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外賓接待流程是怎樣的接待外國來賓的流程

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外賓接待流程是怎樣的接待外國來賓的流程

外賓接待流程是怎樣的接待外國來賓的流程1

  1.注重教養(yǎng)

  (1)講究儀表和衣帽整潔,其面、手、衣履要潔凈。頭發(fā)、胡須不宜過長,要修剪整齊。

  (2)舉止大度得體、態(tài)度端莊和藹、挺胸正頸,精神飽滿,任何失禮或不合禮儀的言行都被認(rèn)為是有失體面的。

  (3)講究身分,說話客氣,不做任何越禮之事。說話時神情矜持和藹,略帶微笑。

  (4)遵守時約。與人約會必須嚴(yán)格守時,不能失約超時。允諾別人的事不能忘記,必須按時做好,失信或失約的人是有損于自己的人格。

  (5)遵守公共秩序。不給別人造成麻煩或不便,不打攪別人、不干擾影響別人,尊重別人。

  2.禮貌用語

  禮貌用語作為禮儀的表現(xiàn)形式,把一個人對世界、對人們的愛心和禮節(jié)坦露傳達(dá)出來,使愛者更顯光輝,使說話人更被人敬重。在國際交往中"你好"、"請"、"謝謝"、"對不起"、"再見"這些禮儀語言具有極高的使用頻率。

  3.尊重習(xí)俗

  不同國家的文化習(xí)俗有別,社會制度有異,思維方式和理解角度常常有較大差別,所以在交往關(guān)系上要互相尊重,謹(jǐn)慎從事。尊重習(xí)俗這是國際交往中很重要的一條禮儀原則。一些在中國人看來是正常的舉止,在一些國家會被認(rèn)為無禮甚至犯諱。如韓國人對"四"字非常反感,韓國許多樓房的編號嚴(yán)忌出現(xiàn)"四樓"、"四棟"、"四室"、"四號"之類。

  4.尊重隱私

  尊重隱私,在交談中應(yīng)回避涉及個人隱私的一切話題,具體而言,就是要做到"五不問":一不問年齡。外國人的年齡是保密的,他們希望自己永遠(yuǎn)年輕,對"老"字諱莫如深。二不問婚否。中國人愛談?wù)摫舜说?婚姻狀況,外國人卻不然。實際上,讓一個老大不小的人向他人"交待"自己尚未婚配,并不是一件令人愉快的事情,對婦女而言尤其如此。三不問經(jīng)歷。很多外國人強(qiáng)調(diào)個人至上和個性獨立,他們的經(jīng)歷與個人喜好等,純屬個人穩(wěn)私的范圍。四不問收入。每個人的收入都同他的地位和能力有關(guān),被外國人視為自己的臉面,所以是免談的。五不問地址。與外國人初交,不應(yīng)要求對方留下地址。外國人不隨意邀請人到家里做客。

  5.女士優(yōu)先

  "女士優(yōu)先"是國際禮儀中重要的原則。女士優(yōu)先原則的核心是要求男士在任何場合、任何情況下,都要在行動上從各個方面尊重婦女,照顧婦女,幫助婦女,保護(hù)婦女。

  6.不亢不卑

  國際禮儀的不亢不卑原則,最要緊的是要保持人格平等,避免和克服"亢"和"卑"這兩種置對方或置自身于不平等位置上的交往態(tài)度。要做到"不亢不卑",應(yīng)把握住以下幾點:

  (1)絕對不要對對方有金錢和物質(zhì)利益上的希圖,只要把持住了這一點,雙方的人格就是平等了。

  (2)力爭價值的平等和超越,要有為祖國和民族揚眉吐氣的精神風(fēng)貌。

  (3)堅持實事求是態(tài)度,不說過頭話,說客氣話與謙虛都是需要的,但過分了就成為虛偽。

外賓接待流程是怎樣的接待外國來賓的流程2

  一、確定接待內(nèi)容

  接待活動前一天需明確以下事項,以便安排后續(xù)工作:

  1、接待對象:

  掌握來賓信息,包括姓名、所屬單位、職務(wù)、人數(shù),是否有隨行人員或司機(jī)。

  2、接待人員:

  確定接待活動中的領(lǐng)導(dǎo)名單,包括集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)和公司領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)服務(wù)內(nèi)容和分工確定所有服務(wù)人員名單,建立會務(wù)組微信群,以便隨時通報接待行程、進(jìn)展及變更事項。

