體系文件管理制度（通用11篇）

　　在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，制度在生活中的使用越來(lái)越廣泛，制度具有使我們知道，應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公平的作用。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編幫大家整理的體系文件管理制度，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　體系文件管理制度 1

　　1.目的

　　建立文件與資料管理制度，規(guī)范質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷(xiāo)、替換、銷(xiāo)毀的管理，確保文件的有效性和適宜性。

　　2.依據(jù)

　　《中華人民共和國(guó)藥品管理法》及其實(shí)施條例、《藥品流通監(jiān)督管理辦法》、《藥品經(jīng)營(yíng)質(zhì)量管理規(guī)范（國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理總局令第13號(hào)）》及附錄。

　　3.適用范圍

　　本制度適用于公司質(zhì)量體系文件的起草、修訂、審核、批準(zhǔn)、分發(fā)、保管，以及修改、撤銷(xiāo)、替換、銷(xiāo)毀等。

　　4.職責(zé)

　　4.1質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)組織制訂質(zhì)量管理體系文件，并指導(dǎo)、監(jiān)督文件的執(zhí)行；

　　4.2文件使用部門(mén)、人員嚴(yán)格按本制度進(jìn)行文件的使用。

　　5.內(nèi)容

　　5.1公司質(zhì)量體系文件由質(zhì)量管理制度、部門(mén)及崗位職責(zé)、操作規(guī)程、進(jìn)貨評(píng)審、內(nèi)審等組成；

　　5.2編制質(zhì)量管理文件時(shí)遵循以下原則：

　　5.2.1合法性原則：質(zhì)量管理文件應(yīng)符合國(guó)家法律、法規(guī)以及部門(mén)規(guī)章和有關(guān)政策；

　　5.2.2實(shí)用性原則：與企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模、經(jīng)營(yíng)范圍、經(jīng)營(yíng)方式相適應(yīng)，與企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、人員崗位設(shè)置、設(shè)施設(shè)備、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的.設(shè)置相吻合，與企業(yè)經(jīng)營(yíng)和質(zhì)量控制的實(shí)際流程一致、實(shí)用；

　　5.2.3高效性原則：在合法及實(shí)用原則前提下，管理要求適當(dāng)高法定標(biāo)準(zhǔn)，采用先進(jìn)科學(xué)的管理辦法和手段，提高工作效率，推動(dòng)企業(yè)不斷改進(jìn)和提高；

　　5.2.4強(qiáng)制性原則：提供必要的人力、財(cái)力、物力和措施，有必要的獎(jiǎng)懲措施和辦法。

　　體系文件管理制度 2

　　一、體系文件的構(gòu)成及分類(lèi)

　　生產(chǎn)、研發(fā)

　　一級(jí)文件

　　二級(jí)文件

　　三級(jí)文件

　　四級(jí)文件

　　對(duì)物業(yè)管理企業(yè)而言，公司的管理體系，基本可由以下四個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成:質(zhì)量、環(huán)境管理體系;營(yíng)銷(xiāo)管理體系;人事行政管理體系;財(cái)務(wù)管理體系。其分別對(duì)應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn)、研發(fā);營(yíng)銷(xiāo);人事;財(cái)務(wù)五種基本職能。

　　文件體系分四個(gè)層次，管理手冊(cè)為一級(jí)文件，程序文件為二級(jí)文件，工作手冊(cè)為三級(jí)文件，企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為四級(jí)文件。

　　二、體系文件使用指南

　　質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件

　　我司提供的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件是將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的。通過(guò)認(rèn)證，符合iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè):iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標(biāo)準(zhǔn)，適用于各種行業(yè)、各種組織。因行業(yè)差別，企業(yè)、組織需根據(jù)自身特點(diǎn)，用行業(yè)的語(yǔ)言來(lái)理解、描述iso9001、iso14001標(biāo)準(zhǔn)條款的要求，從而產(chǎn)生了企業(yè)的《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》。本企業(yè)編制的《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》章節(jié)號(hào)和iso9001標(biāo)準(zhǔn)基本相同，通過(guò)把iso14001條款映射到iso9001結(jié)構(gòu)中，將其進(jìn)行整合。《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》是企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境體系的一級(jí)文件，通過(guò)閱讀《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》，可對(duì)物業(yè)管理行業(yè)的服務(wù)理念、組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)職權(quán)分配、資源配備、產(chǎn)品(服務(wù))實(shí)現(xiàn)過(guò)程、環(huán)保節(jié)能、監(jiān)測(cè)分析和改進(jìn)方法等有一個(gè)整體綜合的理解。

　　程序文件:《程序文件》對(duì)物業(yè)管理活動(dòng)中的重要過(guò)程、重要環(huán)境因素進(jìn)行了識(shí)別，并告訴每個(gè)過(guò)程應(yīng)做什么、什么時(shí)間做、什么地點(diǎn)做、由誰(shuí)來(lái)做、為什么要做，如何做，即所謂的5w1h。程序文件是質(zhì)量體系中的第二級(jí)文件。

　　接管入伙手冊(cè):本手冊(cè)和以下手冊(cè)均為質(zhì)量體系中的第三級(jí)文件，基本按專(zhuān)業(yè)進(jìn)行劃分。本手冊(cè)詳細(xì)地描述了房屋接管過(guò)程與業(yè)主入伙過(guò)程的5w1h(比程序文件要詳細(xì)得多)，并提供了部分工作標(biāo)準(zhǔn)、方法、流程及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)索引等。

　　工程管理手冊(cè):包含房屋修繕、業(yè)主裝修管理及設(shè)備管理三部分內(nèi)容。介紹了土建、設(shè)備、精裝修管理模式、制度及運(yùn)作程序。

　　支持《工程管理手冊(cè)》的文件有《房屋設(shè)備使用指南》、《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》、《紅旗設(shè)備檢評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》、《計(jì)量器具檢定方法》、《節(jié)能環(huán)保指南》五個(gè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(四級(jí)文件)�！斗课菰O(shè)備使用指南》描述主要(重要)房屋設(shè)備的操作方法、使用規(guī)程、經(jīng)濟(jì)性運(yùn)行措施等內(nèi)容，《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》為我司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，按三級(jí)保養(yǎng)詳細(xì)敘述保養(yǎng)內(nèi)容及應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)�！豆�(jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)。

