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企業(yè)檔案信息化建設實踐思考論文
摘要：本文主要講述了企業(yè)檔案信息化的必要性，企業(yè)信息化建設管理的主要問題以及完善企業(yè)檔案信息化建設的主要對策。
關鍵詞：企業(yè)檔案；信息建設；措施
一、企業(yè)檔案信息化的必要性
�。ㄒ唬┢髽I(yè)文檔一體化辦公趨勢加強的重要選擇
我國信息技術和網絡技術得到了進一步的普及，文檔一體化已經成為檔案管理未來主要的發(fā)展趨勢，必須要將檔案管理系統(tǒng)與各個系統(tǒng)進行有效的結合，并且實現高效管理，才能夠真正的提高企業(yè)檔案管理的效率，并且降低企業(yè)成本。
（二）增強企業(yè)市場競爭的重要途徑
市場信息本身具有的時效性以及準確性對企業(yè)的收集、存儲數據庫提出了較高的要求，為了能夠更清晰的認識到自身的優(yōu)缺點，必須要不斷的提高企業(yè)檔案的信息化建設，才能夠全面的分析出自身的優(yōu)缺點，并且在最短的時間內得出最為科學、正確的結果，為企業(yè)的決策提供強有力的依據。
二、企業(yè)檔案管理信息化建設存在的問題
（一）缺乏必要的重視
為了能夠更好的發(fā)展企業(yè)，大部分企業(yè)管理人員將大部分精力放到拓展企業(yè)建設中，一味的追求經濟效益，而忽視了對企業(yè)檔案信息資源的管理工作，甚至一部分企業(yè)管理人員沒有意識到企業(yè)檔案資料管理的重要性，在大部分時間內一直都在沿用傳統(tǒng)的資料管理方法，進而導致企業(yè)檔案管理工作十分的落后，遠遠沒有緊跟時代發(fā)展的步伐。
�。ǘ┤狈σ�(guī)范的策劃與指導
企業(yè)在進行檔案信息化建設的時候，由于缺乏綜合素質較高的信息技術人才，進而導致信息化建設的時候，管理人員并不能起到很好的引導作用，導致建設工作比較緩慢，并且收效十分有限。另外，檔案管理在進行信息化建設的時候，缺少規(guī)范的策劃和指導，浪費了大量的人力、物力，甚至還會影響到企業(yè)的發(fā)展。
�。ㄈ┢髽I(yè)缺少必要的技術投入
企業(yè)檔案在進行信息化建設的時候，對于技術的依賴性比較高，甚至一部分檔案資料經過時間的腐蝕，導致一部分字符并不能清晰的辨認，需要相應的儀器設備來完成相應的輸出工作，進而導致企業(yè)往往需要購進大量的先進設備，對企業(yè)具有必要的資金需求。檔案信息化建設工作并沒有真正的引起企業(yè)的重視，導致企業(yè)并不愿意進行技術建設的投入，從一定程度上阻礙了檔案管理信息化建設的進程。
�。ㄋ模n案信息化建設發(fā)展不平衡
一部分企業(yè)能夠開展檔案信息化建設工作，但是，一部分中小型企業(yè)并沒有進行檔案信息化建設工作。即便是已經進行檔案信息化建設的企業(yè)，其發(fā)展也存在著不平衡，比如規(guī)模比較大、效益比較好的企業(yè)，其檔案信息化建設投入比較大，并且取得了比較好的效益。一些規(guī)模比較小、效益比較差的企業(yè)，檔案信息化建設工作比較落后，甚至流行于形式，并沒有得到真正的落實。一般情況下，大型企業(yè)信息化建設往往要超出中小型企業(yè)，東部發(fā)達地區(qū)企業(yè)超出中西部企業(yè)。
�。ㄎ澹n案管理標準與規(guī)范不統(tǒng)一
