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電算化環(huán)境下輔助核算的組織形式與應(yīng)用優(yōu)勢(shì)論文
1、電算化環(huán)境下輔助核算的種類
�。�1）特定項(xiàng)目?jī)?nèi)容的核算與管理針對(duì)某1特定項(xiàng)目所提出的輔助核算要求，將核算方式與操作指令融入基本賬務(wù)處理程序中，通過(guò)單獨(dú)的或與記賬憑證連動(dòng)的操作，實(shí)現(xiàn)對(duì)特定項(xiàng)目的輸入、查詢、核銷等基本操作功能，并可隨時(shí)輸出該項(xiàng)目的業(yè)務(wù)狀況資料和相關(guān)分析表單。通用財(cái)務(wù)軟件所提供的標(biāo)準(zhǔn)化特定項(xiàng)目主要有往來(lái)（客戶與供應(yīng)商）單位、部門、職員等等。其輔助管理功能中，包括初始數(shù)據(jù)入賬、憑證數(shù)據(jù)的自動(dòng)傳遞、手工與自動(dòng)雙重銷賬等基本操作功能。
�。�2）自定義項(xiàng)目的管理利用軟件系統(tǒng)所提供的輔助項(xiàng)目設(shè)置功能，自定義輔助項(xiàng)目的名稱、分類與項(xiàng)目目錄，并與會(huì)計(jì)科目建立內(nèi)在聯(lián)系，通過(guò)錄入以及對(duì)內(nèi)部數(shù)據(jù)處理的控制來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)要素內(nèi)容的管理，這是輔助核算在賬務(wù)處理過(guò)程中較手工操作最具革命性的應(yīng)用。有了該類應(yīng)用，對(duì)銷售收入的分組分崗記錄、費(fèi)用的分部門考核、工程成本的分項(xiàng)目決算、科研經(jīng)費(fèi)的詳細(xì)記載等，在功能實(shí)現(xiàn)上都顯得極為輕松與便利。
�。�3）延伸指標(biāo)的核算與管理由于會(huì)計(jì)計(jì)量需要，部分核算對(duì)象涉及對(duì)實(shí)物數(shù)量、外幣金額等非價(jià)值計(jì)量指標(biāo)的核算，或者需要同時(shí)記錄原始單據(jù)編碼、業(yè)務(wù)部門、經(jīng)手人等信息。輔助核算系統(tǒng)能夠?qū)⒛?科目的輔助計(jì)量屬性與主要計(jì)量屬性相聯(lián)系，提供相互聯(lián)系的、可自動(dòng)轉(zhuǎn)換的多種計(jì)量數(shù)據(jù)；或者在錄入主要計(jì)量屬性數(shù)據(jù)時(shí)，同時(shí)標(biāo)注與業(yè)務(wù)相關(guān)的附加屬性值。外幣匯率管理、數(shù)量控制、工作量考核等都屬于這1類應(yīng)用。這種應(yīng)用集中體現(xiàn)了財(cái)務(wù)軟件的關(guān)聯(lián)性應(yīng)用與數(shù)據(jù)連動(dòng)的優(yōu)勢(shì)。
�。�4）現(xiàn)金流量表的編制這是對(duì)自定義項(xiàng)目進(jìn)行定義和應(yīng)用的特例。把既包括現(xiàn)金流量變動(dòng)的事項(xiàng)又包括不影響現(xiàn)金流量變化事項(xiàng)的科目，按現(xiàn)金流量表填列要求進(jìn)行分類設(shè)置和處理，其中將經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、投資活動(dòng)、籌資活動(dòng)的類別設(shè)置為自定義分類項(xiàng)目，將銷售商品（提供勞務(wù)）收到現(xiàn)金、收到的稅費(fèi)等設(shè)置為項(xiàng)目目錄。日常核算中，隨憑證業(yè)務(wù)的確認(rèn)而累積各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。年終時(shí)可直接輸出所需要的指標(biāo)信息。
2、電算化環(huán)境下輔助核算的組織應(yīng)用形式
