模糊的時間開頭，有的則用“……之后”句式開頭。
⑤引文式開頭。一開始先引用公文或領導指示中的一段話作為引子或點明主題。
�、奘虑槭介_頭。即一開頭就把事件、情況簡明扼要地介紹清楚。
2、結尾
公文的結尾，又稱結語，用以維護公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準確而有效地處理公文奠定基礎，同時，也防止在正文之后被添加偽造。
公文中的結尾也是多種多樣的，常用的有如下幾種：
�、倏偨Y式結尾。在結尾部分對全文作出總結，概括與深化主題，幫助讀者進一步理解全文。
�、谙Ｍ栒偈浇Y尾。在結尾部分提出希望，發(fā)出號召，鼓舞斗志。
�、蹚娬{式結尾。對主題意義再次強調以引起重視。
�、軐Ｓ檬浇Y尾。如“以上請示是否妥當，請批復”、“當否，請指示”等。
�。ǘ┕牡膶哟闻c段落
段落是形式范疇的概念，即自然段，其行文標志是“另起一行，空兩格”；層次是內容范疇的概念，即意義段，沒有明顯的行文標志。
1、層次
所謂層次，又叫意義段，結構段，是公文在表達主題過程中形成的相對完整的思想內容單位，也是結構的基本單位。
層次的劃分是有其客觀依據的，有時按照事物發(fā)展的時間來安排層次，有時根據事物的空間來安排層次，有時按照事物的功能和特征的主次來安排層次，有時按照公文的邏輯聯系來安排層次。
公文往往采用總分、并列、遞進、因果和連貫等方式。
①總分式�？偡质揭步兄鲝氖剑侵笜嫵晒牡娜繉哟沃�，先從總體上概括內容，然后再具體分述；或先提出總的觀點、主張，然后再具體說明。這種方式在簡報、調查報告、總結、計劃、通報、報告中多以先概述后分述的形式出現。有命令、決定、通知、通告等公文中多是先交代觀點，而后具體陳述主張和辦法。
�、诓⒘惺�。這種安排層次的方式是從橫向邏輯聯系入手，把材料按其性質歸類，組成層次，分別從不同方面對問題加以說明，各個層次表現為平等并列關系，以其內在聯系構成有序的完整篇章。公文多用分條列項的方式表述既有聯系又各不相同的內容，形成并列式層次。條例、規(guī)定、辦法、細則、計劃等多為這種層次。
�、圻f進式。這是按照內容的逐層推進，層層加深而安排層次的一種方式，層次之間為一層深似一層的遞進關系。在公文中命令、決定、決議、請示、報告、調查報告等有時采用這種方式。
�、芤蚬�。這是以分析事物形成和發(fā)展的原因、結果為線索安排層次的一種方式，層次間為因果關系。其中有的先說因、后說果，有的則先交代結果，后分析原因。
⑤連貫式。這是按照事物發(fā)展的自然順序安排層次的一種方式，其中有的以時間的先后為序排列，有的以事件發(fā)展的前后進程排列，有的以空間的前后轉換排列，有的以認識的過程排列。公文中采用這種方式的以時序的推進為多。如簡報、報告、會議紀要等常用這種方式。
2、段落
段落是構成一篇公文的基本單位，人們習慣上稱之為自然段。
段落的劃分要注意四點：
一是單一性，即一個段落只能表達一個中心內容，不能把幾個不同的內容拼湊、糅合在一起；
二是完整性，即一個中心內容必須在一個段落里說清楚，而不能分散在幾個段落里講；
三是連貫性，就是說前后段的內容要有承繼關系，不能彼此脫節(jié)或用不相干的文字段落從中間打斷；
四是勻稱性，即段落的長短劃分要適度，不能長的太長、短的太短，避免給人以不太協調的直觀印象。
�。ㄈ┕牡倪^渡與照應
1、過渡
過渡是指公文層次、段落之間的銜接與轉換，在公文中起著橋梁和紐帶的作用，使全文渾然一體，邏輯性強。
公文寫作時，在下面幾種情況下一般需要過渡。
一是思想內容轉換時。
二是表達方式轉換時。
三是結構形式轉換時。
常用的過渡方法主要有三種。
一是詞語過渡。常用的表示關聯和轉折的詞語主要有：不過、既然、因為、所以、雖然、但是、那么、然而、首先、其次、以上、以下、總而言之、綜上所述等等。
二是句子過渡。在段落或層次之間，有時也用一個句子將上下文銜接起來，這樣的句子就叫做過渡句。過渡句可以設在前一段的末尾，也可以放在后面一段的段首，應根據具體情況，靈活掌握。
三是段落過渡。凡是兩層或兩段文字之間意思相隔較遠，或表達方式、結構形式變換幅度較大時，可用段落來進行過渡。這種在層次和段落之間起承前啟后作用的段落，叫做過渡段。
2、照應
照應是公文內容上的前后照顧呼應。
公文中常用的照應方法主有：
一是首尾照應，讓公文的開頭與結尾遙相呼應，使開頭說的話在結尾處得到深入的補充和強調。
二是前后照應，讓公文的前后內容之間互相照顧，彼此呼應，使公文的結構緊湊、主題鮮明、邏輯性強。
三是題文照應，使正文與標題相照應，起到展開主題、深化主題的作用。
公文結構的基本要求
公文結構的安排，應當服從于和服務于公文主題表達的需要，要以正確地反映事物的內在規(guī)律和外部聯系為原則，并充分注意公文法規(guī)對不同種類公文的結構安排的具體規(guī)定。在此基礎上，力爭達到自然、完整、嚴謹、連貫、勻稱等要求。
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