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關于公司印章管理規(guī)定
公司都會有相關重要的印章，下面是小編為大家推薦的關于公司印章管理規(guī)定，希望能夠幫助到你，歡迎大家的閱讀參考。
關于公司印章管理規(guī)定
為了對企業(yè)印章進行規(guī)范的管理，特制定本管理制度。本制度中所指印章是在企業(yè)發(fā)行或管理的文件、憑證文書等與企業(yè)權利義務有關的文件上，因需以企業(yè)名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。企業(yè)印章的制定、改刻與廢止的方案由行政部經理提出。
1.正式印章，指企業(yè)章、董事會章、監(jiān)事會章以及企業(yè)所屬分支機構印章。
2.專用印章，指企業(yè)財務專用章、人事專用章、各職能部門章、董事會辦公室章、總裁辦公室章、保衛(wèi)工作專用章以及分支機構財務專用章、餐飲店人事專用章等用于指定用途的印章。
3.人名用章，指以企業(yè)法定代表人、分支機構負責人以個人名義刻制的用于公務的簽名章或印鑒章。
4.企業(yè)公章的使用范圍。
對外發(fā)送正式公文、電函、傳真件等;報送或下達各類業(yè)務計劃、業(yè)務報表、財務報表等;授權委托書、人事任免、勞動合同、對外介紹等;簽訂重要的業(yè)務合同、協(xié)議等;上崗證、先進集體和個人榮譽證書等;需要代表本單位加蓋行政公章的其他批件、文本、憑證、材料等。
5.董事會的印章使用，要根據企業(yè)章程規(guī)定的范圍及職權行使。
6.各餐飲店及職能部門印章使用范圍，根據企業(yè)的授權而定。
7.各職能部門印章使用范圍。
(1)在其職權范圍內，與企業(yè)內部對口業(yè)務部門的電文、通知、函件等工作聯(lián)系。
(2)用于對外工作介紹信和授權范圍內的工作函件等。
8.印章刻制和更換的申請和審批。
(1)企業(yè)印章、董事會和監(jiān)事會印章，由企業(yè)行政部根據有關單位核發(fā)的證、照及有關批準文件制發(fā)。
(2)餐飲店的印章，由企業(yè)根據有關批準單位核發(fā)的`證、照及有關批準文件制發(fā)。
(3)企業(yè)內部的各部門之間信函往來，一般來說有部門負責人的簽字或內部網上部門信箱發(fā)送信函即可。如果因部門的工作需要刻制印章的，應另行申請，限定使用范圍，經企業(yè)領導批準后方可刻制。
(4)如印章不能繼續(xù)使用的，使用單位應向上級單位提交書面申報。
9.印章的刻制。
企業(yè)各類印章需經由行政部到公安機關辦理有關手續(xù)后，在公安機關指定的專營單位進行刻制。
10.使用企業(yè)印章或高級職員名章時，應當填寫“企業(yè)印章使用申請單”，寫明申請事項，在獲得部門領導簽字同意后，連同需蓋章文件一并交印章管理人。
11.使用部門印章和餐飲店的印章，需在申請單上填寫使用印章的原因，然后送交所屬部門經理，獲得同意之后，連同需要用印文件一并交印章管理人。
12.企業(yè)印章，原則上由企業(yè)指定的印章管理人進行保管。在使用時，印章管理人必須嚴格控制用印范圍，仔細檢查用印申請單上是否有批準人的印章。
13.印章的代理使用者，要在事后將用印依據和用印申請單交由印章管理人進行審查。同時用印依據及用印申請單上要使用代理人的印章。
14.企業(yè)印章原則上不準帶出企業(yè)，如系工作需要，需經總經理批準，并由申請用印人寫出借據并標明借用時間后方可借出。
15.企業(yè)印章的保管，應實行印章專人保管、負責人印章與財務專用章分管制度，并嚴格執(zhí)行保管人交接制度。
16.常規(guī)用印或需要再次用印的文件，如果事先與印章主管人取得聯(lián)系或有文字證明者，可直接進行使用，省去添加申請單的步驟。印章主管人應將文件名稱、發(fā)文件人姓名記入一覽表以備查考。
17.企業(yè)印章的用印，依照以下原則進行：企業(yè)、部門名章及餐飲店名章，分別用于以各自名義行文時。職務名稱印章在分別以職務名義行文時使用。
18.印章頒發(fā)單位和使用單位均須把已啟用的各類印章、印模，批準啟用的有關文件立卷歸檔，永久保存。
19.正式印章、人事專用章啟用前，有關部門應將印章保管人員名單報企業(yè)主管部門備案。印章使用過程中，保管人員如有變動，應在變動當日內通知企業(yè)主管部門。
20.印章保管人因故臨時請假，須更換印章保管人。單位領導應指定臨時保管人，并做好交接記錄。
21.因印章內容變更或機構終止而停止使用印章時，印章管理部門在印章停用5日內，由保管人寫出印章停用說明，經部門領導簽字后上報行政部。
22.印章應存放在安全、保密的地方。
23.印章流失、損毀、被盜時，各管理者應迅速向企業(yè)遞交說明原因的報告書，行政部經理則應根據情況依相關規(guī)定的手續(xù)處理。
24.印章內容需要變更或機構終止時，應停止使用有關印章并交由行政部予以封存或銷毀。
25.除特別需要，由行政部經理將廢止印章保存3年。
公司印章法律風險及印章管理制度常見問題
隨著公司經營規(guī)模的不斷擴大，工作地點不斷變化，公司印章管理中的法律風險尤為突出。本文是許亮律師結合公司印章管理實際情況，簡要整理分析一下公司在印章管理中存在的主要問題，并提出一些對于印章管理法律風險的防范對策。
一、公司印章其主要風險都有哪些?
