交通運輸部門檔案管理探討論文

　　【摘要】在當前我國社會經(jīng)濟與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展的環(huán)境下，交通運輸部門檔案管理朝著信息化道路發(fā)展成為了當前的主要任務(wù)與內(nèi)容，毋庸置疑，信息化的應(yīng)用提高了檔案管理的效率，尤其在新時期，積極做好交通運輸部門檔案管理信息化建設(shè)成為了最值得思考的問題。文章探究了檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并對其提出幾點建議與措施。

　　【關(guān)鍵詞】交通運輸部門；檔案管理；信息化

　　在交通運輸部門中檔案管理信息化建設(shè)可以提高管理效率，保證檔案資料的真實性與可靠性，對推動我國交通運輸部門可持續(xù)發(fā)展具有推動性。從目前發(fā)展趨勢分析，交通運輸部門檔案管理信息化發(fā)展緩慢，呈現(xiàn)出諸多缺陷，為進一步提高其信息化水平，文章從多個方面展開了分析與討論。

　　一、新時期交通運輸部門檔案信息化的重要性

　　時代在發(fā)展，科技在進步，在邁入21世紀之后，信息技術(shù)已經(jīng)成為推動各行各業(yè)發(fā)展的主要載體，其中信息化在交通運輸部門的應(yīng)用主要體現(xiàn)在檔案管理方面。可以說，檔案管理的好與壞決定了交通運輸部門的發(fā)展，尤其在信息化條件下，檔案管理管理利用科學(xué)技術(shù)，不僅減輕了勞動力，并且也提高了檔案管理的有序性。所以積極做好信息化條件下檔案管理工作符合時代發(fā)展的要求，也是提高檔案管理可行性的主要方法與渠道。其中檔案管理信息化主要是指檔案管理模式從傳統(tǒng)的實體保管方式轉(zhuǎn)變?yōu)橐钥茖W(xué)技術(shù)與計算機技術(shù)為主的方式，檔案管理的信息化可以實現(xiàn)對檔案信息資源的有效分類、加工與處理，可以在潛移默化中提高檔案管理的效率。尤其與傳統(tǒng)檔案管理方式相比較，電子檔案便于保存、查詢，其效率得以提升，且檔案管理成本得到降低。

　　二、交通運輸部門檔案管理信息化的內(nèi)容

　　從整體角度分析，交通運輸部門檔案管理信息化成了時代發(fā)展的主要趨勢，在應(yīng)用與發(fā)展過程中，需要根據(jù)實際的發(fā)展情況，制定切實有效的周密計劃，真正發(fā)揮信息化的作用與價值。其中內(nèi)容主要包括以下幾點：其一是檔案基礎(chǔ)建設(shè)，從某層含義分析，在檔案基礎(chǔ)建設(shè)中需要保證硬件、軟件的有效，需要利用計算機進行計算，做好網(wǎng)絡(luò)資源的傳輸與儲備，真正實現(xiàn)資源共享。還有一點是我國交通部門需要根據(jù)當前的發(fā)展模式，做好局域網(wǎng)建設(shè)，在信息化檔案管理中積極推廣計算機技術(shù)。其二是做好檔案信息數(shù)字化進程，在科技快速發(fā)展的時代，交通運輸單位檔案管理信息化涉及的內(nèi)容比較多，主要是將傳統(tǒng)模式下紙質(zhì)的檔案與文件轉(zhuǎn)換為電子檔案，嚴格按照相關(guān)的順序構(gòu)建檔案信息庫。與此同時，檔案信息數(shù)字化主要涉及兩個方面的內(nèi)容，分別是檔案信息的數(shù)字化、檔案文件的目錄數(shù)字化。其三是構(gòu)建檔案信息安全保障體制。積極構(gòu)建檔案信息化安全保障體制能夠推動檔案信息化管理的有效性，還可以真正保證各項數(shù)據(jù)的真實性與可靠性，筆者認為需要采取管理與技術(shù)相互結(jié)合的方式，如此不僅可以提高管理人員水平，還可以起到抵御病毒的作用。

