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人事檔案歸檔制度(精選18篇)
隨著社會一步步向前發(fā)展,很多場合都離不了制度,制度具有使我們知道,應(yīng)該做什么,不應(yīng)該做什么,懲惡揚(yáng)善、維護(hù)公平的作用。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢?下面是小編整理的人事檔案歸檔制度,歡迎閱讀,希望大家能夠喜歡。
人事檔案歸檔制度 1
1、判定材料是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容。發(fā)現(xiàn)有同名異人、張冠李戴的,或不屬于人事檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料,應(yīng)清理出來。對其中有保存價值的文件資料,可交文書檔案或轉(zhuǎn)交組織部、人事處。無保存價值的,應(yīng)登記報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀。
2、審查材料是否齊全、完整。注意人事檔案的成套性,對頭尾不清、來源和時間不明的材料,要請組織、人事部門查清注明后再歸檔。
3、審查材料是否手續(xù)完備。凡規(guī)定需由組織蓋章的',要有組織蓋章,應(yīng)有本人的簽署意見或由組織注明經(jīng)過本人見面。凡不符合歸檔要求,手續(xù)不完備的檔案材料,須請有關(guān)職能部門補(bǔ)辦完手續(xù)后再歸檔。
4、鑒別中發(fā)現(xiàn)涉及干部政治歷史問題或其它重要問題,需要查清的材料及未辦理完畢的材料,不能歸入人事檔案,應(yīng)交有關(guān)組織處理。
5、鑒別時,發(fā)現(xiàn)檔案中缺少有關(guān)材料,要及時進(jìn)行登記并報(bào)請組織部、人事處收集補(bǔ)充。
人事檔案歸檔制度 2
一、 目的:
為使學(xué)校人事檔案管理與利用有章可循,特制定本規(guī)則。
二、 內(nèi)容:
1、歸檔制度
。1)對資料進(jìn)行鑒別,看其是否符合歸檔要求。
。2)按照資料屬性、內(nèi)容,確定其歸檔的具體位置。
(3)將資料放入檔案,并輸入資料庫。
2、核查制度
檢查核對一般定期進(jìn)行。但突發(fā)事件之后或?qū)τ行n案發(fā)生疑問之后也要進(jìn)行檢查核對
3、保衛(wèi)制度
(1)、指定專人負(fù)責(zé)檔案保管。
。2)、備齊必要的存檔設(shè)備。
。3)、檔案柜保持清潔,不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
。4)、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
4、 統(tǒng)計(jì)制度
。1)人事檔案的數(shù)量。
。2)人事檔案材料收集補(bǔ)充情況。
。3)檔案整理和保管情況。
。4)檔案及設(shè)備利用情況。
5、 轉(zhuǎn)遞制度
檔案轉(zhuǎn)遞一般由工作調(diào)動等原因引起,
。1)取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
(2)填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞記錄;
(3)按發(fā)文要求包裝、密封
6、借檔制度
。1)由有關(guān)單位部門開具介紹信,說明要求出具證明材料的'理由,并加蓋公章。
。2)其次,人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定,結(jié)合利用者的要求,提供證明材料;
。3)證明材料由人事處審閱,加蓋公章,然后登記、發(fā)出。
人事檔案歸檔制度 3
一、概述
公司人事檔案管理制度是為規(guī)范公司人事檔案的建立、整理、保管和使用等過程,確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性,維護(hù)員工和公司的合法權(quán)益,提高人力資源管理的科學(xué)性和高效性而制定的。
二、檔案建立
1. 人事檔案的范圍和內(nèi)容
人事檔案的范圍包括招聘、錄用、績效考核、培訓(xùn)等所有與員工相關(guān)的資料。人事檔案的內(nèi)容應(yīng)包括員工的個人基本信息、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、合同協(xié)議、績效考核記錄、晉升、獎懲等有關(guān)信息。
2. 檔案管理責(zé)任及流程
人事部門負(fù)責(zé)公司全體員工的檔案管理工作,其中包括員工檔案的建立、整理、保管和使用等環(huán)節(jié)。人事部門應(yīng)建立嚴(yán)格的流程,確保檔案的準(zhǔn)確性和時效性。
3. 檔案建立的流程和要求
員工入職后,人事部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)收集并建立員工檔案。員工個人應(yīng)提供真實(shí)、完整和準(zhǔn)確的個人資料,包括身份證、畢業(yè)證、工作經(jīng)歷等證明文件。人事部門應(yīng)按照流程對這些材料進(jìn)行核實(shí),并將其歸檔。
三、檔案整理
1. 檔案整理的原則和方法
檔案整理的原則是按照時間順序和相關(guān)性對檔案進(jìn)行分類和整理。人事部門應(yīng)制定檔案整理的具體方法和步驟,并保持檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
2. 檔案整理的任務(wù)分工和流程
人事部門應(yīng)根據(jù)公司規(guī)模和人數(shù)確定檔案整理的任務(wù)分工和流程?梢詫n案分為不同的類別,由不同的人員負(fù)責(zé)整理和歸檔。
四、檔案保管
1. 檔案保管的目的和要求
檔案保管的目的是確保檔案的安全和有效使用。檔案應(yīng)妥善保管,防止遺失、損壞或泄露,并按照規(guī)定的時間保留期限進(jìn)行保存。人事部門應(yīng)制定檔案保管的要求和措施,確保檔案的安全性。
2. 檔案保管的責(zé)任和措施
人事部門及相關(guān)人員對檔案的保管負(fù)有責(zé)任。保管人員應(yīng)按照規(guī)定的要求和措施進(jìn)行檔案的保管,包括使用鎖柜、防潮、防火等措施,并定期檢查檔案的完整性和安全性。
五、檔案使用
1. 檔案使用的范圍和條件
檔案的使用范圍限定于有關(guān)人事、勞動合同、績效等與員工和公司產(chǎn)生直接關(guān)系的工作。其他部門和人員需提出申請,并經(jīng)過相關(guān)部門的批準(zhǔn)后方可使用檔案。
2. 檔案使用的權(quán)限和流程
人事部門應(yīng)制定檔案使用的權(quán)限和流程,明確各級別人員的檔案使用權(quán)限,并規(guī)定提交檔案使用申請的流程和具體步驟。
六、檔案銷毀
1. 檔案銷毀的原則和方式
檔案銷毀的原則是按照規(guī)定的時間保留期限,一經(jīng)到期即予銷毀。銷毀方式應(yīng)包括物理銷毀和電子檔案的刪除,確保檔案信息的安全和保密。
2. 檔案銷毀的程序和流程
人事部門應(yīng)根據(jù)檔案銷毀的程序和流程,對到期的檔案進(jìn)行統(tǒng)一銷毀。銷毀記錄應(yīng)詳細(xì)記錄,包括銷毀日期、銷毀方式和銷毀人員等信息。
七、違紀(jì)違法處理
1. 違反制度的處理措施
對于未按照本制度要求建立、整理、保管和使用人事檔案的人員,一經(jīng)查實(shí)將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行相應(yīng)的處罰。
2. 違反法律法規(guī)的處理措施
對于違反法律法規(guī)規(guī)定和侵犯員工隱私等行為,將按照公司相關(guān)規(guī)定和國家有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理,必要時將追究相應(yīng)的法律責(zé)任。
綜上所述,公司人事檔案管理制度是公司規(guī)范人事檔案工作的基本規(guī)定,確保人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性,保障員工和公司的權(quán)益。制度的執(zhí)行需要全體員工的共同配合,確保制度的有效落實(shí)。八、檔案管理的監(jiān)督與評估
1. 監(jiān)督責(zé)任及流程
人事部門和相關(guān)部門應(yīng)建立定期監(jiān)督檔案管理工作的機(jī)制,確保檔案的建立、整理、保管和使用等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和規(guī)范性。監(jiān)督部門應(yīng)制定具體的監(jiān)督流程和責(zé)任分工,并對檔案管理情況進(jìn)行定期檢查和評估。
