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職場充電要做到這三點
會務(wù)工作事項多、變化多、環(huán)節(jié)多，特別是大型會議，千頭萬緒、異常繁雜。如何做到心中有數(shù)、不出差錯？結(jié)合實踐中遇到的案例，我感到，辦會應(yīng)做到先行一步、多看一眼、深思一層。只有未雨綢繆，才能有效避免“敗筆”。
先行一步
某局召開工作匯報會，在主客雙方相互介紹的時候，發(fā)現(xiàn)席位牌出錯，把客方某位同志名字中的“俊”打成了“佼”。盡管這位同志并不在意，還開玩笑幫工作人員解了圍，但出現(xiàn)這樣的低級失誤，讓會務(wù)工作人員倍感尷尬。事后查找原因，發(fā)現(xiàn)是工作人員送給打字員的客方名單上，手寫的“俊”和“佼”比較相似，且會務(wù)工作人員在校對時思想上不夠重視，未逐字審核，特別是忽略了會場布置檢查環(huán)節(jié)，致使發(fā)生紕漏。
做好會務(wù)工作，要求我們務(wù)必先行一步。反思案例，如果會務(wù)工作人員提前到會場走一走、看一看，把席位安排、人員名單、會議材料等關(guān)鍵要素好好查一查、對一對，這樣的低級失誤是可以發(fā)現(xiàn)并避免的。若是召開大型會議，還有必要模擬會議召開情形，大到會場布置、議程安排、設(shè)施設(shè)備，小到會標(biāo)席卡、材料擺放、進場路線，都要一一檢查落實，對落實不到位或銜接不暢的，要及時發(fā)現(xiàn)、及時督促、及時整改，確保人員到位、責(zé)任到位。
多看一眼
某地召開電視電話會議，領(lǐng)導(dǎo)講話時忽然卡殼，會議臨時中斷。設(shè)備室的工作人員手足無措，信號傳輸正常、音響設(shè)備正常、燈光照明正�！雴討�(yīng)急措施都無從下手。迅速與主會場取得聯(lián)系后才知道，原來是領(lǐng)導(dǎo)修訂過的講話稿缺失了最后幾頁。事后查明，造成這一重大失誤的原因是工作人員打印講話稿時，因時間倉促，沒有發(fā)現(xiàn)打印機缺紙，打印后也未仔細翻閱一遍。一時的疏忽，給會議效果造成很大影響。
做好會務(wù)工作，要求我們務(wù)必多看一眼。反思案例，在日常工作中，打印頁數(shù)較多的材料時，時常會出現(xiàn)空白頁或打印不完整的情況。如果我們頭腦中始終繃緊了這根弦，即使時間倉促，也會靜下心來，再好好看一看。會議進行過程中，眼睛既要緊盯各項設(shè)備運轉(zhuǎn)情況，又要安排專人現(xiàn)場跟蹤會議進展，做好會場內(nèi)外銜接工作，確保應(yīng)變措施準(zhǔn)確有效，保障會議萬無一失。
深思一層
某系統(tǒng)舉辦全省運動會，離開幕還有一個小時，DVD播放機卻突發(fā)故障，無法播出音樂。工作人員急出一身冷汗：眼看開幕式已經(jīng)進入倒計時，音響師也聯(lián)系不上，怎么辦？按照應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)準(zhǔn)備兩套播放設(shè)備，若所租場地部門沒有，怎么辦？好在大家急中生智，馬上將工作人員分成兩組，一組繼續(xù)與場地音響管理部門聯(lián)系，一組奔赴附近居民樓，挨家挨戶去借播放機。后來正是從居民家里借到的兩臺播放機解了燃眉之急，避免了嚴(yán)重失誤。
做好會務(wù)工作，要求我們務(wù)必深思一層。反思案例，萬幸的是活動前工作人員對設(shè)備進行了再次檢查，及時發(fā)現(xiàn)了故障。設(shè)想，如果故障發(fā)生在儀式舉行的過程中，那就難以收場了。因此，我們在籌備大型會議活動前，應(yīng)多想一想可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，如設(shè)備故障、突然斷電、交通擁堵等，事先形成應(yīng)急方案，以免措手不及。會議結(jié)束后，應(yīng)及時召開小結(jié)會議，從會議分組討論、參會人員交流等情況中，總結(jié)有效做法，查找工作不足，形成改進措施，為下一次會務(wù)工作打好基礎(chǔ)。
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