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文秘專業(yè)校內(nèi)仿真實(shí)訓(xùn)初探論文
摘 要：實(shí)踐教學(xué)是培養(yǎng)學(xué)生的職業(yè)技能、職業(yè)資格、職業(yè)能力的重要途徑，建設(shè)與其相適應(yīng)的校內(nèi)實(shí)訓(xùn)仿真環(huán)境是實(shí)現(xiàn)校內(nèi)實(shí)踐教學(xué)的先決條件，而校內(nèi)實(shí)訓(xùn)環(huán)境的仿真程度則是決定校內(nèi)實(shí)踐教學(xué)成果的關(guān)鍵因素。本文通過仿真一體化辦公室建設(shè)和仿真網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公環(huán)境的建設(shè)來講述文秘實(shí)訓(xùn)環(huán)境的仿真建設(shè)；通過“模擬公司”教學(xué)法在文秘仿真實(shí)訓(xùn)環(huán)境中的運(yùn)用來探討在文秘校內(nèi)實(shí)訓(xùn)靜態(tài)仿真環(huán)境下的動(dòng)態(tài)情景的建設(shè)。
關(guān)鍵詞：文秘；校內(nèi)實(shí)訓(xùn)；仿真環(huán)境
本文著眼于文秘專業(yè)的校內(nèi)教學(xué)，初步探討以仿真辦公室為基礎(chǔ)，以仿真教學(xué)軟件為輔助，以“模擬公司”教學(xué)法為實(shí)現(xiàn)途徑的實(shí)訓(xùn)仿真環(huán)境建設(shè)，并就具體的操作方法進(jìn)行一般性介紹，冀對文秘專業(yè)教育教學(xué)和人才培養(yǎng)貢獻(xiàn)綿薄。
一、實(shí)訓(xùn)環(huán)境的仿真建設(shè)
�。ㄒ唬┓抡嬉惑w化辦公室建設(shè)
文秘人員從業(yè)的辦公環(huán)境就是辦公室環(huán)境，仿真辦公室是文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)環(huán)境的硬件設(shè)施和首要條件。為了節(jié)約空間和完整地體現(xiàn)辦公室功能，我們進(jìn)行了仿真一體化辦公室建設(shè)，其構(gòu)建要融合秘書工作的各項(xiàng)職能，完全按照真實(shí)的辦公條件和辦公環(huán)境來進(jìn)行，內(nèi)容包括辦公材料仿真和空間布局仿真。在建設(shè)工作中，我們注重做、學(xué)、教相統(tǒng)一，充分發(fā)揮學(xué)生的積極性，讓學(xué)生參與建設(shè)，在參與中達(dá)到鍛煉的目的。
�。保谵k公材料上，仿真一體化辦公室完全按照企事業(yè)單位辦公室的辦公材料構(gòu)建而成。具體操作以現(xiàn)代化公司的辦公設(shè)備為參照，選擇先進(jìn)的、齊全的辦公物資。從滿足一般實(shí)訓(xùn)需求的角度，這些物資設(shè)備主要包括辦公桌、屏風(fēng)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案柜、一體機(jī)、電話、電腦、碎紙機(jī)、傳真機(jī)、打孔機(jī)等，還一些小型的辦公用品，如文件夾、裝訂機(jī)、回形針、印油、材料紙、復(fù)印紙、文件袋、文件盒、登記簿等。同時(shí)，我們還仿真公文和模擬印章，以在公文處理實(shí)訓(xùn)過程中既達(dá)到實(shí)踐性操作的高度仿真，不會(huì)產(chǎn)生真實(shí)的效力。