　　清潔綠化手冊(cè):實(shí)施清潔綠化工作的管理手冊(cè)。包括清潔標(biāo)準(zhǔn)、綠化標(biāo)準(zhǔn)、清潔過(guò)程控制程序、綠化過(guò)程控制程序、清潔檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、綠化檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。

　　安全護(hù)衛(wèi)手冊(cè):由安全管理、消防管理、車(chē)輛管理三大部分構(gòu)成。其中物業(yè)管理安全護(hù)衛(wèi)全方位管理、消防管理中的人防管理、車(chē)輛管理中的轄區(qū)和車(chē)場(chǎng)管理。包括部分應(yīng)急情況的處理，如消防演習(xí)、緊急集合等方面。另對(duì)護(hù)衛(wèi)員的.職責(zé)、紀(jì)律、權(quán)限、著裝方面進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。

　　應(yīng)急手冊(cè):識(shí)別了物業(yè)管理活動(dòng)中可能出現(xiàn)的緊急情況、災(zāi)害、事故，并制定了預(yù)防、反應(yīng)措施及解決方案。

　　服務(wù)手冊(cè):廣義上講，物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進(jìn)行的全部活動(dòng)均稱(chēng)為服務(wù)，可分為公共服務(wù)、專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)和特約服務(wù)。本手冊(cè)中的服務(wù)是指除基礎(chǔ)性的公共服務(wù)外的專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)及社區(qū)文化活動(dòng)，客戶(hù)指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊(cè)是進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)服務(wù)、特約服務(wù)、家政服務(wù)、社區(qū)文化活動(dòng)及會(huì)所管理的指導(dǎo)性文件。

　　人事行政管理體系

　　行政管理手冊(cè):按照行政管理方法編制而成的，在公司內(nèi)部管理、資源提供和保障方面作到有文可依。包括行文規(guī)則、檔案管理、保密制度、印章管理、車(chē)輛管理、督辦辦法、公共關(guān)系、對(duì)外宣傳等。

　　人事手冊(cè):文件規(guī)定了公司對(duì)人力資源的需求、識(shí)別、招聘、評(píng)估、培訓(xùn)、考核、續(xù)約、解聘方面的制度。對(duì)員工待遇、福利、檔案方面的管理做出詳細(xì)說(shuō)明。

　　財(cái)務(wù)管理體系

　　財(cái)務(wù)管理手冊(cè):財(cái)務(wù)管理手冊(cè)是在嚴(yán)格按照國(guó)家財(cái)務(wù)管理制度的基礎(chǔ)上編制的適合行業(yè)、企業(yè)的手冊(cè)，包括財(cái)務(wù)人員職責(zé)、財(cái)務(wù)管理、核算體制、各類(lèi)費(fèi)用政府標(biāo)準(zhǔn)等。

　　營(yíng)銷(xiāo)管理體系

　　市場(chǎng)拓展手冊(cè):是企業(yè)開(kāi)拓市場(chǎng)的指導(dǎo)性文件。

　　體系文件管理制度 3

　　1、目的

　　運(yùn)用科學(xué)有效的管理方法，規(guī)范上海分公司、各管理處對(duì)質(zhì)量體系文件的控制，從而保證質(zhì)量體系的有效運(yùn)行。

　　2、適用范圍

　　適用于上海分公司、各管理處對(duì)質(zhì)量體系文件的建立、使用和保存等等。

　　3、職責(zé)

　　3.1管理部質(zhì)量主管負(fù)責(zé)所有質(zhì)量體系文件的控制。

　　3.2分公司內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由部門(mén)內(nèi)部人員編制;管理處內(nèi)部使用的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由相關(guān)人員編制。

　　3.3管理者分代表和相關(guān)主管人員負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的審核和日常督促改進(jìn)工作;管理者分代表和管理處主任審核管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件。

　　3.4分公司經(jīng)理負(fù)責(zé)分公司內(nèi)部和管理處內(nèi)部使用的質(zhì)量體系文件的批準(zhǔn)。

　　4、實(shí)施程序

　　4.1質(zhì)量體系文件的建立

　　4.1.1質(zhì)量手冊(cè)和程序文件。質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由總公司質(zhì)量部統(tǒng)一編制發(fā)放，分公司管理處不得涂改。

　　4.1.2管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)

　　4.1.2.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)由管理處各部門(mén)相關(guān)人員編寫(xiě)、排版、打印。

　　4.1.2.2相關(guān)部門(mén)主管需要對(duì)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)進(jìn)行會(huì)審，分管副總經(jīng)理負(fù)責(zé)復(fù)審，總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。

　　4.1.2.3質(zhì)量主管對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)及排版檢查，并辦理《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)審批單》。

　　a.編號(hào)方法為:

　　wi-sh(xxx)-xx-xxx

　　順序號(hào)

　　文件類(lèi)別號(hào)

　　上海分公司xxx管理處代碼

　　作業(yè)指導(dǎo)書(shū)代碼

　　文件類(lèi)別號(hào)有九類(lèi)，分別為:fa(物業(yè)管理方案)、zh(綜合管理)、gc(房屋、設(shè)施、設(shè)備)、ag(消防、安管、車(chē)輛管理)、hj(環(huán)境管理)、kh(客戶(hù)服務(wù)、

　　社區(qū)文化)、jy(經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理)、bm(部門(mén)工作指導(dǎo))、st(食堂)。

　　b.排版格式見(jiàn)總公司《體系文件控制程序》。

　　4.1.2.4對(duì)于分公司各個(gè)部門(mén)的編號(hào)劃分:33-01為綜合部，33-02為管理部，33-03為市場(chǎng)部，33-04為工程部，33-05為財(cái)務(wù)部，33-06為凱迪克大廈管理處。