2. 檔案管理的評估指標(biāo)
檔案管理的評估指標(biāo)應(yīng)包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、及時性和安全性等方面。評估指標(biāo)應(yīng)根據(jù)公司的實(shí)際情況進(jìn)行具體的制定,并根據(jù)評估結(jié)果進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)和優(yōu)化。
九、問題處理與糾正措施
1. 檔案管理中可能出現(xiàn)的問題
在檔案管理過程中可能出現(xiàn)的問題包括檔案丟失、損壞、泄露、使用不當(dāng)?shù)惹闆r。人事部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)并處理這些問題,采取相應(yīng)的糾正措施,以保證檔案的安全和合規(guī)。
2. 問題處理的程序和措施
當(dāng)發(fā)現(xiàn)檔案管理中存在問題時,人事部門應(yīng)立即采取相關(guān)措施進(jìn)行處理。處理程序應(yīng)包括問題的確認(rèn)、原因的分析、責(zé)任的追究和糾正措施的制定,并進(jìn)行相應(yīng)的記錄和整改。
十、制度宣導(dǎo)與培訓(xùn)
1. 制度宣導(dǎo)的目的和方式
人事部門應(yīng)定期對人事檔案管理制度進(jìn)行宣導(dǎo),以提高員工對制度的了解和認(rèn)知度。宣導(dǎo)方式可以包括員工大會、培訓(xùn)課程、內(nèi)部通知等形式,以確保制度能夠全面、深入地落實(shí)在員工中。
2. 培訓(xùn)與教育的內(nèi)容和方法
人事部門應(yīng)對各級員工進(jìn)行相關(guān)檔案管理的培訓(xùn)與教育。培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)包括檔案建立、整理、保管和使用等方面的知識和技能。培訓(xùn)方法可以采用現(xiàn)場培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、培訓(xùn)材料等形式,以確保培訓(xùn)的有效性和實(shí)效性。
十一、附則
1. 本制度適用于公司全體員工,包括正式員工、勞務(wù)派遣人員和合同工等。
2. 人事部門應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況,結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)和政策,制定相應(yīng)的操作細(xì)則和補(bǔ)充說明,并及時進(jìn)行更新和調(diào)整。
3. 公司領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作具有重要的指導(dǎo)作用,應(yīng)支持和監(jiān)督檔案管理工作的開展,并及時解決檔案管理中的問題和困難。
4. 本制度自發(fā)布之日起生效,并逐步推行。
人事檔案是公司管理工作中的重要組成部分,對于維護(hù)員工和公司的合法權(quán)益,提高人力資源管理的`科學(xué)性和高效性具有重要意義。通過制定和執(zhí)行人事檔案管理制度,可以規(guī)范和優(yōu)化公司的檔案管理工作,確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性,從而為公司的發(fā)展和員工的成長提供有力的支持和保障。
通過建立嚴(yán)格的檔案建立、整理、保管和使用等流程,可以確保檔案的準(zhǔn)確性和時效性。檔案整理應(yīng)按照時間順序和相關(guān)性進(jìn)行分類和整理,明確責(zé)任人和流程,保持檔案的完整性和準(zhǔn)確性。
檔案的保管是確保檔案安全和有效使用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。人事部門及相關(guān)人員應(yīng)對檔案的保管負(fù)有責(zé)任,通過使用鎖柜、防潮、防火等措施,保證檔案的安全和保密,并定期檢查檔案的完整性和安全性。
檔案的使用應(yīng)在相關(guān)部門的批準(zhǔn)下進(jìn)行,限定于與員工和公司產(chǎn)生直接關(guān)系的工作。人事部門應(yīng)制定檔案使用的權(quán)限和流程,明確檔案的使用范圍和條件,并記錄檔案的使用情況。
檔案的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的時間保留期限進(jìn)行,一經(jīng)到期即予銷毀。銷毀方式包括物理銷毀和電子檔案的刪除,確保檔案信息的安全和保密。人事部門應(yīng)根據(jù)檔案銷毀的程序和流程,對到期的檔案進(jìn)行統(tǒng)一銷毀,記錄銷毀的情況。
對于違反制度和法律法規(guī)的行為,應(yīng)按照規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理,包括相應(yīng)的處罰和追究法律責(zé)任。人事部門應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中的問題,并采取相應(yīng)的糾正措施,以保證檔案的安全和合規(guī)。
制度的有效實(shí)施需要全體員工的共同配合和支持,人事部門應(yīng)定期進(jìn)行制度的宣導(dǎo)與培訓(xùn),提高員工的意識和行為規(guī)范。通過制度的有效落實(shí)和監(jiān)督評估,可以不斷完善檔案管理工作,提高管理的科學(xué)性和效率,為公司的發(fā)展和員工的成長提供有力的支持和保障。
人事檔案歸檔制度 4
第一條人事檔案的內(nèi)容。
員工人事檔案是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括:
1、記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷,自傳材料;
2、員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評價,對其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料;
3、對員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;
4、記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料;
5、記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。
第二條人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。
第三條員工個人情況變更規(guī)定。
1、員工進(jìn)入公司后,由員工本人填寫《員工登記表》,其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項(xiàng)目。
2、項(xiàng)目內(nèi)容如有變化,員工應(yīng)以書面方式及時準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告,以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正,確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的`決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù),并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對有效數(shù)據(jù)的分析,了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動情況,為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用,充分發(fā)揮員工檔案材料的作用,為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
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為貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施細(xì)則》,加強(qiáng)學(xué)校檔案的科學(xué)管理,逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化,為學(xué)校教學(xué)及各項(xiàng)工作服務(wù),特制定本制度。