（1）構(gòu)成上下級(jí)關(guān)系的“科目——項(xiàng)目”方式利用科目與項(xiàng)目的上下級(jí)關(guān)系，建立起科目與項(xiàng)目之間的“控制——被控制”關(guān)系或“傳送——接受”關(guān)系，使錄入給1個(gè)科目的數(shù)據(jù)能夠直接傳遞給所有與之建立聯(lián)系的各個(gè)項(xiàng)目。在這種方式下，1個(gè)科目所接受的數(shù)據(jù)能夠同時(shí)被多個(gè)已建立聯(lián)系的輔助核算項(xiàng)目所接受。如應(yīng)用最為普遍的部門輔助核算、職員輔助核算等便是典型的傳遞——接受關(guān)系。在實(shí)際應(yīng)用中，可以是1個(gè)科目數(shù)據(jù)被多個(gè)項(xiàng)目所吸納，也可能是多個(gè)科目數(shù)據(jù)被1個(gè)項(xiàng)目所接受。如在往來(lái)核算中，應(yīng)收賬款、預(yù)收賬款等多個(gè)賬戶可同時(shí)將某1特定單位定義為往來(lái)輔助核算項(xiàng)目，隨時(shí)接受多個(gè)科目所發(fā)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，以反映與該單位間完整的債權(quán)債務(wù)情況。
�。�2）體現(xiàn)平行運(yùn)算關(guān)系的數(shù)據(jù)承接方式對(duì)于具有外幣、數(shù)量、工時(shí)等輔助核算要求的項(xiàng)目，需要建立外幣原幣金額、匯率以及數(shù)量、單價(jià)、工時(shí)等指標(biāo)與賬簿主體指標(biāo)間的運(yùn)算關(guān)系，這是直接在賬面上體現(xiàn)的最為直觀的1種輔助核算形式，在傳統(tǒng)賬簿體系中表現(xiàn)為外幣金額式或數(shù)量金額式賬簿格式。在數(shù)據(jù)關(guān)系處理中，這種應(yīng)用的意義主要在于系統(tǒng)可隨時(shí)直接調(diào)用輔助核算指標(biāo)數(shù)值，以方便實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)指標(biāo)數(shù)據(jù)的單獨(dú)提取或單獨(dú)報(bào)告。
（3）描述擴(kuò)展屬性特征的輔助標(biāo)志方式在出納管理、銀行對(duì)賬與現(xiàn)金流量表編制等業(yè)務(wù)處理中，通常需要設(shè)置或追加某1科目的附加標(biāo)志，如對(duì)于銀行存款科目，為方便對(duì)賬而需要附加設(shè)置銀行憑證號(hào)碼、憑證日期等屬性值；而對(duì)于現(xiàn)金或現(xiàn)金等價(jià)物科目則需要設(shè)置“現(xiàn)金流量科目”標(biāo)志值。這種對(duì)科目所涉及的相關(guān)屬性進(jìn)行特定標(biāo)記的方法，使基本賬簿的數(shù)據(jù)能夠被輔助核算功能所借用，讓系統(tǒng)通過(guò)多種標(biāo)志人口方便地取得基本賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的數(shù)據(jù)。
3、電算化環(huán)境下輔助核算的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)
�。�1）輔助核算在核算項(xiàng)目的設(shè)置與運(yùn)用上比會(huì)計(jì)科目更具靈活性由于科目體系直接影響會(huì)計(jì)的主體信息，1般會(huì)計(jì)規(guī)范（同樣體現(xiàn)在財(cái)務(wù)軟件中）對(duì)會(huì)計(jì)科目的設(shè)計(jì)、使用和增刪操作都有較為嚴(yán)格的約束，這些約束表現(xiàn)在對(duì)科目代碼和科目名稱的設(shè)置、科目屬性定義、科目修改和刪除等日常維護(hù)的種種限制中，操作中（或系統(tǒng)開發(fā)時(shí)）稍有出入就會(huì)直接影響會(huì)計(jì)賬簿體系的正確和完整。而輔助項(xiàng)目相對(duì)獨(dú)立于標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)計(jì)賬簿體系，其操作與維護(hù)不受會(huì)計(jì)核算規(guī)范的約束，軟件可根據(jù)其與標(biāo)準(zhǔn)賬簿體系的關(guān)系靈活地定義項(xiàng)目操作的規(guī)程。例如，可任意定義項(xiàng)目代碼的長(zhǎng)度，可按業(yè)務(wù)類型確定輔助項(xiàng)目與科目體系的內(nèi)在關(guān)系等，從而在日常維護(hù)過(guò)程中可充分體現(xiàn)操作上的方便性和運(yùn)用上的靈活性。