　　4.1.3物業(yè)管理方案

　　4.1.3.1《物業(yè)管理方案》由各項(xiàng)目管理處負(fù)責(zé)編寫(xiě)。

　　4.1.3.2管理者分代表負(fù)責(zé)《物業(yè)管理方案》的審核，總經(jīng)理復(fù)審后報(bào)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　4.1.3.3質(zhì)量主管對(duì)《物業(yè)管理方案》進(jìn)行編號(hào)、排版和打印。

　　4.2質(zhì)量體系文件的修改

　　4.2.1在質(zhì)量體系文件的建立過(guò)程中，對(duì)審核和批準(zhǔn)不通過(guò)的.質(zhì)量體系文件要進(jìn)行修改或重新編寫(xiě)。

　　4.2.2對(duì)投入使用的質(zhì)量體系文件修改需經(jīng)過(guò)審批，審批權(quán)限參照文件建立審批權(quán)限。

　　4.2.3文件修改時(shí)，由提出人填寫(xiě)《體系文件修改申請(qǐng)單》，經(jīng)原文件審批人員審批后，由質(zhì)量主管將修改的內(nèi)容加到正式文件中。

　　4.2.4文件內(nèi)容修改后，對(duì)修改某頁(yè)要將修改狀態(tài)在《文件修改狀態(tài)頁(yè)》中注明。

　　4.2.5當(dāng)文件修改超過(guò)5次或修改內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)換版。

　　4.3質(zhì)量體系文件的使用

　　4.3.1作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的編制人員負(fù)責(zé)向文件執(zhí)行人員進(jìn)行文件解讀和培訓(xùn)，并對(duì)文件實(shí)施的情況進(jìn)行檢查，質(zhì)量主管負(fù)責(zé)建立《體系文件目錄》。

　　4.3.2所有質(zhì)量體系文件在使用中要保持版面清潔。

　　4.4質(zhì)量體系文件的發(fā)放

　　4.4.1質(zhì)量體系文件發(fā)放方式:質(zhì)量體系文件發(fā)放給相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)時(shí)，質(zhì)量主管先將質(zhì)量體系文件目錄發(fā)放給各部門(mén)主管，讓其自行選擇本部門(mén)需使用的文件，而后質(zhì)量主管將其選定的文件內(nèi)容復(fù)印發(fā)放給相關(guān)部門(mén)。

　　4.4.2質(zhì)量體系文件的發(fā)放需建立相應(yīng)的《受控文件發(fā)放記錄表》，由領(lǐng)用人簽名登記。

　　4.4.3除外來(lái)文件以外，發(fā)放到各部門(mén)的質(zhì)量體系文件需在文件每頁(yè)的右上方(表格除外)加蓋紅色受控文件章。

　　4.5質(zhì)量體系文件的借閱

　　4.5.1除公司領(lǐng)導(dǎo)外，其他人員借閱質(zhì)量體系文件均需經(jīng)過(guò)質(zhì)量主管的批準(zhǔn)，并填寫(xiě)《文件借閱登記表》。

　　4.5.2借出和歸還文件時(shí)，必須辦理清點(diǎn)手續(xù)，由質(zhì)量主管和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚。

　　4.5.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得對(duì)質(zhì)量體系文件進(jìn)行復(fù)制。

　　4.5.4文件如有丟失、損壞，需立即采取相應(yīng)措施，并追究當(dāng)事者責(zé)任。

　　4.6質(zhì)量體系文件的保存

　　4.6.1管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)保存一份原件，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)的電子文檔要做備份。

　　4.6.2質(zhì)量手冊(cè)、程序文件及管理處作業(yè)指導(dǎo)書(shū)原件存放于管理部文件架內(nèi)，應(yīng)排列整齊，以便查找。發(fā)放到各部門(mén)的質(zhì)量體系文件由各部門(mén)自行保存，不得遺失。

　　4.6.3文件存放應(yīng)做到防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵。

　　4.6.4作廢的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件要交還總公司質(zhì)量部，不得自行銷(xiāo)毀。

　　4.6.5分公司、各管理處的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)因不適用或因其它原因作廢的，可直接銷(xiāo)毀，

　　但須保存一份加蓋作廢章的作廢文件原件。對(duì)作廢文件保存2年后可銷(xiāo)毀，并建立《作廢文件保存清單》。

　　5、質(zhì)量要求

　　所有質(zhì)量體系文件都必須按照《體系文件控制程序》的規(guī)定進(jìn)行管理。管理處的作業(yè)指導(dǎo)書(shū)還需按照本文件的規(guī)定進(jìn)行控制。

　　6、監(jiān)督檢查

　　總經(jīng)理負(fù)責(zé)按照《體系文件控制程序》和本文件的要求對(duì)質(zhì)量體系文件的控制進(jìn)行監(jiān)督和檢查。

　　7、改進(jìn)分析

　　本文件的使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)不適用的應(yīng)及時(shí)修改，以保證質(zhì)量體系文件控制的有效性。

　　8、記錄、標(biāo)識(shí)

　　8.1《作業(yè)指導(dǎo)書(shū)審批單》

　　8.2《文件借閱登記表》

　　8.3《受控文件發(fā)放記錄表》

　　8.4《作廢文件保存清單》

　　8.5《文件修改狀態(tài)頁(yè)》

　　8.6《體系文件目錄》

　　8.7《體系文件修改申請(qǐng)單》

　　體系文件管理制度 4

　　1.編訂依據(jù)

　　本公司為了規(guī)范化質(zhì)量流程，提升任務(wù)運(yùn)營(yíng)流轉(zhuǎn)效率，以對(duì)接國(guó)際化質(zhì)量管理為努力方向，為完善內(nèi)部質(zhì)量追溯管理，特編制此制度。

　　2.適用范圍

　　本制度適用于公司內(nèi)部記錄和內(nèi)外部發(fā)放文件的管理，是對(duì)公司記錄和文件編號(hào)的詮釋文件，適用于本公司現(xiàn)涉及的所有記錄和文件。

　　3.責(zé)任部門(mén)

　　本制度的編訂和修訂部門(mén)為公司ISO體系部。

　　4.制度細(xì)則

　　4.1記錄編號(hào)規(guī)定

　　4.1.1公司記錄分為內(nèi)部記錄和外來(lái)記錄。

　　4.1.2內(nèi)部記錄的設(shè)定格式為：

　　QR+XX+XX+X/X

　　記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號(hào)+版本號(hào)