1.凡屬歸檔的各種文字材料,必須要求字跡、圖像清楚,書寫工整,禁用圓珠筆、鉛筆或純藍(lán)墨水書寫。
2.立卷時應(yīng)將材料收集齊全,核對準(zhǔn)確,按文件自然形成規(guī)律,系統(tǒng)整理,并在封面上填寫檔案名稱,編寫卷內(nèi)目錄,確定密級。
3.檔案室的庫房應(yīng)堅(jiān)固安全,并加強(qiáng)防光、防塵、防蟲、防火、防盜工作。
4.案卷多柜存放的應(yīng)繪制案卷存放示意圖,建立健全案卷,以積累案卷的.立卷說明方案,鑒定報(bào)告,交接憑證,檢查記錄等材料。
5.定期對檔案保管情況進(jìn)行全面檢查,作好記錄,發(fā)現(xiàn)問題,及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
6.建立檔案借閱制度,根據(jù)檔案的機(jī)密程度,確定利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),“借閱檔案證明單”,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意簽字后,方可借閱,借閱人不得擅自拆卷抽取、拍照、復(fù)制卷內(nèi)文字材料,借閱人不得泄密遺失、涂改或污損,違反規(guī)定者,按有關(guān)規(guī)定予以處理。
7.檔案的鑒定工作在校長的領(lǐng)導(dǎo)下,由檔案鑒定小組定期實(shí)施鑒定工作,確定保管期限和密級,編制銷毀清冊。
8.鑒定工作結(jié)束后,鑒定小組應(yīng)寫出“檔案鑒定工作報(bào)告”。
9.在學(xué)校形成的各類永久性檔案,保管二十年后,連同“案卷目錄”(一式三份)和有關(guān)檢索工具一并向上級檔案部門移交。
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第一章總 則
第一條人事檔案工作是人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)工作之一,是檔案工作的重要組成部分。人事檔案是員工個人經(jīng)歷和社會實(shí)踐的記錄,是歷史、全面地考察了解和正確選拔、用人的重要依據(jù)。
第二條 員工人事檔案由人力資源部集中保管,其任務(wù)是:收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料,辦理檔案的查詢、借用和轉(zhuǎn)遞,建立科學(xué)的檔案檢索工具。調(diào)查研究檔案工作情況,逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第三條貫徹執(zhí)行國家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定,結(jié)合我司的實(shí)際情況制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度,并負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況。
第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定,嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,同時確保檔案的安全。
第二章 人事檔案歸檔范圍和要求
第五條歸檔范圍
(一)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表、自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。
(二)鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料;民主評議干部的綜合材料,組織審定的考察材料等。
(三)審計(jì)工作中涉及個人的有關(guān)處分材料。
(四)成人教育(大中專)、黨校、學(xué)生(學(xué)員)登記表、考生登記表、學(xué)習(xí)成績表、畢業(yè)生登記表、鑒定表、授予學(xué)位的材料、學(xué)歷證明書、學(xué)習(xí)鑒定、博士后研究人員工作期滿登記表等材料。
(五)評聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料:專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報(bào)表、聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料等。
(六)政審工作中形成的材料:調(diào)查報(bào)告,審查報(bào)告,上級批復(fù),本人對結(jié)論的意見,檢查交代或情況說明材料;作為結(jié)論依據(jù)的調(diào)查證明、證據(jù)材料:甄別、復(fù)查結(jié)論(意見、決定)、調(diào)查報(bào)告、批復(fù)及有關(guān)的主要依據(jù)材料。
(七)更改姓名、民族、出生日期、國籍、入黨入團(tuán)時間、參加革命工作時間等工作中形成的有關(guān)材料;個人申請、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的`證明材料,上級批復(fù)等材料。
(八)黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料:
1、中國共產(chǎn)黨入黨志愿書(已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的)、入黨申請書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料;團(tuán)員登記表、民主評議黨員中認(rèn)定不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要事實(shí)的依據(jù)材料;取消預(yù)備黨員資格的組織意見,退黨材料。
2、中國共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料。
3、加入民主黨派的有關(guān)材料。
(九)表彰獎勵活動中形成的有關(guān)材料:
勞動模范、先進(jìn)工作者、優(yōu)秀黨務(wù)工作者、優(yōu)秀黨、團(tuán)員等審批表,立功、嘉獎、通報(bào)表揚(yáng)等以及在其他工作中形成的表彰材料。
(十)紀(jì)律檢查、監(jiān)察、法律部門和行政管理部門工作中形成的有關(guān)材料;處分決定,免予處分的意見,上級批復(fù),核實(shí)(調(diào)查)報(bào)告,本人檢查、交待、對處分決定的意見;撤消處分的有關(guān)材料;法院判決書;復(fù)查甄別報(bào)告,決定(結(jié)論)、上級批復(fù)等。
(十一)任免、調(diào)動、軍隊(duì)干部轉(zhuǎn)業(yè)安置工作中形成的有關(guān)材料:任免審批表;考察材料;軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部審批表;授予(晉升)軍(警)銜審批表;轉(zhuǎn)業(yè)鑒定;定職、定級材料;離退休審批表等材料。
(十二)考試錄用形成的有關(guān)材料:錄用審批表,聘用審批表和合同書,政審結(jié)論和有關(guān)證明材料,辭退材料,辭職審批材料等。
(十三)辦理工資、待遇等工作中形成的材料:轉(zhuǎn)正定級審批表、各種工資變動審批表,提職晉級和獎勵工資審批表;享受專家特殊津貼的呈報(bào)表;解決各種待遇問題的審批表,批復(fù)材料等。
(十四)辦理出國(出境)審批工作中形成的有關(guān)材料:因公出國(出境)審批表、備案表;因私出國(出境)審批表等材料。
(十五)參加區(qū)縣級以上(包括區(qū)縣級)黨代會、人代會、政協(xié)會議和工、青、婦等群眾團(tuán)體代表會,以及民主黨派代表會議的代表登記表等。
(十六)健康檢查和處理工傷事故工作中形成的有關(guān)材料:有嚴(yán)重慢性病、身體殘疾的體檢表,工傷致殘?jiān)\斷書,確定致殘等級的有關(guān)材料,新錄用人員體檢表等。
(十七)其它起重要依據(jù)作用的材料。
第六條收集方法
(一)為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要,要經(jīng)常通過有關(guān)部門收集員工任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績、廉的材料,充實(shí)檔案的內(nèi)容。