�。玻诳臻g布局上，為了節(jié)約空間和完整地體現(xiàn)秘書工作的各項(xiàng)職能，我們把辦公室、文印室、檔案室融合為一個(gè)仿真一體化辦公室。仿真一體化辦公室大致分成三個(gè)區(qū)域，即辦公區(qū)、文印區(qū)、檔案區(qū)。每個(gè)區(qū)域都根據(jù)現(xiàn)行公司辦公室的布局規(guī)范進(jìn)行合理的布局，是真實(shí)辦公室的模擬再現(xiàn)。
辦公區(qū)采用的是開放式辦公室模式，具體又包括接待區(qū)和業(yè)務(wù)處理區(qū)。接待區(qū)放置茶座和椅子，設(shè)在近門處，以便送往迎來不對辦公構(gòu)成太大影響；業(yè)務(wù)處理區(qū)則設(shè)在辦公室中央?yún)^(qū)域，彼此間可用１米左右高度的屏風(fēng)分隔，所有座位的朝向統(tǒng)一朝向大門，分成兩排，雙向而坐，辦公時(shí)可以相互合作又不會(huì)相互干擾。業(yè)務(wù)處理區(qū)的辦公桌上配備了電腦、電話、打印機(jī)、文件夾、裝訂機(jī)、起釘機(jī)、漿糊、計(jì)算器、回形針、印油等日常辦公設(shè)備和用品，以便學(xué)生在具體實(shí)踐操作中學(xué)習(xí)文秘工作各項(xiàng)技能。辦公區(qū)整體采用直線式條塊組合，教師桌或領(lǐng)導(dǎo)桌單獨(dú)出來，放置于業(yè)務(wù)處理區(qū)的右上方，便于縱觀全局、指導(dǎo)和監(jiān)督。
文印區(qū)包括先進(jìn)的復(fù)印機(jī)、速印機(jī)、一體化打印機(jī)、掃描儀、碎紙機(jī)和各種規(guī)格的復(fù)印紙，位于辦公區(qū)旁邊靠墻位置，關(guān)窗并安裝深色窗簾，以防日曬，保護(hù)設(shè)備，也使布局更加美觀。
檔案區(qū)放置檔案柜和檔案架，文件夾、文件袋、文件盒若干置于其中，另配一套辦公桌和辦公椅，以及登記簿、打孔機(jī)、白色裝訂紗線、裁紙刀、香糊等檔案處理用品。檔案區(qū)與辦公室區(qū)和文印區(qū)之間使用高屏風(fēng)相隔，位于一體化辦公室的最里面，以加強(qiáng)檔案保密和維護(hù)。
（二）仿真網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公環(huán)境的建設(shè)
在仿真辦公化辦公室環(huán)境的建設(shè)硬件建設(shè)的基礎(chǔ)上，還要輔之以仿真辦公軟件的應(yīng)用，建設(shè)仿真網(wǎng)絡(luò)無紙化辦公環(huán)境，從而使實(shí)訓(xùn)辦公室在硬件和軟件上都實(shí)現(xiàn)真正徹底的仿真。
在現(xiàn)代化、信息化迅猛發(fā)展的今天，文秘人員的辦公模式也日新月異，新型的網(wǎng)絡(luò)化辦公向傳統(tǒng)的“公文往返式”辦公提出挑戰(zhàn)，方便、快捷的電子政務(wù)得以推廣，并迅速地在全球興起一股“無紙化辦公”的新潮流。面對時(shí)代發(fā)展、科技進(jìn)步，我們積極主動(dòng)應(yīng)對，不斷改革教學(xué)內(nèi)容，把自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)、無紙化辦公的新知識(shí)、新技能引進(jìn)文秘實(shí)踐課堂，強(qiáng)化文秘職業(yè)技能訓(xùn)練，而在校內(nèi)仿真實(shí)訓(xùn)環(huán)境的建設(shè)上，我們要積極營造一個(gè)新型的無紙化辦公環(huán)境，以滿足時(shí)代給秘書工作提出的新的要求。
實(shí)行無紙化辦公一個(gè)必備條件就是辦公自動(dòng)化平臺(tái)的搭建，安裝運(yùn)用與其相適應(yīng)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，如可安裝浙科辦公自動(dòng)化模擬軟件。這類軟件或系統(tǒng)一般具有信息管理、文件管理、郵件管理、公文管理、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、工作流程管理等功能。利用這些功能，基本能實(shí)現(xiàn)辦公的無紙化。