　　4.1.3外來(lái)記錄的設(shè)定格式為：

　�。╓L）QR+XX+XX

　　外來(lái)記錄縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+記錄編號(hào)

　　4.2公司文件編號(hào)規(guī)定

　　4.2.1公司文件分為內(nèi)部文件和外部文件。內(nèi)部文件可以有：

　�。�1）標(biāo)準(zhǔn)操作指導(dǎo)書(shū)：SOP

　�。�2）標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)：SIP

　�。�3）標(biāo)準(zhǔn)管理程序：SMP

　　4.2.2質(zhì)量手冊(cè)的編寫(xiě)格式為：

　　TXJY+QM+X/X

　　公司簡(jiǎn)稱(chēng)+質(zhì)量手冊(cè)縮寫(xiě)+手冊(cè)版本號(hào)

　　4.2.3程序文件的設(shè)定格式為：

　　TXJY+QP+XX+X/X

　　公司簡(jiǎn)稱(chēng)+程序文件縮寫(xiě)+文件編號(hào)+版本號(hào)

　　4.2.4操作/檢驗(yàn)規(guī)程、管理程序的設(shè)定格式為：

　　SOP/SMP/SIP+XX+XX+X/X

　　文件類(lèi)別+文件所屬部門(mén)+文件編號(hào)+版本號(hào)

　　4.2.5外來(lái)文件的`設(shè)定格式為：

　　WL+XX+XX

　　外來(lái)文件縮寫(xiě)+隸屬部門(mén)+部門(mén)內(nèi)部編號(hào)

　　4.3部門(mén)編號(hào)的規(guī)定

　　4.3.1各部門(mén)的編號(hào)以組織機(jī)構(gòu)圖中的部門(mén)名稱(chēng)為標(biāo)準(zhǔn)，如：

　　行政部AD、人力資源部HR、質(zhì)量部QM、市場(chǎng)部MD、銷(xiāo)售部SD、售后服務(wù)部AS、商務(wù)部MC、采購(gòu)部PD、倉(cāng)庫(kù)WD。

　　4.4文件編寫(xiě)格式的確認(rèn)

　　4.4.1本公司所有文件和記錄分為標(biāo)題和正文。

　　4.4.1.1公司文件和記錄的標(biāo)題抬頭采用仿宋字體三號(hào)，以保證字體標(biāo)頭清晰醒目。表格寬度設(shè)定為15厘米，表格內(nèi)容采用單元格對(duì)齊方式為中心對(duì)齊，行間距設(shè)置為單倍行距，段前首行縮進(jìn)2字符，段前段后間距設(shè)置為0，同時(shí)設(shè)定為自動(dòng)調(diào)整中文與數(shù)字的間距。

　　4.4.1.2文件內(nèi)容中的一級(jí)標(biāo)題及二級(jí)標(biāo)題采用統(tǒng)一字號(hào)，文字方向?yàn)閺淖笙蛴�，文字�?duì)齊方式為左對(duì)齊，字體為宋體（標(biāo)題）四號(hào)，編號(hào)方式為多級(jí)遞進(jìn)的編號(hào)方式。

　　4.4.1.3公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號(hào)，行間距設(shè)置為單倍行距，段前段后間距設(shè)置為0，頁(yè)面布局設(shè)定為上下頁(yè)間距2.54厘米，左右設(shè)定為3.18厘米。正文中的數(shù)字與序號(hào)全部使用阿拉伯?dāng)?shù)字，章節(jié)序號(hào)后空一格編寫(xiě)內(nèi)容以保證美觀。對(duì)于正文中出現(xiàn)的部門(mén)、規(guī)章制度、法律法規(guī)應(yīng)名稱(chēng)完整，不得使用簡(jiǎn)稱(chēng)。正文編寫(xiě)完成后，應(yīng)通讀流暢，對(duì)于應(yīng)進(jìn)行斷句的內(nèi)容使用中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)進(jìn)行斷句。

　　4.5文件的發(fā)放和管理

　　4.5.1文件發(fā)行

　　4.5.1.1公司所有現(xiàn)行文件，如：操作規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程、崗位操作說(shuō)明書(shū)等。文件全部由體系部進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放，并對(duì)發(fā)放的文件記入《文件發(fā)放管理臺(tái)賬》，在臺(tái)賬中記清發(fā)放文件數(shù)量，并由簽收人當(dāng)面進(jìn)行簽收。

　　4.5.2文件補(bǔ)發(fā)

　　4.5.2.1文件簽收人應(yīng)對(duì)發(fā)放的文件妥善保存，如因文件保存不當(dāng)，不慎丟失，請(qǐng)?zhí)顚?xiě)《文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表》并交于體系部留檔，當(dāng)體系部收到文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)后，將于三內(nèi)日將補(bǔ)發(fā)的文件交于申請(qǐng)部門(mén)。

　　4.5.3文件更換

　　4.5.3.1本公司所執(zhí)行文件如有更新、替換情況發(fā)生，將由體系部發(fā)送郵件至相應(yīng)文件隸屬部門(mén)，通知并予以更換，更換的文件將計(jì)入《文件更新?lián)Q版臺(tái)賬》。請(qǐng)各文件執(zhí)行部門(mén)注意，換版的文件的版本號(hào)將有所發(fā)生變化，如：原文件版本號(hào)為A/0，那么修改后的版本號(hào)則為A/1，如發(fā)生換版，則版本號(hào)變化為B/0。

　　4.5.4文件受控

　　4.5.4.1下發(fā)文件應(yīng)加蓋體系部的文件受控章，由部門(mén)編制的文件應(yīng)統(tǒng)一交由體系部進(jìn)行文件格式的確認(rèn)審核，審核后的文件下發(fā)至員工手中應(yīng)具有受控章，無(wú)受控章的為無(wú)效文件。

　　4.5.5文件編號(hào)