  3、來訪目的:

  了解來訪目的,以便有針對性的安排接待流程和所提供的服務(wù)。

  4、參觀地點及接待行程:

  確定來賓參觀的地點以及整個活動過程的行程安排、參觀順序及時間節(jié)點。

  5、服務(wù)需求:

  確定整個接待過程中所需要的服務(wù)內(nèi)容,如接送服務(wù)、參觀地塊、沙盤講解、會議服務(wù)、用餐服務(wù)、住宿服務(wù)等。

  6、接待時間:

  提前了解來賓的出發(fā)地點(以便推算路程所需的時間)、出發(fā)時間,以及計劃到達(dá)參觀地點的時間。

  二、來賓接應(yīng):

  對首次來訪的賓客和重要來賓,應(yīng)提前在來訪途中等候迎接并引導(dǎo)至參觀地點。需提前確定接應(yīng)地點、時間、接應(yīng)對象及車牌號,指定專人專車在約定時間前20分鐘到達(dá)等候。(通常北京市來賓應(yīng)在京哈高速西集出口接應(yīng))

  引導(dǎo)人與來賓會合后,應(yīng)第一時間在會務(wù)組微信群中通報,距離目的地2公里左右再通報一次,以便公司領(lǐng)導(dǎo)和接待人員做好迎賓準(zhǔn)備。(例如:參觀目的地為C4辦公樓,引導(dǎo)人員應(yīng)在到達(dá)中信第一城時在會務(wù)組微信群里通報位置。)

  三、項目參觀服務(wù)

  1、根據(jù)接待對象的來訪目的確定參觀路線,提前模擬一遍,了解路況,發(fā)現(xiàn)和解決參觀路線中可能出現(xiàn)的問題,記錄每段路程所需時間,以便確定最終的接待行程和各環(huán)節(jié)時間。

  2、重要來賓來訪,需安排專人在參觀區(qū)域或特定區(qū)域巡視,發(fā)現(xiàn)問題及時反饋,并協(xié)助處理突發(fā)事件。

  3、根據(jù)參觀人數(shù)確定適合的車輛,指定駕駛?cè)笋{駛,駕駛員負(fù)責(zé)提前檢查車況,對車輛內(nèi)外部進(jìn)行清潔整理,保證油量充足,并備一箱礦泉水供來賓車上飲用。冬夏兩季應(yīng)提前開啟空調(diào)保持舒適溫度。

  4、確定候車時間,駕駛?cè)藛T應(yīng)提前將車輛開到門口等候,注意將車門正對樓門,切不可將車尾對著樓門方向。

  5、確定隨車參觀的陪同人員,參觀車輛每到達(dá)一個目的'地應(yīng)及時在微信群中通報位置,同時,在允許的情況下,對參觀過程進(jìn)行拍照作為存檔資料。若除公司領(lǐng)導(dǎo)外無其他陪同人員,應(yīng)安排指引車在參觀車輛前方開路,指引車駕駛?cè)素?fù)責(zé)隨時通報位置。

  6、參觀非本公司區(qū)域時,如紫藤堡、天下第一城,應(yīng)提前聯(lián)系相關(guān)單位,溝通參觀事宜并告知參觀車輛車牌號,保證車輛進(jìn)出自由。

  四、沙盤講解服務(wù)

  (一)準(zhǔn)備工作

  1、提前一天將接待活動行程告知物業(yè)公司,安排保潔員重點清掃參觀區(qū)域,做好

  室內(nèi)通風(fēng)。清掃首層衛(wèi)生間,裝入擦手紙、衛(wèi)生紙及洗手液。物業(yè)工程部提前一天檢查燈光音響空調(diào)是否運行正常,發(fā)現(xiàn)問題及時維修。接待當(dāng)天提前1小時啟動首層空調(diào),提前30分鐘將燈光、音響調(diào)試完畢。

  2、圈定來賓停車場區(qū)域,及時通知公司員工停車注意事項并安排保安公司做好車

  輛疏導(dǎo)工作。來賓車輛到達(dá)停車場后,保安員應(yīng)給予引導(dǎo)和幫助,但對車輛的停泊位置不做強(qiáng)性限制。

  3、物品準(zhǔn)備:準(zhǔn)備沙盤專用激光筆3支;在前臺位置擺放小瓶礦泉水供來賓自取。

  在沙盤休息區(qū)茶幾中間擺放礦泉水、煙灰缸。

  (二)過程中服務(wù)