�。�2）項(xiàng)目共享打破會(huì)計(jì)科目的樹形結(jié)構(gòu)體系，構(gòu)筑起賬戶間參差的網(wǎng)狀數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)形式預(yù)設(shè)的輔助項(xiàng)目可任由不同的科目共同使用，實(shí)現(xiàn)了多個(gè)科目對(duì)同1項(xiàng)目數(shù)據(jù)的共享；同時(shí)，1個(gè)科目也可以同時(shí)關(guān)聯(lián)多個(gè)特定項(xiàng)目，使不同輔助管理要求的項(xiàng)目共享1個(gè)科目的數(shù)據(jù)。這種雙向關(guān)聯(lián)方式編織出機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)傳遞與匯總的交叉網(wǎng)絡(luò)，使1個(gè)輔助項(xiàng)目因?yàn)閰R集了多個(gè)科目的數(shù)據(jù)而具有了綜合性，而1個(gè)科目數(shù)據(jù)也因?yàn)榭蓚鬟f給不同的特定項(xiàng)目而體現(xiàn)出分布性�？颇颗c項(xiàng)目間的交錯(cuò)關(guān)聯(lián)成為基本賬簿體系的重要補(bǔ)充。更具效用的是，1個(gè)賬戶能與多個(gè)不同組織應(yīng)用形式的項(xiàng)目相結(jié)合，以此提供多方位多性態(tài)的信息，從而構(gòu)造出1個(gè)以明細(xì)項(xiàng)目為中心的輔助信息群體，這1信息組合方式成為責(zé)任會(huì)計(jì)與企業(yè)微觀管理的有力武器。
�。�3）簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)科目體系，使會(huì)計(jì)科目體系變得相對(duì)穩(wěn)定由于使用輔助核算功能時(shí)，可用相關(guān)的輔助檔案代替明細(xì)科目，從而達(dá)到簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)科目體系的作用。同時(shí)，在使用傳統(tǒng)的明細(xì)科目核算時(shí)，如果相關(guān)信息發(fā)生變動(dòng)，會(huì)造成會(huì)計(jì)科目的變動(dòng)，而使用輔助核算時(shí)，由于不必建立或修改相關(guān)的會(huì)計(jì)科目，當(dāng)發(fā)生信息變動(dòng)時(shí)不會(huì)影響到會(huì)計(jì)科目表，從而使會(huì)計(jì)科目體系保持相對(duì)穩(wěn)定。
�。�4）輔助核算較好地解決有較多手工參與的核算內(nèi)容的電算化問(wèn)題往來(lái)核查和銀行對(duì)賬工作具有較多的賬項(xiàng)實(shí)時(shí)辨析特點(diǎn)，對(duì)這些工作以專門的輔助核算模塊進(jìn)行處理，便于針對(duì)往來(lái)核算和銀行對(duì)賬的不同特點(diǎn)設(shè)計(jì)不同的處理流程，從而使計(jì)算機(jī)的自動(dòng)處理與人的主控參與有機(jī)地結(jié)合，達(dá)到既使業(yè)務(wù)處理盡可能地準(zhǔn)確，又使系統(tǒng)最大限度地發(fā)揮計(jì)算機(jī)自動(dòng)快捷優(yōu)勢(shì)的目的，并使這1業(yè)務(wù)與系統(tǒng)資料整體取得1致，使業(yè)務(wù)處理的方式達(dá)到最佳。