　　4.5.5.1由各部門(mén)編號(hào)的文件應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)格式，部門(mén)內(nèi)編制的文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行梳理，文件編號(hào)不得重復(fù)。如部門(mén)文件編號(hào)在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)重復(fù)應(yīng)及時(shí)上報(bào)體系部進(jìn)行核對(duì)并處理。

　　體系文件管理制度 5

　　1.目的

　　對(duì)管轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行監(jiān)控，確保人身財(cái)產(chǎn)安全，杜絕事故發(fā)生。

　　2.范圍

　　適用于公司各部門(mén)。

　　3.職責(zé)

　　3.1公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人負(fù)責(zé)所轄區(qū)域內(nèi)的危險(xiǎn)作業(yè)的審批。

　　3.2相關(guān)主管(主辦)具體負(fù)責(zé)危險(xiǎn)作業(yè)的指揮監(jiān)督和落實(shí)。

　　3.3現(xiàn)場(chǎng)安全員進(jìn)行監(jiān)護(hù)。

　　4.方法和過(guò)程控制

　　4.1本文件所稱(chēng)的危險(xiǎn)作業(yè)是指在小區(qū)范圍內(nèi)進(jìn)行的'高空作業(yè)、物品吊裝、大件物品(超長(zhǎng)、超寬、超高等)搬運(yùn)、濕滑場(chǎng)地作業(yè)、非水平場(chǎng)地作業(yè)以及重物搬運(yùn)等操作。

　　4.2所有在管轄區(qū)域內(nèi)公共場(chǎng)所進(jìn)行的危險(xiǎn)作業(yè)必須事先報(bào)公司總經(jīng)理或相關(guān)授權(quán)人審批，批準(zhǔn)后指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)作業(yè)指揮、監(jiān)護(hù)后方可進(jìn)行。

　　4.3需要隔夜施工、對(duì)顧客出行造成不便或?qū)π�區(qū)有較大影響的危險(xiǎn)作業(yè)必須至少提前一天發(fā)布有關(guān)通知，以便顧客提前準(zhǔn)備。

　　4.4安全員在對(duì)危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行指揮、監(jiān)控時(shí)應(yīng)首先注意自身安全。

　　4.5在危險(xiǎn)作業(yè)進(jìn)行前，安全員應(yīng)對(duì)施工人員交代安全第一、預(yù)防為主的方針。

　　4.6危險(xiǎn)作業(yè)的施工現(xiàn)場(chǎng)必須用警戒帶圈出警戒區(qū)，并在明顯位置放置如高空作業(yè)，請(qǐng)勿靠近等字樣的標(biāo)識(shí)。

　　4.7安全員必須維護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)秩序，阻止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入施工區(qū)域。

　　4.8對(duì)于3米以上的高空作業(yè)，應(yīng)至少設(shè)一名安全監(jiān)護(hù)員進(jìn)行監(jiān)控。

　　4.9對(duì)車(chē)輛、人行通道上方的高空作業(yè)，必須在通道兩端放置警示標(biāo)識(shí)，盡可能將通道臨時(shí)封閉，指揮車(chē)輛行人繞行。

　　4.10在危險(xiǎn)作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)附近停放有車(chē)輛或其他重要設(shè)施時(shí)，應(yīng)盡可能移走，確實(shí)無(wú)法移走時(shí)，應(yīng)采取保護(hù)措施，避免造成不必要損失。

　　4.11安全員應(yīng)監(jiān)督高空作業(yè)人員是否系安全帶、掛安全鉤、戴安全帽、穿膠鞋。

　　4.12安全員應(yīng)監(jiān)督作業(yè)人員不可將吊繩、電纜等工作回線纏在身上。

　　4.13高空作業(yè)、吊裝以及需四人以上的搬運(yùn)重物，須設(shè)專(zhuān)人指揮。

　　4.14對(duì)過(guò)重的物品搬運(yùn)應(yīng)使用機(jī)械設(shè)備，防止對(duì)員工造成潛在的傷害。

　　4.15危險(xiǎn)作業(yè)完畢后，負(fù)責(zé)監(jiān)護(hù)的安全員應(yīng)督促施工人員及時(shí)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行清理，撤回警戒帶和標(biāo)識(shí)，并向?qū)徟�人匯報(bào)工作結(jié)果。

　　5.支持性文件

　　jsnhwy7.0-12《安全管理程序》

　　jsnhwy7.0-12-05《突發(fā)性緊急事件現(xiàn)場(chǎng)處理辦法》

　　6.質(zhì)量記錄和表格

　　《安全員巡查記錄表》

　　《緊急事件處理記錄表》

　　體系文件管理制度 6

　　1.目的

　　防止在服務(wù)過(guò)程中因公用設(shè)施和服務(wù)過(guò)程無(wú)標(biāo)識(shí)或標(biāo)識(shí)不當(dāng)導(dǎo)致各類(lèi)不合格的發(fā)生。

　　2.適用范圍

　　適用于公司各部門(mén)的日常工作。

　　3.職責(zé)

　　3.1總經(jīng)理或授權(quán)人負(fù)責(zé)公用設(shè)施、倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物資、重要、危險(xiǎn)部位及其他服務(wù)過(guò)程標(biāo)識(shí)的監(jiān)察。

　　3.2部門(mén)主管和崗位責(zé)任人負(fù)責(zé)標(biāo)識(shí)的安裝和檢查。

　　4.方法和過(guò)程控制

　　4.1公用設(shè)施的標(biāo)識(shí)

　　4.1.1機(jī)電設(shè)備按各設(shè)備名稱(chēng)、設(shè)備責(zé)任人標(biāo)識(shí)，標(biāo)識(shí)牌掛(貼)在設(shè)備顯眼部位。

　　4.1.2消防通道出入口、消防設(shè)施處設(shè)置相應(yīng)消防標(biāo)識(shí)。

　　4.1.3配電室、水泵房、泳池機(jī)房、監(jiān)控中心、倉(cāng)庫(kù)、辦公室、公共衛(wèi)生間等部位在出入口上方或門(mén)上貼上有部門(mén)名稱(chēng)的標(biāo)識(shí)。