印章是公司生產經營的重要憑證，在法律上意味著公司行為的承諾、認可和證明。一般來說，公司印章分為以下幾類：一是公司和下屬分公司的行政印章、合同專用章以及財務專用章;二是公司機關部門印章;三是公司黨務、工會、團委及協(xié)會印章;四是項目部印章;五是公司法定代表人、負責人的個人名章。
上述不同類別的印章在公司的內部效力雖然不同，對外效力卻有一定的相似之處，用印后公司都要承擔相應的法律后果，都會給公司利益帶來不同程度的影響。因此，公司一定要防范印章管理中可能出現(xiàn)的法律風險。
1.未經批準擅自刻制印章的風險�？讨朴≌聭斀涍^本單位領導批準，未經批準不能擅自刻制印章。
2.未在公安機關指定單位刻制印章的風險。在公安機關指定單位刻制印章，可以直接在公安機關備案，以后需要鑒定印章真?zhèn)螘r就有案可查。
3.未經批準擅自使用的風險。使用印章必須經過有關部門批準，未經批準不能使用，更不能在空白介紹信或紙張上用印。(很多公司印章制度管理不嚴就存在蓋空白章的情況，其結果多是給公司造成了巨大損失。)
4.擅自攜帶印章外出的`風險。印章不能離開保管人，不能擅自攜帶外出，特殊情況下經過批準攜帶外出應指定監(jiān)印人。
5.未建立印章使用臺賬、無原始證據查詢的風險。
6.印章被盜或丟失的風險。在被盜期間若有人使用，在沒有充分證據的情況下，企業(yè)要承擔相應責任。
7.印章特別是項目部印章被仿冒的風險。
二、當前公司印章管理中存在的主要問題。
雖然印章管理中存在著各種法律風險，但是許多公司卻熟視無睹，不采取措施加以防范，而是在印章管理中出現(xiàn)了較大問題給公司帶來訴訟風險時才去亡羊補牢。目前，企業(yè)印章管理中主要存在著以下問題：
1.印章刻制的業(yè)務流程不清晰，沒有審批程序，只要業(yè)務需要，領導或部門就可隨便刻制印章，刻制后沒有下發(fā)正式啟用文件，沒有明確印章使用范圍和使用時間。
2.印章刻制不在公安部門指定的單位進行，不在公安機關備案，隨便找一家單位刻制公章，刻完就用，為以后發(fā)生印章使用風險埋下了巨大隱患。
3.個別企業(yè)沒有印章管理方面的規(guī)章制度，使用印章未經過嚴格審批。印章管理人員對使用印章材料不嚴格審查，更有甚者在空白介紹信或空白紙張上用印。印章保管者讓印章離開自已的視線或因自己沒時間讓他人代為蓋章，在沒有監(jiān)管人的情況下允許他人攜帶印章外出。
4.個別企業(yè)沒有統(tǒng)一的印章使用臺賬，采用一頁紙請示的方式，請示完成后，領導審批用印的簽批單由經理辦公室保存，時間長了很容易丟失，無法追溯。個別單位雖有統(tǒng)一的用印臺賬，但對領導在材料上簽字直接上報的文件則沒有登記用印事項和用印人，以后涉及此類文件的問題同樣無法追溯，形成法律風險。
5.個別企業(yè)印章保管制度不健全，未設專人保管，印章丟失或被盜后不及時報告，不及時報案，也不主動在報紙上發(fā)布公告聲明作廢，從而留下了潛在的用印法律風險。
6.個別公司為追求收益，允許不具備資質的企業(yè)掛靠施工，個別情況下甚至允許掛靠單位使用公司印章，一旦掛靠單位出現(xiàn)問題，企業(yè)就要承擔相應責任。
7.個別公司不重視管理項目部印章，意識不到項目部印章對公司的重要性，項目部印章管理不規(guī)范，沒有限定項目部印章的使用范圍和使用審批程序，沒有設立項目部印章使用臺賬，形成了項目部印章管理的空白，給公司帶來較大的法律風險。
8.個別公司印章被仿冒后，未采取正確的應對措施，放任風險發(fā)生，給公司帶來了不可挽回的損失。
9.個別公司在下屬單位、部門、項目部被撤銷和關閉后，沒有及時收回和銷毀這些單位的印章，造成印章的流失，形成了潛在的法律風險。
要解決公司印章管理中存在的問題，防范可能帶來的法律風險，公司應當采取以下措施：