(二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度,及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。
(三)有計(jì)劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等,并及時將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。
(四)人力資源部要嚴(yán)格執(zhí)行中組部有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定,主動和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序,以使員工檔案材料及時完成歸檔。
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一、干部人事檔案材料收集制度
1、干部人事檔案材料形成部門,必須按照有關(guān)規(guī)定規(guī)范制作干部人事檔案材料,在材料形成之日起一個月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù),任何組織與個人不得以任何理由積壓歸檔材料。
2、干部人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)建立聯(lián)系制度,及時掌握形成干部人事檔案材料的信息,主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人與其她有關(guān)方面收集干部人事檔案材料。
二、干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度
1、干部人事檔案材料的鑒別歸檔工作,必須根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)與文件精神,具體問題具體分析,根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價值,嚴(yán)肅認(rèn)真地進(jìn)行。
2、對干部人事檔案材料在歸檔前必須經(jīng)過認(rèn)真審查、鑒別,必須判定材料就是否屬于所管干部的材料及應(yīng)歸入干部檔案的內(nèi)容,符合要求的才能歸檔。不準(zhǔn)將規(guī)定歸檔范圍之外的'材料擅自歸檔,不準(zhǔn)將虛假材料與不符合歸檔要求的材料歸入檔案。對符合歸檔要求的材料要進(jìn)行登記,在接收之日起一個月內(nèi)放入干部本人檔案,一年內(nèi)整理歸檔。
3、干部人事檔案材料的載體使用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長297毫米,寬210毫米)或16開型(長260毫米,寬184毫米)的公文用紙,材料左邊應(yīng)當(dāng)留有20~25毫米裝訂。
人事檔案歸檔制度 8
一、目的
為了對人事檔案進(jìn)行妥善保管,能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整,防止材料損壞,規(guī)范人事檔案的管理,特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2 人事檔案管理:集團(tuán)公司人事管理課(寧波地區(qū))負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門,負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核,總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理:新員工入職時將《員工應(yīng)聘申請表》及相關(guān)證件(畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書)復(fù)印件提交人事管理課,人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請表》建立員工人事檔案(內(nèi)容包括:該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料)并及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別,其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容,最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度:一級員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立,每人一份,按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動關(guān)系時,應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時,由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字,確認(rèn)無遺留問題;員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時,人力資源部核對檔案材料,密封該員工人事檔案,連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料,轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對:人力資源部人事管理課檔案管理員要定期(每月25日)對員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字,確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下,也要進(jìn)行檢查核對:突發(fā)事件后,如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后;對有些檔案發(fā)生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失;發(fā)現(xiàn)某些損失之后,如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等;檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞(員工異動):檔案轉(zhuǎn)遞過程如下,人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》,按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度:由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認(rèn)識檔案材料內(nèi)容,一概不得加以刪除或銷毀,并且必須嚴(yán)格保密,不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5 統(tǒng)計(jì):人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類:履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時更新,人力資源部根據(jù)人員流動情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》,提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。
查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)(或總裁)批準(zhǔn),并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的.機(jī)密性,完整性和準(zhǔn)確性,為人事決策提供信息和依據(jù),特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后,日后所有有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔,包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎勵等,以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報(bào)到后按《個人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔,目錄如下:
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊,記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件,應(yīng)妥善保管,不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案。總經(jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案,除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性,不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時,檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對,否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
人事檔案歸檔制度 9
為了提高檔案管理水平,有效地保護(hù)和利用人事檔案,更好地為我校人事工作服務(wù),根據(jù)黨的干部工作方針、政策和《中華人民共和國檔案法》、《干部檔案工作條例》,特制定本制度。
一、保密制度
1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)保密工作的方針、政策和規(guī)定,嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好人事檔案的保密工作。
2.加強(qiáng)組織紀(jì)律,堅(jiān)守工作崗位。
3.人事檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房(室),配備鐵質(zhì)檔案柜,妥善保管人事檔案。
4.人事檔案庫房(室)必須具有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)當(dāng)經(jīng)常檢查,保持庫房的清潔和溫、濕度,發(fā)現(xiàn)問題,立即報(bào)告,及時采取措施。
5.人事檔案庫房(室)和檔案柜,應(yīng)明確專人管理。管理人員變動時,必須辦理好交接手續(xù)。
6.無關(guān)人員一律不得進(jìn)入檔案庫房(室)。
7.嚴(yán)禁用電話、電報(bào)索取或提供有關(guān)人員的全面材料和涉及個人政治歷史問題或其他重要問題的材料,嚴(yán)禁任何人攜帶人事檔案材料進(jìn)入公共場合和娛樂場合,不得在電話或公共場所中談?wù)摶蚣臣暗接嘘P(guān)人事檔案材料的內(nèi)容。
8.對利用人事檔案的人員,進(jìn)行保密宣傳,以防邊閱檔案邊議論檔案內(nèi)容。
9.人事檔案材料的轉(zhuǎn)遞,嚴(yán)格密封,通過機(jī)要傳遞或?qū)H怂瓦_(dá),盡量避免本人自帶。
10.人事檔案工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
11.人事檔案一般不外借,但領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員因工作需要借閱時,要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù),借閱期限一般不得超過五天。
12.屬歸檔的材料,及時轉(zhuǎn)入本人檔案,須轉(zhuǎn)遞的檔案,做好移交簽字登記手續(xù)。
13.嚴(yán)禁任何人私自保管他人檔案,人事檔案管理人員不得保管本人和親屬的檔案。
14.發(fā)現(xiàn)泄密事件,認(rèn)真處理。
二、歸檔制度
1.按照《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》,經(jīng)常通過有關(guān)部門收集工作調(diào)配、干部任免、組織發(fā)展、職稱評聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎懲、學(xué)歷變更、工資套改等工作中形成的反映個人德、能、勤、績、廉的文件材料,充實(shí)檔案內(nèi)容。相關(guān)部門應(yīng)配合人事處及時做好人事檔案材料的整理、歸檔工作;材料歸檔范圍具體見附件。
2.校屬各單位要建立主動送交人事檔案材料的`工作制度,并確定1-2名專兼職人員負(fù)責(zé)收集本單位的歸檔材料,屬于歸檔范圍的人事檔案材料,在材料形成后,經(jīng)有關(guān)部門審查簽章后送交人事檔案室歸檔。
3.每年引進(jìn)畢業(yè)生及調(diào)入人員的人事檔案必須在報(bào)到之日起兩個月內(nèi)轉(zhuǎn)至我校,沒有特殊情況而逾期不到或材料不全的,學(xué)校將緩發(fā)其工資與津貼,并暫停兌現(xiàn)其他相關(guān)待遇。
4.收集的人事檔案材料,必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別,屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確,完整齊全,格式規(guī)范、文字清楚,對象明確,手續(xù)完備、具有保存?zhèn)洳閮r值。需經(jīng)有關(guān)部門審查蓋章或本人簽字的,應(yīng)在蓋章簽字后方能歸檔。
5.不屬于檔案范圍的材料,不得擅自歸檔,經(jīng)過鑒別,可分別情況予以處理。凡銷毀材料需經(jīng)人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。
6.人事檔案材料,須統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。
7.每年引進(jìn)人員要填寫干部履歷表或補(bǔ)充表,充實(shí)干部人事內(nèi)容。
8.對收集的材料,要做好收集登記和交接手續(xù)。
三、鑒別制度
1.收集的材料必須經(jīng)過鑒別,未經(jīng)鑒別,不得隨意歸檔或擅自銷毀。
2.鑒別工作分別在接收材料歸檔時和整理過程中進(jìn)行。
3.鑒別要以有關(guān)文件規(guī)定為依據(jù),嚴(yán)肅認(rèn)真,確保真實(shí)、完整、精煉、實(shí)用。
4.歸檔的材料必須真實(shí)完整,字跡清楚,對象明確,手續(xù)完備;對不該歸檔的材料,要區(qū)別處理,凡銷毀材料,必須詳細(xì)登記,并報(bào)主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。
5.人事檔案材料應(yīng)按照《干部檔案整理工作細(xì)則》進(jìn)行整理立卷。
四、整理制度
1.整理人事檔案,要先對缺少的干部人事檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充,并備齊卷皮(盒)、目錄紙、襯紙、切紙打孔機(jī)(縫紉機(jī))等必備的物品和設(shè)備。
2.整理要做到:干部人事檔案材料鑒別和分類準(zhǔn)確,編排有序,目錄清楚,裝訂整齊。
3.整檔人員必須熟悉黨的干部工作方針、政策和檔案工作的專業(yè)知識,掌握整理人事檔案的有關(guān)規(guī)定和基本方法技能,認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好整理工作。
4.必須認(rèn)真執(zhí)行《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》等有關(guān)法規(guī),嚴(yán)格遵守安全保密制度,保守黨和國家的秘密。
5.人事檔案按新《條例》和《干部檔案整理工作細(xì)則》規(guī)范地整理,零材料及時裝訂入卷。
6.不得擅自涂改、抽取或偽造檔案材料。按規(guī)定剔出的檔案材料,必須認(rèn)真登記,需銷毀的材料,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)按規(guī)定銷毀。
7.整檔過程中,要切實(shí)做好防火安全保密工作,整理室內(nèi)嚴(yán)格吸煙,嚴(yán)防丟失和匯漏檔案內(nèi)容。
五、借閱制度
1.查(借)閱人事檔案的人員原則上是黨委組織部、人事處干部或二級單位書記、主任,必須是中共正式黨員。
2.查(借)閱人應(yīng)在借閱前認(rèn)真填寫《干部人事檔案查(借)閱登記表》。