　　4.1.4所有設(shè)備間出入門(mén)上應(yīng)有機(jī)房重地，非請(qǐng)勿進(jìn)的標(biāo)識(shí)。

　　4.1.5所有閥門(mén)上應(yīng)作上標(biāo)識(shí)以確認(rèn)閥門(mén)開(kāi)閉狀態(tài)。

　　4.1.6倉(cāng)庫(kù)內(nèi)的物資名稱(chēng)和用途需掛貼于貨架或物資上，并在庫(kù)房門(mén)上貼嚴(yán)禁煙火的告示牌。

　　4.1.7樓層的標(biāo)識(shí)貼于本樓層的.顯著位置。

　　4.1.8在進(jìn)天臺(tái)的通道上應(yīng)有天臺(tái)重地，非請(qǐng)勿進(jìn)的標(biāo)識(shí)。

　　4.1.9變壓器和高壓環(huán)網(wǎng)柜上掛高壓危險(xiǎn)，請(qǐng)勿靠近告示牌。

　　4.1.10游泳池必須標(biāo)明水的深度。

　　4.1.11天臺(tái)顯眼部位應(yīng)掛貼高空拋物，手下留人等字樣的警示牌。

　　4.2服務(wù)過(guò)程的標(biāo)識(shí)

　　4.2.1高空作業(yè)時(shí)，在危險(xiǎn)區(qū)域周邊用警戒帶圈出警戒區(qū)域，對(duì)區(qū)域內(nèi)的財(cái)產(chǎn)要做好防護(hù)措施，并放置有危險(xiǎn)勿進(jìn)，高空作業(yè)，注意安全等字樣的告示牌。

　　4.2.2配電設(shè)備維修時(shí)，必須在開(kāi)關(guān)上掛有人工作，禁止合閘的告示牌。

　　4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時(shí)，應(yīng)在顯眼部位放置小心地滑的告示牌。

　　4.2.4在公共場(chǎng)所刷油漆時(shí)，如果油漆未干而現(xiàn)場(chǎng)又無(wú)工作人員時(shí)，應(yīng)在顯眼位置放置油漆未干告示牌。

　　4.2.5泳池、兒童娛樂(lè)設(shè)施、會(huì)所等設(shè)施暫停開(kāi)放期間，在顯眼部位掛放暫停使用告示牌，清潔時(shí)掛放清潔中字樣的標(biāo)識(shí)。

　　4.2.6維修公共衛(wèi)生間設(shè)施時(shí)，應(yīng)放置維修中或停用字樣的告示牌。

　　4.2.7樓內(nèi)保潔員在進(jìn)行樓梯道、樓層保潔工作時(shí)，應(yīng)在單元防盜門(mén)或明顯位置懸掛此區(qū)域在清潔中字樣的標(biāo)識(shí)。

　　4.2.8對(duì)于其他有追溯性要求的服務(wù)過(guò)程(如一些清潔、保安、設(shè)備維護(hù)服務(wù))標(biāo)識(shí)，應(yīng)通過(guò)制定明確的服務(wù)規(guī)范和做好質(zhì)量記錄予以實(shí)現(xiàn)。

　　4.3標(biāo)識(shí)的管理

　　4.3.1各部門(mén)自行制作的標(biāo)識(shí)，必須嚴(yán)格參照公司ci手冊(cè)標(biāo)識(shí)所規(guī)范的樣式，所有ci手冊(cè)所規(guī)范的標(biāo)識(shí)，部門(mén)必須嚴(yán)格執(zhí)行。

　　4.3.2各部門(mén)如需設(shè)置中英文對(duì)照標(biāo)識(shí)，需將中文及譯文內(nèi)容報(bào)品質(zhì)主管審批。

　　4.3.3如發(fā)現(xiàn)標(biāo)識(shí)已經(jīng)被污染、涂抹、撕毀、破損或已失去標(biāo)識(shí)意義，應(yīng)及時(shí)更換、替補(bǔ)或撤消。

　　4.3.4當(dāng)設(shè)置標(biāo)識(shí)的位置需要更改或撤銷(xiāo)標(biāo)識(shí)時(shí)，必須經(jīng)總經(jīng)理或授權(quán)品質(zhì)主管同意后方可執(zhí)行。

　　5.相關(guān)文件

　　《ci標(biāo)識(shí)手冊(cè)》

　　體系文件管理制度 7

　　1.目的

　　及時(shí)糾正在服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的不合格，防止不合格服務(wù)的再發(fā)生，識(shí)別潛在的不合格原因，防止?jié)撛诓缓细穹��?wù)的產(chǎn)生，實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)，為顧客提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

　　2.適用范圍

　　適用于公司所有糾正預(yù)防措施活動(dòng)的實(shí)施。

　　3.職責(zé)

　　3.1管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督、協(xié)調(diào)改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。

　　3.2質(zhì)主管負(fù)責(zé)在公司質(zhì)量體系(活動(dòng))出現(xiàn)或存在潛在的質(zhì)量問(wèn)題時(shí)發(fā)出相應(yīng)的'通知，并跟進(jìn)驗(yàn)證實(shí)施效果。

　　3.3部門(mén)相關(guān)主管負(fù)責(zé)落實(shí)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施。

　　3.4產(chǎn)生不合格服務(wù)的部門(mén)主辦以上管理人員負(fù)責(zé)組織調(diào)查產(chǎn)生不合格的原因，制定糾正措施。

　　3.5公司所有員工都有提出和實(shí)施糾正預(yù)防措施的責(zé)任。

　　4.方法和過(guò)程控制

　　4.1糾正措施

　　4.1.1對(duì)公司所有活動(dòng)中存在的不合格進(jìn)行分析，確定不合格原因，采取糾正措施予以改善，消除不合格并防止其再次發(fā)生。

　　4.1.2對(duì)以下信息采用統(tǒng)計(jì)技術(shù)或試驗(yàn)的方法進(jìn)行識(shí)別，對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行確定。

　　a.顧客的投訴(建議)

　　b.緊急事件及重大質(zhì)量事故

　　c.品質(zhì)主管對(duì)各部門(mén)日常工作的檢查和建議

　　d.對(duì)分承包服務(wù)的評(píng)估

　　e.顧客滿(mǎn)意度調(diào)查的輸出

　　f.內(nèi)、外審報(bào)告

　　g.管理評(píng)審的各項(xiàng)輸出

　　h.其他不符合公司質(zhì)量方針、目標(biāo)及質(zhì)量體系要求的情況

　　4.1.3對(duì)于情況f，審核小組按《內(nèi)部質(zhì)量審核程序》的要求執(zhí)行。

　　4.1.4對(duì)于情況d，品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》，交責(zé)任部門(mén)通知分承包方，要求分承包方對(duì)原因進(jìn)行分析，提出糾正措施反饋;品質(zhì)主管對(duì)其措施審核后由責(zé)任部門(mén)跟進(jìn)落實(shí)情況，相關(guān)結(jié)果在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上進(jìn)行記錄，并簽名確認(rèn)，該表品質(zhì)主管和責(zé)任部門(mén)各存一份。