我們在校內(nèi)仿真實(shí)訓(xùn)環(huán)境的建設(shè)上，加強(qiáng)了辦公自動(dòng)化平臺(tái)的搭建，在仿真一體化實(shí)訓(xùn)室安裝辦公自動(dòng)化模擬軟件，積極營造一個(gè)真實(shí)的新型無紙化辦公環(huán)境，通過組織學(xué)生學(xué)習(xí)和運(yùn)用辦公自動(dòng)化模擬軟件，掌握現(xiàn)代文秘人員無紙化辦公的職業(yè)技能。
二、“模擬公司”教學(xué)法在文秘仿真實(shí)訓(xùn)環(huán)境中的運(yùn)用
�。ㄒ唬澳M公司”仿真公司情景環(huán)境建設(shè)
在文秘校內(nèi)實(shí)訓(xùn)教學(xué)中，我們通過辦公自動(dòng)化模擬軟件，有意識(shí)的把文秘專業(yè)按照年級(jí)和班級(jí)分成若干公司和分公司，設(shè)置不同公司之間進(jìn)行交流和貿(mào)易往來，以及同一公司之間進(jìn)行緊密協(xié)作，從而構(gòu)建一個(gè)仿真公司環(huán)境。
在這個(gè)仿真的公司環(huán)境里，每個(gè)年級(jí)和班級(jí)的學(xué)生都應(yīng)了解和熟悉自己所在公司的名稱、性質(zhì)、主要業(yè)務(wù)及運(yùn)作方式，在其中經(jīng)歷全部業(yè)務(wù)操作過程，了解和弄清各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系。學(xué)生可以在此進(jìn)行文秘辦文模擬實(shí)訓(xùn)、文秘辦會(huì)模擬實(shí)訓(xùn)、文秘辦事模擬實(shí)訓(xùn)、文秘檔案模擬實(shí)訓(xùn)。模擬時(shí)除貨物、資金和印章是虛擬的不發(fā)生實(shí)體轉(zhuǎn)移和不生效外，其他如收發(fā)文、接聽電話、會(huì)議組織、接待工作、文件打印、檔案管理等均按照現(xiàn)實(shí)的秘書活動(dòng)進(jìn)行設(shè)計(jì)和運(yùn)作。
�。ǘ澳M公司”角色的扮演
按照現(xiàn)行公司的組織結(jié)構(gòu)，對辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的模擬公司結(jié)構(gòu)進(jìn)行劃分。一般由指導(dǎo)教師擔(dān)任公司董事長，由董事長根據(jù)公司產(chǎn)品和服務(wù)項(xiàng)目的不同，在每個(gè)公司或分公司下設(shè)總經(jīng)理和若干部門，如：秘書部、財(cái)務(wù)部、人事部、市場部、研發(fā)部、客服部、宣傳部等，每個(gè)部門下面又分部長和成員。此劃分結(jié)構(gòu)確定下來后，可在辦公自動(dòng)化軟件里的公司結(jié)構(gòu)圖上直接設(shè)置。
學(xué)生明確自己在公司的角色后，應(yīng)及時(shí)登陸辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，以明確自己的任務(wù)和職責(zé)，辦公自動(dòng)化軟件會(huì)自動(dòng)設(shè)置不同角色的使用權(quán)限，并且，每個(gè)成員的分工和角色定位會(huì)在辦公自動(dòng)化軟件上記錄下來，以便人事部門利用軟件進(jìn)行人事的無紙化辦公管理。