  1、來賓車輛到達(dá)停車場時,由保安人員將大門全開,并側(cè)立于大門東側(cè),面向西,

  立正迎賓;同時,樓內(nèi)的引導(dǎo)人員開啟沙盤燈。

  2、來賓進(jìn)入大門時,保安人員立正敬禮,待來賓全部進(jìn)入辦公樓后,保安人員禮

  畢,關(guān)閉大門,立正站于大門內(nèi)側(cè),面向沙盤方向。沙盤講解過程中,保安人員不得隨意走動或坐下休息。

  3、來賓進(jìn)入辦公樓時,由兩名引導(dǎo)人員立于臺階兩側(cè),小聲提示來賓注意臺階。

  講解開始時,引導(dǎo)人員將激光筆和話筒遞給主講領(lǐng)導(dǎo),并站立于沙盤外側(cè),隨時觀察公司領(lǐng)導(dǎo)和來賓需求提供服務(wù),并根據(jù)來賓需要將其引導(dǎo)至相應(yīng)地點。

  4、在允許的情況下,安排攝像人員進(jìn)行拍攝。

  5、沙盤講解結(jié)束后,一名引導(dǎo)人員將來賓引導(dǎo)至下一行程地點,另一名引導(dǎo)人員

  負(fù)責(zé)在一層等候收尾。若來賓離開,應(yīng)尾隨來賓后方協(xié)助送行。

  五、會議服務(wù)

  (一)會前準(zhǔn)備

  1、會議室設(shè)備:

  會議室電腦:如來賓座談時,需要播放影音或PPT文件,應(yīng)提前確定與投影儀接駁的電腦,保證運行良好,開會前接好電源并開啟。

  投影儀:提前30分鐘啟動投影儀并與電腦接好,調(diào)試好畫面,保證投影圖像端正,字跡清晰。

  空調(diào):冬夏兩季應(yīng)提前30分鐘啟動空調(diào),調(diào)試至適宜溫度。

  燈光:根據(jù)會議需求將燈光亮度調(diào)至最佳,如使用投影儀,需提前拉合窗簾。

  2、會議室用具:

  會議桌上擺放物品的標(biāo)準(zhǔn)(見下圖):桌牌距離會議桌邊緣50公分,桌牌下方正中位置根據(jù)需要擺放A4白紙一張或會議資料一份,桌牌右側(cè)擺放瓶裝水一瓶,根據(jù)需要選擇小瓶農(nóng)夫山泉或蘇打水,瓶裝水右側(cè)擺放瓷質(zhì)茶杯一個,杯把朝右側(cè)擺放,A4紙右側(cè)擺放簽字筆一支或根據(jù)需要擺放激光筆一支,筆尖向前。播放幻燈時,為匯報人準(zhǔn)備1支翻頁激光筆,1支備用。會議桌中央,每間隔50公分依次擺放煙灰缸及紙巾盒。

  茶具準(zhǔn)備:參照會議倒水服務(wù)。

  其他:在茶水柜準(zhǔn)備富余的會議資料、瓶裝水、A4白紙及簽字筆,以備用。在允許的情況下,準(zhǔn)備錄音筆、相機(jī)、錄像機(jī),提前一天充電,檢查內(nèi)存,保證會議使用。

  3、會議資料準(zhǔn)備:

  影音、PPT文件:將需要放映的文件提前拷貝至?xí)h室電腦中,確保文件完好,開啟正常,同時在U盤中備份以防文件丟失。

  書面文件:將匯報文件打印成冊,與其他資料一齊影印數(shù)份,保證與會人員人手一份,同時留有富余。

  4、其他用品準(zhǔn)備:

  (二)會中服務(wù)

  1、茶水服務(wù):

  參考會議倒水禮儀。

  2、茶歇服務(wù):會議時間較長時,需準(zhǔn)備茶點臺,提供點心、水果及各類茶飲,食

  物要求方便易取。會務(wù)人員應(yīng)注意及時清理桌上垃圾,及時補(bǔ)充食物,避免空盤。

  3、會議結(jié)束時,會務(wù)人員應(yīng)及時開啟會議室門,使與會人員順利離開,同時注意

  觀察會議室桌面,是否有人遺漏物品。一名引導(dǎo)人員將來賓引導(dǎo)至下一行程目的地,另一引導(dǎo)人員負(fù)責(zé)等待收尾,避免有停留或去衛(wèi)生間的客人掉隊。