　　4.1.5對(duì)于情況g，由管理者代表負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。

　　4.1.6對(duì)于其他不合格，品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》，對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行描述后發(fā)往責(zé)任部門(mén)，責(zé)任部門(mén)對(duì)不合格事實(shí)進(jìn)行確認(rèn)后填寫(xiě)原因分析項(xiàng)目，制定糾正措施并實(shí)施，品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)糾正措施進(jìn)行評(píng)估并跟蹤驗(yàn)證實(shí)施效果，表格品質(zhì)主管和責(zé)任部門(mén)各留存一份。

　　4.1.7對(duì)日常工作中出現(xiàn)的不合格，按《不合格服務(wù)處理程序》和《顧客投訴(建議)處理程序》進(jìn)行處理。

　　4.1.8因質(zhì)量體系或服務(wù)規(guī)范引起的不合格，由品質(zhì)主管組織相關(guān)人員進(jìn)行論證，提出修改意見(jiàn)，呈交總經(jīng)理或管理者代表審批后修改下發(fā)，并保存與此有關(guān)的文件和記錄。

　　4.1.9因員工素質(zhì)引起的不合格，由人事行政主管會(huì)同責(zé)任部門(mén)主管采取人事調(diào)整、處罰或加強(qiáng)員工培訓(xùn)等措施，總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。

　　4.1.10因服務(wù)設(shè)備或設(shè)施引起的不合格，采取的糾正措施包括增加或更換設(shè)備設(shè)施、重新選擇分承包方、內(nèi)部調(diào)配及進(jìn)行合理技術(shù)改造等，由總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督實(shí)施。

　　4.1.11對(duì)出現(xiàn)的嚴(yán)重或具有代表性的不合格，由品質(zhì)主管根據(jù)總經(jīng)理意見(jiàn)組織有關(guān)部門(mén)開(kāi)展專(zhuān)題討論，對(duì)質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行綜合分析，指定措施并組織實(shí)施，并總經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督。

　　4.2預(yù)防措施

　　4.2.1對(duì)公司所有活動(dòng)中潛在的不合格進(jìn)行識(shí)別，分析其原因并采取相應(yīng)預(yù)防措施，以防止不合格的發(fā)生。

　　4.2.2對(duì)以下信息進(jìn)行分析，識(shí)別潛在不合格

　　a.日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題

　　b.品質(zhì)主管對(duì)日常工作的檢查和有關(guān)建議

　　c.顧客滿(mǎn)意度調(diào)查結(jié)果

　　d.以往管理評(píng)審的情況

　　e.以往預(yù)防和糾正措施的實(shí)施情況

　　f.內(nèi)、外審結(jié)果

　　4.2.3各部門(mén)應(yīng)根據(jù)日常工作中反映出來(lái)的問(wèn)題識(shí)別潛在不合格，并根據(jù)其影響制定預(yù)防措施。

　　4.2.4各部門(mén)未能識(shí)別的潛在不合格，根據(jù)潛在問(wèn)題的影響程度，由品質(zhì)主管召集相關(guān)部門(mén)講明原因，制定預(yù)防措施，同時(shí)指定責(zé)任部門(mén)。品質(zhì)主管填寫(xiě)《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》的潛在不合格事實(shí)欄，責(zé)任部門(mén)分析原因后制定預(yù)防措施并付諸實(shí)施，品質(zhì)主管負(fù)責(zé)跟蹤并驗(yàn)證實(shí)施效果，同時(shí)對(duì)有效性進(jìn)行評(píng)審。在《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》上簽字確認(rèn)，表格品質(zhì)主管與責(zé)任部門(mén)各留存一份。

　　4.2.5品質(zhì)主管負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)所采取的預(yù)防措施、實(shí)施過(guò)程和結(jié)果予以記錄，整理后提交管理評(píng)審。

　　4.3在改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施的實(shí)施過(guò)程中，管理者代表負(fù)責(zé)配置必要的資源，協(xié)助分析原因和確定責(zé)任部門(mén)，并監(jiān)督措施實(shí)施過(guò)程。

　　4.4由改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施引起的對(duì)體系文件的任何更改，按《質(zhì)量體系文件管理辦法》執(zhí)行。

　　5.質(zhì)量記錄和表格

　　jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預(yù)防措施實(shí)施記錄表》

　　體系文件管理制度 8

　　1、目的與適用范圍

　　為了確保在質(zhì)量體系運(yùn)行中的各個(gè)場(chǎng)所使用的文件是有效版本，特制定本制度。

　　本制度適用于《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》的更改，發(fā)放和回收的管理。

　　2、管理要求

　　2.1全質(zhì)辦是《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》的.歸口管理部門(mén)。

　　2.2《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》在貫徹實(shí)施過(guò)程中若發(fā)現(xiàn)差距或不符合實(shí)際情況時(shí)，各職能部門(mén)要以書(shū)面形式反饋全質(zhì)辦，全質(zhì)辦向管理者代表提出更改報(bào)告，填寫(xiě)文件更改通知單，經(jīng)管理者代表報(bào)準(zhǔn)后進(jìn)行更改、控版和回收。

　　2.3全質(zhì)辦指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》按規(guī)定范圍進(jìn)行發(fā)放、更改和因收，對(duì)其使用和保管進(jìn)行監(jiān)控。