3.復(fù)印借出人事檔案材料應(yīng)認(rèn)真核實(shí)簽署意見并加蓋“河南城建學(xué)院人事處”公章,方能有效。校外單位和本校工作需要查用檔案,須在人事處領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可查(借)閱。
4.查(借)閱檔案,嚴(yán)禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱時不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)輕重,予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者,按照《中華人民共和國檔案法》處理。
5.查閱檔案的單位或個人,不得擅自-拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的,必須請示人事檔案主管部門審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)。
6.檔案不外借,如必須借出使用時,要說明理由,經(jīng)主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并嚴(yán)格履行登記手續(xù),限期歸還,不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
六、轉(zhuǎn)遞制度
1.遞人事檔案或材料必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。
2.人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通渠道轉(zhuǎn)遞或派專人傳送,一般情況下,不準(zhǔn)公開郵寄或交本人自帶。如外單位派專人來提取,必須持人事部門出具的介紹信,一般介紹信不予辦理。
3.遞檔案時,必在轉(zhuǎn)出手續(xù)完備的前提下,須經(jīng)人事處
有關(guān)負(fù)責(zé)人同意簽署意見并由主管人事工作校領(lǐng)導(dǎo)同意后方可轉(zhuǎn)出。有關(guān)部門同時把本人的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)、體檢表或技術(shù)檔案轉(zhuǎn)入人事檔案室,由人事檔案室統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后,逾期一個月未見對方退回回執(zhí)應(yīng)寫信或電話催回,以防丟失。
4.使人事檔案能夠隨著我校的人事變動,干部職務(wù)變動而及時調(diào)整,人事處及組織部應(yīng)將人事變動情況、干部調(diào)動單位和任免通知及時通知人事檔案室。因商調(diào)而轉(zhuǎn)出檔案后,人事處有關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時通知人事檔案室此人是否商調(diào)成功,如未商調(diào)成功有關(guān)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在一個月以內(nèi)追回檔案,最多不超過三個月。
5.職工因辭職、退職、自動離職或被學(xué)校解除合同、終止合同、除名、開除等,在沒收到接收單位人力資源管理部門轉(zhuǎn)來的轉(zhuǎn)遞檔案通知單前,其檔案仍由人事檔案室保管;但要從處理決定下達(dá)之日算起,按有關(guān)部門的收費(fèi)規(guī)定收取檔案保管費(fèi)。自動離職人員的人事檔案必須在外調(diào)手續(xù)完備的情況下,方可轉(zhuǎn)出。
6.校各部門應(yīng)積極配合人事檔案室做好教工檔案的轉(zhuǎn)遞工作。
7.不屬于在職人員的代管人事檔案,在檔案轉(zhuǎn)出時,按照學(xué)校有關(guān)文件規(guī)定收取管理費(fèi)用和其他費(fèi)用。
8.是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料要嚴(yán)密包封,并加蓋機(jī)密章,有關(guān)人員認(rèn)真填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)出登記表》。
七、核查制度
1.事檔案管理部門對所管理的檔案要定期的進(jìn)行檢查核對,一般每半年核對一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時解決。
2.提供利用的人事檔案,再回收時,要嚴(yán)格檢查,經(jīng)核對無誤后,方可入庫。
3.理好的人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進(jìn)行檢查核對,發(fā)現(xiàn)錯誤,及時糾正。
4.出和接收人事檔案時,應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5.收集的人事檔案材料,應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料,是否齊全完整,是否符合歸檔要求,是否手續(xù)完備。
人事檔案歸檔制度 10
人事檔案統(tǒng)計(jì)制度
1、檔案統(tǒng)計(jì)是了解和掌握檔案形成、管理、利用情況和檔案發(fā)展的重要手段,檔案人員要慎重對待,認(rèn)真抓好。
2、認(rèn)真做好檔案收集、整理、鑒定、保管、利用情況的統(tǒng)計(jì)工作,提交檔案質(zhì)量。
3、做好檔案收進(jìn)、移出工作,定期進(jìn)行清理登記,做到隨時歸檔,便于查找。
4、按照上級要求,報(bào)送本局檔案情況。
人事檔案查(借)閱制度
1、確因工作需要、查閱檔案時,須主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)辦理登記手續(xù)。一般只限在檔案室查閱,如有特殊情況外借時,應(yīng)按要求限其歸還。
2、查閱借閱時檔案管理人員必須遵守保密制度。查(借)閱檔案人員不得擅自拆卷、涂改、勾劃、剪裁,如違反上述要求,將追究責(zé)任。
3、查(借)閱檔案人員,對確需要摘錄的材料,須經(jīng)局主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員審閱后,才能帶離檔案室。
人事檔案保密制度
為提高警惕,嚴(yán)守國家機(jī)密,維護(hù)檔案的完整與安全,特制定本制度。
1、嚴(yán)格保密紀(jì)律。堅(jiān)持內(nèi)外有別的原則,嚴(yán)禁在閑談和私人通訊中涉及黨和國家的機(jī)密。
2、不在公共場所及家屬子女,親朋好友面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案的機(jī)密。
3、忠于職守,加強(qiáng)保密觀念。不該說的不說,不該問的不問,做到不失密,不泄密。
4、凡查閱不宜公開的秘密以上的檔案材料,要嚴(yán)格履行手續(xù),不準(zhǔn)隨便摘抄,復(fù)制和補(bǔ)傳。
5、嚴(yán)守保密紀(jì)律。自覺遵守“保密法”,對違犯“保密法”及保密紀(jì)律,玩忽職守,造成大失泄密者,要按規(guī)定嚴(yán)肅處理,構(gòu)成犯罪要追究其責(zé)任。
6、非檔案管理人員,不準(zhǔn)隨便出入庫房。
人事檔案利用制度
1、檔案提供利用是檔案工作重要環(huán)節(jié)。檔案人員要樹立檔案為政治思想工作,業(yè)務(wù)工作服務(wù)的指導(dǎo)思想,努力提高檔案的利用工作。
2、提供利用要堅(jiān)持用原件或復(fù)制件提供利用。提供利用時,均應(yīng)按查、借閱檔案的管理辦法辦理相應(yīng)手續(xù)。
3、檔案人員要熟悉本機(jī)關(guān)的工作性質(zhì)、業(yè)務(wù)、范圍、程序,提供檔案材料要準(zhǔn)確、及時,積極、主動為領(lǐng)導(dǎo)和各部門做好服務(wù)工作。
人事檔案庫房管理制度
1、檔案庫房的管理要有嚴(yán)密的制度、嚴(yán)格的手續(xù)和經(jīng)常性的工作。
2、檔案進(jìn)出庫要有登記和交接手續(xù),不能“賬目不清”以免造成檔案泄密,丟失的漏洞。
3、管理人員變動時,要有嚴(yán)格的.交接手續(xù),不能只交鑰匙不交“賬”。
4、嚴(yán)格保密和保衛(wèi)制度,除檔案管理人員外其他人員一般不得進(jìn)入庫房,嚴(yán)禁在庫房吸煙和存放易燃易爆物品。
5、檔案柜的。排列要科學(xué)有序、便于通風(fēng)和避光。
