- 相關(guān)推薦
會(huì)議的安排方式和座次安排
（一)安排方式：這里有幾種方法來處理會(huì)議的團(tuán)體住宿，最簡(jiǎn)單的方法是由與會(huì)者自己安排宿，但是更有效和考慮經(jīng)濟(jì)利益來說最好是由主辦單位預(yù)定房間，如果不事先保留房間，會(huì)產(chǎn)生下列問題:
1．遇到旺季，飯店可能將房間賣出，這樣會(huì)迫使與會(huì)者住在距離會(huì)場(chǎng)較遠(yuǎn)的地方。
2．與會(huì)者可能拿不到優(yōu)惠價(jià)格，因?yàn)閭�(gè)人無法有講價(jià)的能力。
3．會(huì)場(chǎng)租金可能較高(如會(huì)場(chǎng)也在飯店)，通常飯店以預(yù)訂房間數(shù)多寡來考慮場(chǎng)租可否講價(jià)。
(二)住宿程序：一旦預(yù)訂的房間決定后，決定用哪4種基本住宿程序是你需要的：
1．告訴飯店所有與會(huì)者住宿經(jīng)由團(tuán)體(主辦單位)訂房卡或申請(qǐng)表為憑。
2．告訴飯店所有訂房以主辦單位的住宿表為憑證。
3．經(jīng)由專業(yè)會(huì)議服務(wù)公司代為處理。
4．經(jīng)由主辦單位的住宿組人員負(fù)責(zé)。
(三)預(yù)定會(huì)議住宿的方式：會(huì)議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會(huì)造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住，在此針對(duì)會(huì)議住宿的方式分別作說明。
訂房卡：如果會(huì)議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會(huì)議中心索取訂房卡，是免費(fèi)的。主辦單位隨同會(huì)議通知寄上訂房卡再由與會(huì)者直接向飯店訂房。
這份訂房卡或申請(qǐng)表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案請(qǐng)飯店核對(duì)房?jī)r(jià)、訂金等事項(xiàng)是否有誤，通常飯店會(huì)希望注明如果訂金沒有收到前無法確認(rèn)，另外也可以注明有任何稅金或服務(wù)費(fèi)。
另外還有一點(diǎn)也很重要，就是強(qiáng)調(diào)訂房截止日，以鼓勵(lì)與會(huì)者盡早預(yù)訂。截止日的訂定是與飯店在簽訂合約前同意的。
住宿單：住宿單通常使用在小型會(huì)議，由主辦單位支付房間費(fèi)。將一份表格寄給你邀請(qǐng)的人，要求他填寫陪同人員名字，希望哪種房間，抵達(dá)與離開日期，將表格資料填在住宿單中給飯店，并告訴飯店收款方式，內(nèi)容包括：
1．注明房間服務(wù)費(fèi)和稅金由個(gè)人或是邀請(qǐng)單位支付。
2．注明雜費(fèi)由誰負(fù)責(zé)(如在飯店餐廳用餐、洗衣、電話費(fèi)等)。
3．房間只保留到抵達(dá)日的下午6時(shí)，還是由邀請(qǐng)單位全權(quán)負(fù)責(zé)。
4．要求飯店在寄上確認(rèn)信前，先由邀請(qǐng)單位核對(duì)后再分別寄給他們。
一旦房數(shù)被確定后，住宿局／觀光局會(huì)提供你一份飯店資料，讓你參考與選擇，然后再由主辦單位與飯店業(yè)務(wù)代表談房?jī)r(jià)。
如果可能，最好實(shí)際去看一下使用飯店房間的設(shè)備，這不但有助于你房?jī)r(jià)的講價(jià)，同時(shí)提出一些與會(huì)者可能會(huì)問的問題，請(qǐng)飯店人員答復(fù)，同時(shí)也可以了解飯店預(yù)訂作業(yè)和前臺(tái)服務(wù)情形。
特別預(yù)訂：有些會(huì)議籌辦人在所有預(yù)訂房間中保留數(shù)間給特定的人或團(tuán)體，并給予特別處理，例如：總計(jì)預(yù)訂400間，40間為vips(貴賓)使用，其余360間為與會(huì)代表，使用特別預(yù)訂是因?yàn)橛行┯浾吆蛥⒄股潭家貏e小心接待。
【會(huì)議的安排方式和座次安排】相關(guān)文章：
會(huì)議座位的安排10-20
工作的計(jì)劃和安排04-25
作業(yè)和放假安排04-27
最主流的婚宴座位安排方式 -資料07-07
會(huì)議流程安排工作計(jì)劃05-04
假期的夢(mèng)想和安排作文05-06
安排的意思, 安排的解釋04-30
公司會(huì)議座次禮儀10-17