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檔案管理工作具體流程

時間:2024-08-14 18:33:36 資料大全 我要投稿
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檔案管理工作具體流程

  檔案管理就是檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動,

檔案管理工作具體流程

。下面是unjs小編搜集整理的檔案管理工作具體流程,歡迎閱讀。

  一、 目的:為加強和規(guī)范公司檔案管理,建立起良好的檔案運行管理制度,提高檔案利用效率及品質。

  二、 檔案整理:

  編 碼:由綜合部統(tǒng)一編碼。(見附件一)

  備 注:如遇有新增文件或遺漏文件,各個部門需及時進行預先的統(tǒng)計與整理,最后匯總到綜合部

  門進行統(tǒng)一的編碼。

  整理方法:由綜合部整理出‘范本’,各部門則按‘范本’對各自部門的文件進行整理。(見附件一)

  備 注:如在整理的方法上有更好的建議,請及時聯(lián)絡綜合部門進行修正。

  檔案歸檔:(1)、原則上每一項工作一結束,就需將所有的相關資料送至檔案室進行歸檔。

  (2)、對于正在進行的各項工作所涉及的文件,各部門應作好‘預先歸檔’工作,整理方法

  與‘范本’雷同。

  外來文件的收發(fā):由檔案室進行統(tǒng)一接收,并作好登記、存檔,再分發(fā)到各個職能部門,各部門在接收到資料時也應作好相應的登記與歸檔。

  備 注:原則上檔案室均保留原稿,如有特殊情況需保留復印件需在‘文件收發(fā)記錄表’(見附件三)上的備注欄上注明。

  檔案資料的發(fā)行:如因工作上的需要,有些部門需備有相關檔案資料,此時應填寫‘檔案資料發(fā)行申請表’(如附件四)并經核準后再由檔案室統(tǒng)一發(fā)行。

  備 注:(1)、當有新的檔案資料時,檔案室應及時進行更新、回收、發(fā)行等工作。

  (2)、各種發(fā)行檔案資料需蓋有‘檔案發(fā)行章’才能生效,嚴禁私自對各種發(fā)行的檔案進行復印。

  印章管理:閩泰、泰爾隆、博泰三個檔案專用章,并各分設‘受付’、‘發(fā)行’、‘作廢’三枚印章蓋在文件背面,執(zhí)照等證件除外),

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檔案管理工作具體流程》(http://m.oriental01.com)。

  (1)所有的檔案資料需蓋有‘受付’章 ------ 紅色

  (2)發(fā)行的檔案資料需蓋有‘發(fā)行’章 ------- 蘭色

  (3)對于過期或失效的檔案應改有‘作廢’章------- 蘭色

  (4)檔案的‘受付’、‘發(fā)行’、‘作廢’應做相關的履歷(如附件五)。

  檔案的使用審批程序:(書籍、技術資料手冊、宣傳資料除外)

  (1) 查閱:在檔案室現場查閱,不得帶離。

  A:查閱本部門檔案:查閱人填申請表 → 部門負責人審批

  B:查閱非部門檔案:

 、 B級檔案查閱:填申請表 → 部門負責人審批 → 檔案相關部門的負責人審批

 、 A級檔案查閱:填申請表 → 部門負責人審批 → 檔案相關部 門的負責人審批 → 公司負責人審批(副總→總經理)

  (注:證件、合同等關系到公司運營等相關證件需經總經理審批,其余只需副總審批即可)

  (2) 借閱:只限于B級檔案。

  A:程序:填申請表 → 部門負責人審批

  B:時間:三天,如續(xù)借則需再次填寫申請表。

  (3) 復印、摘抄:

  A:程序:填申請表 → 部門負責人審批 → 公司負責人審批

  (4) 備注:A級檔案即機密檔案;B級檔案即是A級檔案除外的普通檔案。

  (5) “檔案使用申請表”詳見附件六。

  書籍、技術資料、宣傳資料的使用程序的

  (1) 借閱:只需在登記表上(如附件七)作相關的登記。

  (2) 領用:只限于宣傳資料,但也需在‘宣傳資料領用登記表’上登記(如附件八)。

  備注:在統(tǒng)計過程中發(fā)現各部門均有合同、標書、到貨、代理、授權、協(xié)議等清單復印件,此資料的整理方法待原件全部整理完畢后,再進行統(tǒng)一的收集、整理、發(fā)行。

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