　　2.4全質(zhì)辦受管理者代表委托解釋《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》的有關(guān)內(nèi)容。

　　2.5技術(shù)科負(fù)責(zé)對(duì)《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化審查。

　　2.6《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》持有者要保證其有固定的存放位置，以便在任何情況下都能對(duì)其進(jìn)行更改、回收等。

　　2.7《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》持有者要妥善保管，不得丟失，不準(zhǔn)外借，更不準(zhǔn)私自提供他人轉(zhuǎn)抄或復(fù)印，若發(fā)現(xiàn)類(lèi)似問(wèn)題，應(yīng)予以追究責(zé)任。

　　體系文件管理制度 9

　　1、學(xué)校各類(lèi)文件旨在學(xué)校內(nèi)部統(tǒng)一意見(jiàn)，發(fā)布通知、決定和溝通信息，向上級(jí)部門(mén)請(qǐng)示、報(bào)告重要事項(xiàng)等。

　　2、欲發(fā)文有關(guān)處室應(yīng)先起草文件草稿，起草完畢后交學(xué)校辦公室。

　　3、辦公室負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真細(xì)致地做好文件草稿的核稿工作，再根據(jù)文件內(nèi)容填制統(tǒng)一格式的`文件簽發(fā)單，并將文件按學(xué)校統(tǒng)一規(guī)定編號(hào)、登記，之后提交校長(zhǎng)簽發(fā)。

　　4、辦公室應(yīng)建立學(xué)校發(fā)文登記簿，詳細(xì)地、分門(mén)別類(lèi)地登記文件的具體信息（如文件名、文件編號(hào)、發(fā)文日期及主送、抄送、抄報(bào)單位等）。學(xué)校任何發(fā)文都必須登記在冊(cè)，該登記簿作為歸檔資料應(yīng)妥善保存不得遺失，并于下一年度初移交學(xué)校檔案室歸檔。

　　5、文件簽發(fā)或會(huì)簽完畢交付打印室打印，文件稿的首頁(yè)需用統(tǒng)一的格式（學(xué)校紅頭文件紙）。

　　6、文件打印完畢后加蓋學(xué)校公章。對(duì)于學(xué)校內(nèi)部發(fā)文，可以采用內(nèi)部電子郵件系統(tǒng)，將文件分別發(fā)送至學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各處室，并作好相關(guān)的發(fā)送記錄，作為檔案保存。

　　7、對(duì)每一號(hào)文件辦公室須將文件原稿、文件簽發(fā)單、兩份文件原件及文件發(fā)送記錄，按照文件編號(hào)順序完整保存并定期整理（一學(xué)年）。

　　8、學(xué)校辦公室及學(xué)校打印室工作人員有對(duì)學(xué)校有關(guān)文件保密的義務(wù)和職責(zé)。

　　體系文件管理制度 10

　　為規(guī)范文件傳閱程序，充分發(fā)揮文件指導(dǎo)基建與后勤管理工作功能，切實(shí)提高工作人員政策水平，特制定本制度。

　　一、本部門(mén)收到各類(lèi)文件后，由收發(fā)人員進(jìn)行分類(lèi)登記，處長(zhǎng)根據(jù)文件精神及內(nèi)容，提出擬辦意見(jiàn)。

　　二、文件由處長(zhǎng)處理并提出批閱意見(jiàn)后，送主管副處長(zhǎng)和相關(guān)工作人員傳閱。

　　三、領(lǐng)導(dǎo)對(duì)傳閱件有批示意見(jiàn)的，要按領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)及時(shí)辦理，不得拖延。

　　四、傳閱文件不得漏傳、誤傳、延誤或擴(kuò)大傳閱范圍，不得自行翻印，不得擅自借給非本部門(mén)人員或抽出、帶走自己保存。

　　五、文件傳閱的時(shí)間，一般不得超過(guò)二天，閱辦后退回辦公室歸檔。

　　六、需要借閱文件的，須向辦公室辦理借閱登記手續(xù)，并認(rèn)真妥善保存，用后及時(shí)歸還。丟失追究責(zé)任。

　　七、閱文后須簽字，閱件人在文件上的`批示或簽字應(yīng)用鋼筆，不要用鉛筆、圓珠筆或紅色、純藍(lán)色墨水筆批簽，并注意不過(guò)裝訂線，以便存檔。

　　八、做好文件的清退工作，每日查對(duì)，每月清點(diǎn)，年終清查，發(fā)現(xiàn)缺少及時(shí)查找。

　　體系文件管理制度 11

　　酒店文件管理制度是確保酒店日常運(yùn)營(yíng)有序進(jìn)行的重要組成部分，它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、檢索、更新和銷(xiāo)毀等多個(gè)環(huán)節(jié)。這一制度旨在規(guī)范文件管理流程，提高工作效率，保障信息安全，同時(shí)也為決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。

　　內(nèi)容概述：

　　1.文件分類(lèi)與編碼：明確各類(lèi)文件的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，如財(cái)務(wù)文件、人事文件、運(yùn)營(yíng)文件等，并為每類(lèi)文件設(shè)定獨(dú)特的編碼，方便查找。

　　2.文件制作與審批：規(guī)定文件的起草、審閱、批準(zhǔn)和簽發(fā)流程，確保文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性與合法性。

　　3.文件存檔與保管：設(shè)定文件的保存期限，選擇合適的物理或電子存儲(chǔ)方式，確保文件的安全和完整性。

　　4.文件使用與借閱：建立文件的使用權(quán)限，規(guī)范借閱流程，防止信息泄露。

　　5.文件更新與廢棄：規(guī)定文件修訂、替換和廢棄的.程序，保持信息的時(shí)效性。

　　6.保密制度：對(duì)于敏感信息，制定嚴(yán)格的保密措施，保護(hù)酒店商業(yè)機(jī)密。

　　7.訓(xùn)練與監(jiān)督：定期對(duì)員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，強(qiáng)化合規(guī)意識(shí)，同時(shí)設(shè)置監(jiān)督機(jī)制，確保制度執(zhí)行。

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