1，公司要建立崗位法律風險防控體系，印章管理崗位人員要簽訂法律風險崗位承諾書，明確印章管理崗位的法律風險防控職責;同時，要加強對印章管理崗位人員法律風險防范的教育，使其認識到印章對公司管理的重要意義，不斷提高印章管理的技能和法律風險防范意識。
2，公司要制定印章管理規(guī)定，指定印章歸口管理部門，明確公司各部門印章管理職責，明晰印章刻制、使用的業(yè)務流程，做到有規(guī)可依、有章可循。
3，公司新注冊設立的單位在領取營業(yè)執(zhí)照后，應直接到行政服務中心公安機關刻制印章并備案。
公司臨時刻制印章，包括項目部印章，必須由印章管理部門統(tǒng)一提出，經過法律部門、專業(yè)部門審查，報公司主要領導審批。經批準后，由印章管理部門統(tǒng)一在公安機關指定的單位刻制并備案。印章管理部門在印章交付使用前，應下發(fā)印章啟用文件，未經啟用的印章不能使用。
4，公司應當建立統(tǒng)一的印章使用臺賬，制定印章使用申請表。申請使用印章的單位必須按印章管理規(guī)定履行審批程序，經過有權部門和公司領導批準。經公司領導批準后，印章使用單位應填寫統(tǒng)一的用印登記表，公司文書人員對用印文件要認真審查，審核與申請用印內容、用印次數(shù)是否一致，然后才能在相關文件上用印。用印時必須由印章保管人員親自用印，不能讓他人代為用印，同時不能讓印章離開印章保管人員的視線。
5，印章保管人員必須加強對印章的保管，未經公司主要領導批準，不允許將印章攜帶外出，特殊情況下需攜帶外出時，必須指定監(jiān)印人隨同。印章遺失必須在第一時間向公安機關報案，并取得報案證明，同時在當?shù)鼗蝽椖克诘貓蠹埳峡沁z失聲明。
6，公司必須定期檢查印章使用情況。公司印章管理部門應按照印章管理規(guī)定組織法律、監(jiān)察等部門對所屬單位印章使用情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取相應措施。
7，公司應加強對項目部印章、部門印章的使用管理，限定其用途和使用審批程序，嚴格按公司行政公章的使用程序要求各級印章保管和使用單位。項目部印章和部門印章要嚴格限定使用范圍，不能用于對外簽訂合同，不能在對外承諾、證明等材料上使用，必要時要將使用權限通知業(yè)主、原材料供應商等利益相關方。項目部和公司的部門要指定印章用印和保管人，建立使用臺賬，絕不允許分包方使用項目部印章。
8，公司所屬部門發(fā)生變更或被撤銷后，印章統(tǒng)一管理部門必須收繳部門印章及用印記錄;所屬分公司注銷后，在工商注銷手續(xù)完成后，必須收繳分公司包括行政印章、合同專用章、財務專用章、負責人名章等在內的全部印章及用印記錄;項目部關閉后，項目部印章及用印記錄必須全部上繳公司印章管理部門。公司印章管理部門會同法律部門將收繳的印章統(tǒng)一銷毀，用印記錄由印章管理部門按檔案管理規(guī)定存檔。
9，公司在遇到仿冒本單位或項目部印章的情況時，公司印章管理部門要及時將有關情況通報法律管理部門，由法律管理部門按法律規(guī)定解決。基本做法如下：首先，及時向公安機關報案，追究仿冒人的法律責任;其次，在相關報紙上發(fā)布澄清聲明，及時知會潛在客戶;再次，及時通知仿冒合同的相對人，陳述相關事實，解除相關合同，如果相對人不予配合，要及時向當?shù)胤ㄔ荷暾�，通過法律途徑認定合同無效，解除相關合同。
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，公司印章管理的難度不斷加大，法律風險防范的責任更加重大。因此，公司必須將印章管理作為法律風險防控的重要內容加以謀劃，以印章管理制度為基礎，以印章管理業(yè)務流程為主線，以印章管理崗位法律風險承諾書為抓手，形成印章管理法律風險防控體系，只有這樣，才能保證公司的和諧穩(wěn)定健康持續(xù)發(fā)展。
[關于公司印章管理規(guī)定]
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