教學(xué)過程就是老師和學(xué)生進(jìn)入工作崗位，進(jìn)行公司角色的扮演。在學(xué)生進(jìn)行公司角色扮演時(shí)，我們對學(xué)生提出兩點(diǎn)要求：其一，強(qiáng)調(diào)著裝和語言必須符合其角色。在著裝上，要看場合穿服裝，學(xué)生進(jìn)行角色扮演時(shí)就像其他公司的職員上班一樣，辦公場合應(yīng)穿套裝、正裝，不許穿休閑裝、牛仔褲；在語言上，扮演同一公司職員的學(xué)生談話時(shí)提及公司應(yīng)講“我們公司……”，在商務(wù)活動(dòng)中要使用尊稱“您”，在接聽電話時(shí)注意電話禮儀：“你好！我是××公司的××”，見到領(lǐng)導(dǎo)要有禮貌的稱呼“經(jīng)理”“部長”等。其二，行為、思想符合其角色。如扮演總經(jīng)理的學(xué)生就要有全局的眼光和思想，思考公司的運(yùn)作和前景，為公司前景作策劃，當(dāng)然行為上要起到領(lǐng)導(dǎo)者的引導(dǎo)作用；而每個(gè)部門的成員則要從本部門的性質(zhì)和主要業(yè)務(wù)著眼，思考問題，及時(shí)收集信息，提出建議，積極主動(dòng)做好本職工作。這些心理和行為方面的適應(yīng)性，對學(xué)習(xí)場所向勞動(dòng)現(xiàn)場過渡的氛圍環(huán)境營造非常有效，學(xué)生經(jīng)過角色扮演可以真實(shí)體驗(yàn)“職業(yè)人生涯”。這就是“模擬公司教學(xué)法”效用的關(guān)鍵所在，讓學(xué)生自覺進(jìn)行角色的轉(zhuǎn)變，由學(xué)習(xí)者轉(zhuǎn)向勞動(dòng)者，從學(xué)生思維轉(zhuǎn)向職業(yè)思維。
�。ㄈ澳M公司”項(xiàng)目任務(wù)的實(shí)施
“模擬公司”運(yùn)作的基本方式是在“工作崗位”上學(xué)習(xí)。在“工作崗位”上就是項(xiàng)目任務(wù)的承擔(dān)和實(shí)施，“模擬公司”的運(yùn)作就是職員在一項(xiàng)項(xiàng)的項(xiàng)目任務(wù)實(shí)施中自主的學(xué)習(xí)過程。
教師，也就是董事長，要給出目標(biāo)任務(wù)；各總經(jīng)理、部長、職員則要圍繞這個(gè)任務(wù)尋找實(shí)施解決的途徑，收集資料或?qū)⑾惹八鶎W(xué)的理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際操作中，完成項(xiàng)目任務(wù)。在整個(gè)教學(xué)過程中，教師和學(xué)生模仿公司企業(yè)中的上下級(jí)關(guān)系。上司即老師是掌握全局的項(xiàng)目任務(wù)的制定和給予者，所以教師要根據(jù)教學(xué)內(nèi)容和要求精心設(shè)計(jì)任務(wù)，給學(xué)生一個(gè)多向思考的空間，激活學(xué)生的思維，讓學(xué)生自己判斷并找出有用的信息，從而由被動(dòng)的學(xué)習(xí)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樽灾鞯膶W(xué)習(xí)。
項(xiàng)目任務(wù)實(shí)施的過程，實(shí)質(zhì)上創(chuàng)造出了教與學(xué)和師生互動(dòng)的公司交往的仿真情境。在這種情境中，通過反復(fù)練習(xí)，可逐步形成自然的、符合現(xiàn)實(shí)秘書活動(dòng)要求職業(yè)行為能力，即在專業(yè)能力、方法能力、社會(huì)能力和個(gè)性方面得到發(fā)展。而這個(gè)過程也符合職業(yè)教學(xué)原則下的學(xué)習(xí)情境建設(shè)的要求，即符合建構(gòu)優(yōu)先原則下的“學(xué)生主動(dòng)存在”、“教師反應(yīng)存在”以及“情境真實(shí)存在”。
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