　　三、新時期交通運輸部門檔案管理信息化建設(shè)的對策

　�。ㄒ唬┲贫ㄍ晟频臋n案信息網(wǎng)站。在新時期我國交通部門在信息化建設(shè)的過程中需要以網(wǎng)站建設(shè)作為發(fā)展基礎(chǔ)，并且要制定有效的信息平臺，如此才能保證用戶打破時空限制，利用網(wǎng)絡(luò)客戶端以及瀏覽器對交通運輸資料進行分析。另外，在用戶查詢的過程中，利用其信息平臺，還可以實現(xiàn)對信息的檢索以及歸檔。除此之外，筆者認為，還需要在網(wǎng)站上設(shè)置檔案服務(wù)咨詢窗口，便于滿足廣大用戶的基本要求，當然在檔案信息網(wǎng)站建設(shè)的時候，需要采取國內(nèi)外先進的硬件與軟件技術(shù)，真正制定可靠的網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)交通運輸部門檔案管理信息化建設(shè)的有效性。

　�。ǘ�）制定電子文件管理。現(xiàn)階段我國計算機技術(shù)得到快速發(fā)展，越來越多的文件被傳輸?shù)交ヂ?lián)網(wǎng)之中，并且還以電子文件的方式存在，在這一發(fā)展背景下，交通運輸部門的檔案管理人員需要清楚地認識到這一點，并且要深入到文件工作領(lǐng)域之中，對大量的電子文件進行管理。其中對于已經(jīng)歸檔的文件需要將其設(shè)置為只讀文件，并且還要保證這種格式的文件只可以提供閱讀服務(wù)，不能對其加以更改。如此一來，便可以真正提高電子文件的可靠性，還可以保障原始文件的結(jié)構(gòu)。

　�。ㄈ�）做好檔案信息的規(guī)范化管理。為進一步提高交通運輸部門檔案管理信息化建設(shè)的有效性，需要不斷提升其現(xiàn)代化管理水平，如此才能保證其規(guī)范化與有效性。首先我國交通運輸部門需要嚴格按照國家的相關(guān)規(guī)定要求作為依據(jù)，還需要結(jié)合自身的實際發(fā)展情況，針對性的制定切實有效的標準體系；其次是需要在運行中存在的問題加以分析，并對其不斷完善。在建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫的時候，需要遵循高效的基本原則，不可違反國家的制度。再次是在編寫檔案內(nèi)容的時候，尤其是設(shè)置數(shù)據(jù)庫格式的時候，要構(gòu)建具備統(tǒng)一性與規(guī)范性的格式。最后，需要對檔案管理中的硬件、軟件格式加以規(guī)定，只有保證其完善性才能讓用戶在共享文件中更加方便，還可以解決因為格式問題而出現(xiàn)的各類不良現(xiàn)象。

　�。ㄋ模┐蛟旄咚刭|(zhì)檔案管理團隊。為推動交通運輸部門檔案管理信息化的有效性，需要從人才入手，打造高素質(zhì)檔案管理團隊，交通運輸部門需要定期或者不定期地對檔案管理人員開展各項培訓(xùn)工作，要指導(dǎo)檔案管理人員積極學(xué)習新的檔案管理知識，加強對計算機技術(shù)的認識與應(yīng)用，在日常檔案管理工作中采取現(xiàn)代化的檔案管理手段。與此同時，還需要在日常工作中提高研究力度，對其中存在的問題進行分析，并及時解決。

　　四、總結(jié)語

　　總而言之，信息化時代下我國交通運輸部門檔案管理工作面臨機遇，為滿足時代發(fā)展的要求，需要不斷創(chuàng)新，積極提高對信息化的認識與了解，提升信息化水平，推動交通運輸部門的可持續(xù)發(fā)展與進步。

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