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項目文檔管理辦法
一、總則
�。ㄒ唬榱思訌�(qiáng)項目檔案的管理工作，維護(hù)項目檔案的完整和安全，進(jìn)一步規(guī)范項目檔案日常管理流程，制定本辦法。
�。ǘ╉椖繖n案是指在項目進(jìn)展的整個過程中產(chǎn)生的包括非電子文件、文本文件、聲音文件、圖形文件、多媒體文件等項目有關(guān)的文件資料。
�。ㄈ╉椖繖n案管理工作由檔案管理人員負(fù)責(zé)，其主要職責(zé)是收集、整理、歸檔項目資料，并定期向項目經(jīng)理匯報檔案管理情況。
�。ㄋ模╉椖恐械姆请娮游募跉w檔的同時，原則上可以轉(zhuǎn)換成電子文件的需備份電子版，在內(nèi)容、相關(guān)說明和描述上保持一致。
（五）項目組成員在工作中形成的具有參考價值的文件、材料由個人或項目經(jīng)理整理后報文檔管理人員存檔。所有人員都有承擔(dān)按時提交文檔的義務(wù)和職責(zé)。
�。╉椖繖n案分為項目管理文件、技術(shù)文件、商務(wù)文件，各類的收集范圍見附表。
�。ㄆ撸┙n案索引目錄，便于文件拷貝和查看。
二、文件收集
（一）收集范圍：
非電子文件、文本文件、影音文件、圖形文件、多媒體文件等項目進(jìn)展過程中的所有文件。
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1、記錄了重要文件的主要修改過程，有參考價值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時，由檔案管理員進(jìn)行電子文件的轉(zhuǎn)換工作。
2、保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。
3、在“無紙化”計算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。
4、用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式和屬性。
三、文件歸檔
�。ㄒ唬w檔時間：
項目管理文件和商務(wù)文件一周歸檔一次。技術(shù)文件兩周歸檔一次。特殊情況，根據(jù)項目需要調(diào)整歸檔時間。
（二）歸檔要求：
1、有效性和完整性鑒定。歸檔前由檔案管理人員對文件的有效性和完整性進(jìn)行鑒定，查看文件是否破損、內(nèi)容是否完整。
2、文件分類。歸檔前對電子文件進(jìn)行分類，有必要時對文件重新命名，參考附表歸納到所屬類別。
3、紙質(zhì)文件按照類別歸檔，以標(biāo)簽形式注明類別，及時鎖入安全柜中。
4、文件分類后按照檔案索引目錄存入相應(yīng)的文件夾。
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