6、檔案管理人員要經(jīng)常打掃衛(wèi)生,保持室內(nèi)和柜內(nèi)整潔,干凈防止灰塵對檔案材料的損害。
7、庫房設(shè)備應(yīng)符合安全和技術(shù)要求,做好保密,杜絕文件材料丟失、損壞和其他意外事故發(fā)生。
分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制
1、積極貫徹執(zhí)行黨和國家的方針、政策、認(rèn)真組織學(xué)習(xí)“檔案法”和“機(jī)關(guān)檔案工作條例”宣傳上級檔案部門有關(guān)檔案工作政策,規(guī)定,及時處理本局存在的問題。
2、組織協(xié)調(diào)本機(jī)關(guān)檔案工作的管理,經(jīng)常監(jiān)督檢查本機(jī)關(guān)的檔案工作,督促檔案人員做好平時檔案工作收檔和移交工作。
3、重視并加強(qiáng)檔案人員的政治思想業(yè)務(wù)工作,經(jīng)常了解干部的思想和業(yè)務(wù)情況,開展兩個文明和民族團(tuán)結(jié),社會主義思想教育,抓好專業(yè)學(xué)習(xí),使他們在政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)上不斷的有所提高。
人事檔案歸檔制度 11
一、總則
(一)為了規(guī)范集團(tuán)的人事檔案管理工作,加強(qiáng)對人事檔案的收集、補(bǔ)充、鑒別、匯總整理、借閱、借用、轉(zhuǎn)遞、保管等工作流程的內(nèi)部管理監(jiān)控,維護(hù)集團(tuán)人事檔案的規(guī)范性和保密性,根據(jù)國家人事檔案管理法律法規(guī)和集團(tuán)檔案管理制度等有關(guān)制度,結(jié)合集團(tuán)人事檔案管理工作實(shí)際,特制定本制度。
。ǘ┍局贫冗m用于集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)部人事檔案管理工作。
二、檔案管理人員工作職責(zé)
。ㄒ唬┚C合辦公室安排專職管理人員,負(fù)責(zé)對人事檔案的收集、補(bǔ)充、鑒別、整理、借用、借閱、轉(zhuǎn)遞、保管、規(guī)范等管理工作,原則上管理人員檔案資料終身保存,普通員工檔案至少保留兩年;
。ǘ┘瘓F(tuán)人事檔案管理人員工作職責(zé):
1.嚴(yán)格遵守《中華人民共和國檔案法》和保密制度,保護(hù)檔案的安全,不得泄露檔案內(nèi)容,做好人事檔案的安全保密、保護(hù)工作;
2.根據(jù)集團(tuán)公司人事檔案工作具體情況,完善各項(xiàng)必要的規(guī)章制度,堅(jiān)持原則,嚴(yán)格按照檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度辦事;
3.收集、鑒別和整理人事檔案材料,辦理人事檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞等工作。及時登記人事職務(wù)、工資、職稱等的變動情況,為有關(guān)部門提供人事檔案信息;
4.積極主動地去發(fā)現(xiàn)人事檔案工作的新情況、新問題,并定5期向部門領(lǐng)導(dǎo)請示報(bào)告工作;.積極參加檔案管理學(xué)習(xí),提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。
。ㄈ┪唇(jīng)允許,任何人不得借閱人事檔案資料。
三、紙質(zhì)資料管理
。ㄒ唬┦占C合辦公室檔案專管員在收集人事檔案資料時,要仔細(xì)核對資料信息,保證資料完整、真實(shí)、有效,資料收集齊全后須及時整理歸檔。
。ǘ┱
1.人事檔案分類人事檔案紙質(zhì)資料大致分為基礎(chǔ)檔案資料、
輔助檔案資料、離職檔案資料三大類;其中基礎(chǔ)檔案資料和輔助檔案資料屬于在職期間的資料,離職檔案資料是員工離職時需要辦理的資料。
(1)基礎(chǔ)檔案資料入職基本資料資料,包括但不限于姓名、性別、部門、職位、崗位、出生年月、年齡、民族、籍貫、政治面貌、身份證號碼、學(xué)歷、專業(yè)、學(xué)位、家庭住址、聯(lián)系電話、緊急聯(lián)系人姓名地址單位聯(lián)系電話、入職時間、項(xiàng)目經(jīng)歷、家庭情況,工作履歷等;
員工入職相關(guān)審批文件資料,包括但不限于入職審批表、員工薪酬說明書、新員工提供的以前工作成果文檔(如需要)等;員工各類證件資料,包括但不限于身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證、資格證、駕駛證、各種專業(yè)證書、比賽獲獎證書等等;員工各類在職資料,包括但不限于轉(zhuǎn)正申請書、試用期員工轉(zhuǎn)正定級考核表、每年度工作總結(jié)等;
。2)輔助檔案資料
①輔助檔案資料是指除了基本資料以外的其他在職期間的檔案資料,這部分檔案資料會根據(jù)實(shí)際情況定期或不定期的更新。
、谳o助檔案資料分類累積類資料:是指不可用新版替代舊版的輔助檔案資料,這一類資料需要累積存入人事檔案中;更新類資料:是指可用新版替代舊版的輔助檔案資料,這一類資料僅需用新版替代舊版存入人事檔案中即可(舊版抽出,新版存入)
③輔助檔案資料(累積類)主要包括:培訓(xùn)學(xué)習(xí))總結(jié)資料、任免類文件、調(diào)動交接資料共四類;
、茌o助檔案資料(更新類)主要包括:勞動合同及保密協(xié)議和體檢資料共兩類。
。3)離職檔案資料離職檔案資料是指在辦理離職手續(xù)時需填寫、上交、歸檔的檔案資料。
四、檔案組卷、存放規(guī)定
1.設(shè)立專用的檔案柜。檔案存入箱柜時排列系統(tǒng),重要檔案要專柜存放。
2.以部門為單位,分類設(shè)置基礎(chǔ)檔案資料、輔助檔案資料及離職檔案資料檔案盒,將每位員工的人事資料對應(yīng)存入部門人事)32Cnl6cm檔案袋的'分類文件盒中,必要時可統(tǒng)一使用(長(寬)*(22Cnl高)*的檔案盒存儲檔案。
3.檔案盒背側(cè)應(yīng)當(dāng)貼有人事基礎(chǔ)檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料及檔案號。
4.檔案盒內(nèi)首頁應(yīng)當(dāng)設(shè)置檔案索引表。
5.歸檔的文件材料,必須用統(tǒng)一的報(bào)告紙、擬稿紙書寫。
五、電子檔案管理
電子檔案管理對應(yīng)于紙質(zhì)人事檔案,即將員工檔案原件用掃描的形式,保存一份完整的電子檔案,同樣設(shè)立人事基礎(chǔ)檔案資料、人事輔助檔案資料及人事離職檔案資料文件夾,以部門為單位存入。為后續(xù)的查閱與調(diào)取提供便捷;也可防止因意外致使原件丟失、破損、被盜竊、被毀損等情況出現(xiàn);
1.電子信息錄入:綜合辦公室檔案專管員必須在員工入職(含新入職人員、離職返聘、實(shí)習(xí)人員)當(dāng)天及時對其所有相關(guān)個人信息進(jìn)行初始錄入,部分暫未收集到位的資料信息需在員工入職后一星期之內(nèi)全部錄入公司人事管理系統(tǒng)。
2.電子信息更新:員工個人信息發(fā)生變動時,需及時對其電子信息進(jìn)行更新。
六、監(jiān)督與處罰
對違反本規(guī)定有下列情形的,由綜合辦公室會同有關(guān)部門進(jìn)行處理:
1、擅自向外公布、泄露檔案材料的;
2、擅自涂改檔案內(nèi)容或偽造檔案材料的;
3、利用職務(wù)便利調(diào)取檔案資料謀取私利的。對前款所列情形負(fù)有責(zé)任的單位或直接責(zé)任者,要視情節(jié)的輕重,給予批評教育或開除處分;觸犯法律的,要依法追究責(zé)任。
本制度自頒發(fā)之日起生效。
人事檔案歸檔制度 12
1.人事檔案應(yīng)通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取,不得郵寄或交本人自帶。
2.轉(zhuǎn)遞檔案必須齊全完整,按照規(guī)定整理裝訂,嚴(yán)包嚴(yán)封,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
3.為使人事檔案能隨著人事調(diào)動或職務(wù)的變動而及時轉(zhuǎn)遞,人事檔案管理員應(yīng)在人事檔案密封前通過人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)檢查是否有應(yīng)歸檔的材料。
4.轉(zhuǎn)移檔案材料必須填寫統(tǒng)一規(guī)定的“人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”,和檔案材料一起放入檔案袋內(nèi)密封,并以機(jī)密件發(fā)出。