  六、餐飲服務(wù)

  首先確定用餐人數(shù)以及工作餐數(shù)量,確定用餐時間和用餐地點,根據(jù)不同用餐地點進(jìn)行不同的服務(wù)安排:

  (一)公司內(nèi)用餐(以小餐廳為主)

  1、提前一天確定菜單內(nèi)容,通知食堂準(zhǔn)備食材。

  2、備齊餐廳常用物品:專用小號紙巾、煙灰缸、牙簽、啟瓶器、醒酒器、調(diào)料瓶、

  蒜碟、茶具、餐具、垃圾桶等

  3、餐廳布置:根據(jù)用餐人數(shù)擺放桌椅、餐具,擺放標(biāo)準(zhǔn)如下:

  4、接待當(dāng)天,在用餐時間前0.5-1小時開啟空調(diào),調(diào)試至合適溫度。提前開啟燈

  光。如需飲用紅酒,應(yīng)提前30分鐘將紅酒打開倒進(jìn)醒酒器內(nèi)醒酒。

  5、用餐過程中,會務(wù)人員全程陪同服務(wù)(公司領(lǐng)導(dǎo)有特殊指示的除外),待客人落

  座后開始斟茶,根據(jù)需要倒酒。從主賓開始,按順時針順序進(jìn)行。用餐過程中注意觀察,根據(jù)需要隨時添水倒酒。關(guān)注用餐人需求提供相應(yīng)服務(wù),桌上或餐碟中雜物較多時,征求同意后及時清理或更換餐碟。

  6、上菜注意事項:上菜位置要固定,選擇靠近門口的位置。上菜前要提示上菜位

  置的用餐人,一手端盤,一手輕輕轉(zhuǎn)動托盤。端盤不宜過高,動作要輕緩平穩(wěn)。及時撤掉空盤。湯、粥類食品應(yīng)同時提供,不擺上桌,詢問用餐人喜好后,在茶水柜處盛好雙手端上。

  7、來賓隨行人員或司機(jī),不與主賓一同用餐的,由專人負(fù)責(zé)陪同接待,至員工食堂用餐。

  (二)公司外用餐

  1、根據(jù)用餐人數(shù)及領(lǐng)導(dǎo)要求選定合適的用餐地點,需提前實地考察環(huán)境與服務(wù)。

  2、確定餐標(biāo)和菜單,預(yù)定好工作餐。

  3、提前預(yù)定或準(zhǔn)備酒水飲料。

  4、用餐前1小時,會務(wù)人員到達(dá)餐廳檢查環(huán)境和餐飲準(zhǔn)備情況,等候來賓。來賓

  驅(qū)車前往用餐地點時,會務(wù)人員應(yīng)在微信群中通報。

  5、來賓到達(dá)用餐地點,會務(wù)人員開門迎接,引導(dǎo)來賓至用餐區(qū)。

  6、會務(wù)人員和司機(jī)等不與主賓用餐的人員一同至工作餐地點用餐。

  7、會務(wù)人員隨時了解主賓用餐情況,根據(jù)需要提供服務(wù),用餐尾聲時,通知司機(jī)

  準(zhǔn)備候車。

  七、住宿服務(wù)