大部分大中型企業(yè)檔案管理的標準存在著一定的差異性，企業(yè)系統(tǒng)檔案管理標準并沒有得到真正的統(tǒng)一，檔案數據以及錄用信息不對稱，往往會導致大量的檔案信息丟失。企業(yè)檔案信息化建設的時候，不僅會對原有的數據進行更改和遷移，還必須要保障其安全，所以，短時間內實現檔案管理標準與規(guī)范的統(tǒng)一已經成為迫在眉睫的內在需求。
三、企業(yè)檔案信息化建設的有效途徑
�。ㄒ唬┲贫n案信息化建設的制度與方案
檔案信息化建設的方案必須要符合相關規(guī)定和標準的要求，并且要從企業(yè)發(fā)展的宏觀角度以及微觀角度加以確認，最終將其發(fā)展為戰(zhàn)略高度，實現企業(yè)檔案信息化建設工作的順利開展。
�。ǘ┡囵B(yǎng)積極服務企業(yè)和社會的思想
為了能夠充分的發(fā)揮出企業(yè)檔案的作用和價值，必須要樹立科學、良好的服務意識，并且要將檔案信息開放，實現資源的共享，檔案管理工作不能僅僅局限于查詢以及利用等方式，必須要不斷的深入探索，挖掘出信息檔案的更多價值。企業(yè)檔案部門必須要不斷的更新自身的理念，充分的意識到檔案信息化建設的重要性，將其上升到戰(zhàn)略角度，進一步增強檔案信息化建設的投入，不斷的促進我國檔案信息化建設工作，才能夠更好的為企業(yè)、為社會服務。
�。ㄈ┘訌娦畔⒒瞬排囵B(yǎng)
企業(yè)檔案管理人員必須要不斷的提高自身的綜合素質和專業(yè)技術水平，加強管理科學、信息技術以及計算機技術等知識，才能夠適應檔案信息化建設的需求。企業(yè)檔案管理人員必須要積極探索企業(yè)檔案信息服務方式，主動開發(fā)企業(yè)檔案內有用的信息，才能夠充分的發(fā)揮出企業(yè)資料檔案的作用和價值。企業(yè)檔案部門必須要積極的引用信息技術以及計算機技術等方面的優(yōu)秀人才，從資金和技術等方面給予支持，盡快建立管理型人才，并且逐漸的培養(yǎng)復合型人才，來滿足檔案信息化建設的需求。
�。ㄋ模┨嵘髽I(yè)管理
企業(yè)檔案信息化建設能夠有效的實現各個業(yè)務部門之間的銜接，形成的文件能夠直接通過文件管理系統(tǒng)歸入到檔案系統(tǒng)，檔案管理人員對整編庫進行有效的審核，將合格的文件直接歸入檔案數據庫，沒有合格的文件就退還給相關部門。進而能夠實現檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務管理系統(tǒng)之間的有效銜接，實現了文件隨辦隨歸，及時的保障檔案歸檔工作的準確性和完整性。
�。ㄎ澹嫿n案信息化建設管理的規(guī)范體系
為了能夠保障企業(yè)檔案信息化建設工作的順利開展，必須要建立相應的規(guī)范體系，所以，企業(yè)必須要采取必要的措施，制定規(guī)范的標準體系，隨著網絡技術的快速發(fā)展，網絡不僅能夠為人們提供必要的服務，還會帶來諸多負面影響，如果不能規(guī)范信息資源建設的標準，就會導致檔案信息化建設比較混亂。所以，企業(yè)必須要建立完整而規(guī)范的檔案管理信息化建設標準，為企業(yè)檔案信息化建設提供穩(wěn)定的環(huán)境，并且保障其標準型和有序性。另外，為了能夠保障檔案信息化建設的安全，必須要設置相應的權限，從根本上保障企業(yè)信息資源具有一定的限制性，方便企業(yè)的管理。
參考文獻:
[1]安金子.論企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展問題及發(fā)展方向[J].經濟生活文摘（下半月），2012（12）.
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