�。�5）確保會(huì)計(jì)資料在龐大的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)體系內(nèi)得到相應(yīng)約束與同步更新由于輔助核算相對(duì)獨(dú)立于基本賬務(wù)數(shù)據(jù)體系，在財(cái)務(wù)軟件的正常運(yùn)行中，能隨時(shí)增補(bǔ)輔助核算項(xiàng)目而不影響基本的會(huì)計(jì)核算環(huán)境。同時(shí)，不斷翻新功能更強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為財(cái)務(wù)軟件中更有創(chuàng)意的系統(tǒng)功能的開發(fā)提供了便利，多種數(shù)據(jù)類型，多項(xiàng)排序選擇，靈活的數(shù)據(jù)關(guān)系模式等，使得在輔助核算子系統(tǒng)中融入更多以簡(jiǎn)單操作完成復(fù)雜核算的控制功能變得更為現(xiàn)實(shí)。
4、輔助核算功能的應(yīng)用策略
�。�1）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)核算觀念，形成電算化特色業(yè)務(wù)思路由于會(huì)計(jì)電算化的整體應(yīng)用水平尚不高，加上我國(guó)電算化的普及歷來(lái)沿著依手工模式設(shè)計(jì)電算化系統(tǒng)的路線，使軟件的開發(fā)與應(yīng)用始終未能脫離模擬手工操作以及機(jī)械地仿真管理這兩種思路，對(duì)于輔助核算的應(yīng)用更是如此。因此，要用好輔助核算功能，必須改變從傳統(tǒng)核算出發(fā)來(lái)挖掘軟件功能的思路，轉(zhuǎn)而從系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理功能出發(fā)，將數(shù)據(jù)處理的強(qiáng)大功能應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算，由此將軟件所具有的輔助核算功能創(chuàng)造性地應(yīng)用到業(yè)務(wù)管理之中。
�。�2）充分利用輔助核算功能，強(qiáng)化電算化功效自從財(cái)務(wù)軟件中引入輔助核算功能以來(lái)，往來(lái)核算、部門核算等基本的輔助應(yīng)用就成為軟件應(yīng)用的1個(gè)不可或缺的項(xiàng)目。但由于人們對(duì)輔助核算的理解不完全，研究不夠深入，對(duì)輔助核算功能的應(yīng)用往往只停留在較淺顯的層面。管理實(shí)務(wù)中也滿足于輸出賬齡分析表或?qū)崿F(xiàn)半自動(dòng)的銀行對(duì)賬等應(yīng)用行為。其實(shí)，對(duì)輔助核算的技術(shù)性應(yīng)用更多地體現(xiàn)在對(duì)軟件輔助管理方式的設(shè)計(jì)以及初始參數(shù)的創(chuàng)造性配置中。例如，若能利用軟件的通用項(xiàng)目管理功能設(shè)計(jì)1套合理的現(xiàn)金流量項(xiàng)目，并將其與會(huì)計(jì)科目體系相銜接，隨日常業(yè)務(wù)處理而1次性生成正確的現(xiàn)金流量表及其輔助分析指標(biāo)，將大大提高對(duì)現(xiàn)金流量的管理效率。
（3）形成從輔助核算向輔助管理的跨躍目前的輔助核算功能在很大程度上還僅僅停留在“核算”層面上，這顯然無(wú)法滿足那些只實(shí)現(xiàn)了賬務(wù)報(bào)表等財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息化，而尚未進(jìn)行供應(yīng)鏈管理等深層應(yīng)用的中小企業(yè)的管理需求。如何實(shí)現(xiàn)從輔助核算向輔助管理的質(zhì)的飛躍，這是軟件廠商與應(yīng)用單位都需要考慮的問(wèn)題。因此，期待軟件廠商能夠開發(fā)提供更加豐富的信息統(tǒng)計(jì)和分析功能，使軟件能夠通過(guò)輔助性項(xiàng)目設(shè)置提供諸如統(tǒng)計(jì)分析、趨勢(shì)分析、計(jì)劃分析等方面的必要數(shù)據(jù)，并強(qiáng)化系統(tǒng)預(yù)測(cè)功能，使銷售預(yù)測(cè)、客戶遴選、資金計(jì)劃編制成為軟件的內(nèi)在功能。在此基礎(chǔ)上，通過(guò)應(yīng)用單位的探索性實(shí)踐，真正實(shí)現(xiàn)從輔助核算到輔助管理的跨躍。
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