  1、確定住宿人數(shù)及住宿人員身份信息,確定住宿標(biāo)準(zhǔn)與住宿時間。

  2、聯(lián)系相關(guān)酒店賓館,預(yù)約房間,需實地考察賓館環(huán)境、檔次及服務(wù)狀況。

  3、與賓館溝通好住宿事宜,做到賓客到達(dá)時,出示證件即可入住。

  4、與賓館預(yù)約服務(wù)事項,如早餐、叫早等。

  5、重要來賓,應(yīng)提前在酒店房間準(zhǔn)備瓶裝水及水果,方便客人取用。

  八、活動收尾

  1、賓客離開時,會務(wù)人員在來賓后方協(xié)助送客,來賓車輛駛離,服務(wù)工作終止。

  2、來賓初次來訪,應(yīng)安排送客車輛或引導(dǎo)車輛,將來賓引導(dǎo)至接應(yīng)地點。

  3、觀察是否有停留客人或領(lǐng)導(dǎo),以便提供茶水等服務(wù)。

  4、收尾工作:關(guān)閉所有用電設(shè)備、燈光,回收會議用具和書面資料,清洗清點茶

  具數(shù)量,妥善保管,通知保潔進(jìn)行清理打掃。

  5、活動資料收集:對接待活動當(dāng)天涉及的匯報材料、錄音、照片等進(jìn)行收集整理,

  統(tǒng)一存檔備案。

  6、活動總結(jié):對接待活動全過程進(jìn)行總結(jié),梳理工作流程中存在的問題和疏漏,

  對活動流程進(jìn)行改進(jìn)和完善。

外賓接待流程是怎樣的接待外國來賓的流程3

  在外賓抵達(dá)以前,就應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作。

  見面后,翻譯要先向?qū)Ψ浇榻B我方主要人員的姓名、職務(wù)。然后與對方行握手禮。握手時主人應(yīng)先向客人伸手,輕握對方的手,雙目注視對方,面帶微笑。

  和外賓會見,應(yīng)該至少提前半天預(yù)約,不要“給對方一個驚喜”。約見時間定好后,盡量不要改變。如有特殊情況而無法參加,可以在征得外賓同意的前提下,由身份較低的人出面會談。

  會見時,外賓居右,我方人員居左。第一主賓在我方主談人員右側(cè)第一個位置,第二主賓在第一主賓的右側(cè),其他陪同人員就可隨便就坐。翻譯人員一般安排在我方主談人的右側(cè),也可在其后面。

  會談時如果要用長桌,以門口方向為準(zhǔn),面朝門的一面為上方,背門的一方是下方。讓外賓坐在上方。我方主談人和主賓分別坐在自己一方的中間。

  談話時要注意態(tài)度和藹、自然大方。說話聲音要適中,不要用過多的手勢。要注意傾聽對方發(fā)言,不要左顧右盼,或隨時打斷對方談話。不能在會談過程中打哈欠、看表等。談話內(nèi)容應(yīng)事先準(zhǔn)備充分,確定好談話范圍,不要隨便答復(fù)自己不知道的事情,或者自己沒把握、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的問題。注意不要談?wù)搶Ψ侥挲g、收入等私事。對于對方?jīng)]聽明白的`問題,應(yīng)通過翻譯解釋清楚。

  要根據(jù)外賓不同的生活習(xí)慣,妥善安排好食宿事宜,并根據(jù)他們的活動日程,具體組織承辦或者安排到有關(guān)單位會談、參觀、訪問等。在外賓參觀訪問某單位時,該單位應(yīng)照常繼續(xù)工作。

  送客時,可以在送別會上向外賓贈送一些適合他們風(fēng)俗習(xí)慣的禮物,禮物的選用不要太貴重。然后,派身份和外賓相當(dāng)?shù)娜藛T前往送行地點。當(dāng)外賓乘坐的交通工具開動時,送行人員要揮手致意。在機(jī)場,一般要等飛機(jī)離地起飛后才能離開。如果有外國工作人員同時送行,離開時要和對方告別,并讓他們車輛先行。

  不同國家見面禮儀

  接待外賓與外賓見面時,視對象、場合的不同,禮節(jié)也有所差異。對日本等許多東方國家,鞠躬是常見的傳統(tǒng)禮節(jié),行禮時立正站直,雙手垂在眼前面,俯身低頭,同時問候,彎身越低,越示敬意。

  1、對日本客人

  眼睛的直接接觸和身體的直接接觸都不提倡,因為這代表傲慢,不要看他的眼睛,取而代之的是看他的領(lǐng)帶打結(jié)處,以表尊敬。在日本鞠躬要哈腰,頭要低到身體一半處,雙手放在一起。您見到的人的年紀(jì)越大、職位越高,您鞠躬應(yīng)該越深。

  2、對美國客人

  美國人見面時,不一定會握手,只要笑一笑,打個招呼就行了,即使是第一次見面,而中國人則視握手為一個基本禮節(jié)。但在中國握手并沒有太多的限定,而美國人握手是有一定禮節(jié)的。例如男女之間,女方先伸出手,若女方無握手之意,男子就只能點頭鞠躬致意;長幼之間由長輩先伸出手;上下級之間,由上級先伸出手;賓主之間由主人先伸出手。

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