5.對寄出的檔案,一個月內(nèi)未收到轉(zhuǎn)遞單回執(zhí)的,應(yīng)寫信(或電話)催問,查明原因。
6.凡已調(diào)離人員的`人事檔案,一年后仍未轉(zhuǎn)遞走的要收取一定的保管費(fèi)用。
人事檔案歸檔制度 13
一、干部人事檔案工作人員應(yīng)積極主動地與有關(guān)形成干部人事檔案材料的組織人事部門取得聯(lián)系,依據(jù)中共中央組織部組通字〔1996)14號文件要求,在形成正式材料后的一個月內(nèi),負(fù)責(zé)將應(yīng)歸檔的材料送交干部檔案管理部門歸檔;
二、歸檔材料必須是辦理完畢的正式文件材料;
三、歸案材料必須手續(xù)完備。如發(fā)現(xiàn)送交的歸檔材料不符合歸檔要求時,要及時通知形成檔案材料的部門,補(bǔ)送材料或補(bǔ)辦手續(xù);
四、嚴(yán)把“入口關(guān)”,防止不符合歸檔要求的`材料進(jìn)入檔案。對偽造檔案材料,涂改檔案內(nèi)容的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),對當(dāng)事人要嚴(yán)肅查處;
五、對于干部檔案中缺少的材料要逐份進(jìn)行登記,并積極收集歸檔,保證檔案的完整;
六、歸檔材料要先登記后歸檔,建立《收集零星材料登記冊》;
七、干部任免、工作變動后,應(yīng)及時將干部職務(wù)變動和工資變動的情況登記入檔案;
八、鑒別登記后的干部人事檔案材料要及時裝入該干部人事檔案袋內(nèi),一年裝訂入卷一次。
人事檔案歸檔制度 14
一、按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件要求,注意跟蹤形成干部人事檔案材料的信息,及時將反映干部的德、能、勤、績、廉等方面的正式材料收集歸檔,不斷充實(shí)檔案內(nèi)容。
二、建立、完善與干部人事檔案材料形成部門(單位)的聯(lián)系制度和材料收集網(wǎng)絡(luò),主動爭得各部門(單位)的工作配合,對應(yīng)收集歸檔的材料要做到應(yīng)收盡收、及時歸檔。
三、收集補(bǔ)充的'檔案材料必須是辦理完畢的正式材料,內(nèi)容真實(shí),文字清楚,手續(xù)完備,規(guī)格一致(19cm×26cm),嚴(yán)禁將復(fù)印材料及使用圓珠筆、鉛筆或紅色、純藍(lán)色墨水及復(fù)寫紙書寫的材料收集歸檔。凡屬手續(xù)不完備、不符合歸檔要求的材料一律退回材料形成部門,限期重新補(bǔ)報(bào)。
四、各檔案材料形成部門要認(rèn)真按照干部人事檔案材料收集歸檔范圍的要求,將形成的干部人事檔案材料及時報(bào)送干部人事檔案管理部門。任何組織和個人不得以任何理由積壓或滯留檔案材料。
人事檔案歸檔制度 15
。ㄒ唬┎績(nèi)各科室對于本科室業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件材料(如干部人事任免、組織考核、職稱評定等工作中形成的材料),由各科室審查整理后交由檔案室歸檔。
。ǘ└刹咳耸聶n案材料是辦理完畢的正式材料,復(fù)印、復(fù)寫件不予歸檔。
(三)干部人事檔案材料必須完整齊全、真實(shí)、文字清楚,檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真鑒別,對不符合歸檔要求的材料,應(yīng)及時退還,并要求有關(guān)科室補(bǔ)辦材料;對于符合歸檔要求的材料,應(yīng)及時分類歸檔,不得長期積壓材料。
。ㄋ模└刹咳耸聶n案材料統(tǒng)一使用標(biāo)準(zhǔn)化的辦公用紙,在填寫時必須用鋼筆,使用碳素和蘭黑墨水。
。ㄎ澹┓残纬筛刹咳耸聶n案材料的`科室,在形成正式材料后1個月內(nèi)送交檔案室歸檔,任何科室、個人不得以任何理由積壓和扣留應(yīng)歸檔的材料
。└刹咳耸聶n案主管部門應(yīng)與部內(nèi)各科室建立聯(lián)系制度,對于檔案中缺少的材料,主動收集,各科室應(yīng)積極配合。
(七)建立《檔案零散材料收集登記表》,對于送交歸檔的干部人事檔案材料,雙方當(dāng)面清點(diǎn)無誤后,經(jīng)檔案室主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),方可登記歸檔。
人事檔案歸檔制度 16
。ㄒ唬┎殚唵挝粦(yīng)填寫《查閱干部檔案審批表》,按查閱干部檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。不能只憑調(diào)查證明材料介紹信查閱干部檔案。
。ǘn案管理單位要根據(jù)規(guī)定,確定是否提供什么借閱材料。
。ㄈ┓膊殚喐刹繖n案,利用單位應(yīng)派中共黨員干部到保管單位查閱室查閱。
。ㄋ模n案一般不外借。如須借出使用時,要說明理由,經(jīng)過主管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),并嚴(yán)格履行登記手續(xù),方可借出,限期歸還,不得擅自轉(zhuǎn)借他人。
。ㄎ澹┤魏蝹人不得查閱或借用本人及其親屬的'檔案。
。┎殚啓n案,必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、撤換檔案材料。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容,違反者視情節(jié)輕重,予以批評教育直至紀(jì)律處分。屬于假公濟(jì)私者,按照《中華人民共和國檔案法》處理。
(七)借用、查閱檔案的單位或個人,不得擅自拍攝復(fù)制檔案內(nèi)容。因工作需要從檔案中取證的,必須請示主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)后才能復(fù)制(拍攝)。
人事檔案歸檔制度 17
1、每年要對干部人事檔案工作進(jìn)行一次徹底檢查,包括:收集的檔案材料是否鑒別歸檔,檔案有無霉變、蟲害現(xiàn)象,有無丟失、未轉(zhuǎn)檔案,各項(xiàng)規(guī)章制度是否齊全完善,措施是否得力,工作有無疏漏,有無隱患等,對查出的問題隱患及時解決、排除。
2、每年年底核對并更換一次檔案底冊。查對有無底冊與檔案不相符的情況,實(shí)管檔案與應(yīng)管檔案是否一致,并查找原因,予以更正;統(tǒng)計(jì)出各類檔案的`數(shù)量,包括:現(xiàn)職、離退休、去世、轉(zhuǎn)出、查借閱、接收、整理等。
3、平時根據(jù)需要包括在地震、水災(zāi)、火災(zāi)、被盜、發(fā)霉、蟲變或懷疑丟失及管檔人員更替時,及時檢查核對,對發(fā)現(xiàn)的問題及時匯報(bào)和處理。
4、檢查核對后,結(jié)合全年工作,寫出年度工作小結(jié)、問題改進(jìn)報(bào)告和下年度工作計(jì)劃。
人事檔案歸檔制度 18
一、查(借)閱干部檔案的范圍
凡因干部任免、 政治審查、組織處理、出國、入團(tuán)入黨、工資、福利待遇、治喪以及與他人案件有密切關(guān)系等需要,均可按規(guī)定查閱個人檔案。但個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的.檔案。
二、查(借)閱人事檔案手續(xù)
1.查閱干部檔案的部門,應(yīng)派兩名(或兩名以上)中共黨員到人事檔案室,填寫查閱干部檔案審批表,由單位人事處或?qū)W院辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后(也可加蓋部門公章)方可查閱。
2.外調(diào)人員查閱檔案,必須是組織上委派中共正式黨員,持單位介紹信并攜帶本人身份證(或工作證),經(jīng)學(xué)院辦公室或人事處負(fù)責(zé)人審核同意方可查閱。
3.檔案材料原則上不外借,若有特殊情況必須借用時,應(yīng)在審批表上說明理由,經(jīng)學(xué)院辦公室和人事處負(fù)責(zé)人簽字同意后方可借出,但必須保證干部檔案絕對安全,時間最長不超過兩周。
三、查(借)閱干部檔案注意事項(xiàng)
1.查(借)閱干部檔案,不得涂改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損等。
2.未經(jīng)批準(zhǔn),不得復(fù)制干部檔案材料;摘抄、復(fù)制的材料應(yīng)負(fù)責(zé)保管好,不得給無關(guān)人員看,用畢即自行銷毀。
3.借用的干部檔案材料,必須絕對保證安全。要嚴(yán)格保密,妥善保存,不準(zhǔn)外借,不準(zhǔn)交無關(guān)人員和干部本人翻閱,用畢及時歸還。若不能按期歸還者,提前辦理續(xù)借手續(xù)。
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