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環(huán)境保護(hù)電子檔案特點(diǎn)及策略論文
一、環(huán)境保護(hù)電子檔案的特點(diǎn)
1.環(huán)境保護(hù)信息海量、立體儲(chǔ)存。環(huán)境保護(hù)檔案是在環(huán)境保護(hù)工作中形成的。由于環(huán)境污染及地理位置的多樣性，環(huán)境保護(hù)手段和方法的多變性，從而使環(huán)保檔案的來(lái)源廣泛而分散，信息量非常大,這就需要一種具有海量存儲(chǔ)的方式對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的管理。環(huán)保電子檔案把信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)介質(zhì)上，以電子檔案的形式存儲(chǔ)計(jì)算，一張光盤的存儲(chǔ)含量假設(shè)為700MB，如果按照每?jī)?cè)書本檔案為2×105個(gè)漢字計(jì)算,一張光盤大約能存儲(chǔ)1800冊(cè)紙質(zhì)檔案。如果使用U盤或者移動(dòng)硬盤存儲(chǔ)，一個(gè)U盤或者硬盤存儲(chǔ)空間已達(dá)到64G或者更多，1G就可以存儲(chǔ)10億個(gè)字節(jié)，這樣就可以存儲(chǔ)更多的信息。環(huán)境保護(hù)電子檔案海量存儲(chǔ)的特點(diǎn)為環(huán)境保護(hù)工作信息的存儲(chǔ)節(jié)省了巨大空間，同時(shí)也節(jié)省了檔案管理工作的巨額人力和物力開(kāi)支。面對(duì)復(fù)雜繁瑣的環(huán)境保護(hù)工作，環(huán)保工作者希望檔案記錄的信息更加詳盡、精準(zhǔn)、完整，以便利用起來(lái)更便捷和直觀。如在對(duì)某處水污染源進(jìn)行監(jiān)測(cè)時(shí)，環(huán)保工作者希望檔案中能夠提供相關(guān)水源以前的詳細(xì)監(jiān)測(cè)報(bào)告，這樣環(huán)保工作者就可以根據(jù)這些資料及時(shí)采取正確的保護(hù)措施。環(huán)境保護(hù)電子檔案可以準(zhǔn)確、實(shí)時(shí)地記錄在工作中獲取的聲音，圖像，影像等信息，這些文字、圖片、視頻、音頻等材料可以集成在一起，使檔案內(nèi)容更加豐富完善，收集的信息更加立體全面，從而為環(huán)保工作者提供及時(shí)、全面、準(zhǔn)確的信息參考，這大大地提高了檔案信息的利用價(jià)值，也為環(huán)保工作順利高效地開(kāi)展提供了基礎(chǔ)的信息支撐。
2.環(huán)境保護(hù)電子檔案存儲(chǔ)的動(dòng)態(tài)性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案是靜態(tài)的、被動(dòng)的，一旦存檔之后，任何人都無(wú)法進(jìn)行修改。相對(duì)于紙質(zhì)檔案，環(huán)保電子檔案主要是將信息存儲(chǔ)在光盤、硬盤、閃存、U盤等存儲(chǔ)介質(zhì)中，由于這些存儲(chǔ)介質(zhì)具有可重寫性，所以使環(huán)保電子檔案也可以進(jìn)行動(dòng)態(tài)的增加、修改、標(biāo)注和刪除；并且檔案管理者可以根據(jù)使用者的需要重新組織信息，從不同角度了解環(huán)�；顒�(dòng)的過(guò)程；電子檔案還可以按條目進(jìn)行組織，動(dòng)態(tài)生成用戶查閱的內(nèi)容，這樣可以減少信息的重復(fù)，方便檔案的管理。環(huán)境保護(hù)電子檔案的動(dòng)態(tài)性，可以把信息按照每個(gè)查找者的需求按一定的結(jié)構(gòu)形式組織起來(lái)，使得信息的存儲(chǔ)和訪問(wèn)更加人性化、個(gè)體化，同時(shí)使得信息的完整性和一致性得到保證。另外在檢索查詢時(shí)，利用超鏈接等技術(shù)，在查詢某個(gè)電子檔案時(shí)，可以迅速通過(guò)超鏈接訪問(wèn)到更多的相關(guān)信息，使得檔案的“生命”獲得了延續(xù)和發(fā)展。
3.環(huán)境保護(hù)電子檔案?jìng)鬟f的便利性。隨著環(huán)保事業(yè)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，環(huán)保部門內(nèi)部文件的擬定、下發(fā)、落實(shí)等運(yùn)作過(guò)程都是在局域網(wǎng)中完成的，上下級(jí)之間的文件來(lái)往也直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送。環(huán)境監(jiān)測(cè)工作中水、空氣、土壤污染源也相繼采用在線監(jiān)測(cè)，所獲得的大量數(shù)據(jù)直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送。隨著環(huán)保工作者對(duì)環(huán)保檔案的需求越來(lái)越高，環(huán)保檔案的使用，不再局限于本機(jī)關(guān)的利用，還要滿足于政府決策，滿足于相關(guān)單位、企業(yè)的利用。檔案的傳遞，不再是提供本單位的幾個(gè)簡(jiǎn)單數(shù)據(jù)，而是要求系統(tǒng)地查閱某一事項(xiàng)的詳細(xì)參數(shù)、前因后果及具體實(shí)施。因此，要求環(huán)保檔案的傳遞打破時(shí)間、地域、部門之間的限制。環(huán)境保護(hù)電子檔案?jìng)鬟f的便利性，能夠及時(shí)準(zhǔn)確地向政府和環(huán)保工作者提供所需要的環(huán)境保護(hù)檔案信息，以便于迅速做出正確的決策，是環(huán)保工作順利及時(shí)開(kāi)展的基礎(chǔ)保障。
4.環(huán)境保護(hù)電子檔案檢索更為精準(zhǔn)、便捷。環(huán)境污染是全國(guó)性的普遍現(xiàn)象，其污染范圍之廣，污染程度之高，污染問(wèn)題之嚴(yán)重堪比史上臭名昭著的英國(guó)倫敦大霧。面對(duì)這樣的問(wèn)題，需要查閱類似污染問(wèn)題的檔案，進(jìn)行綜合分析，并制定有效的解決方案。電子檔案具有快捷查詢、統(tǒng)計(jì)、檢索的功能，可以進(jìn)行精準(zhǔn)、便捷的檢索和對(duì)比。當(dāng)使用者需要查找某個(gè)環(huán)境檔案信息時(shí)，可以根據(jù)日期、標(biāo)題、作者、關(guān)鍵字等任意一項(xiàng)檢索條目查找所需要的檔案，還可以搜索出相關(guān)的主題文章，不必像傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案那樣進(jìn)行手工翻頁(yè)查詢。
二、環(huán)境保護(hù)電子檔案存在的問(wèn)題與相應(yīng)策略
1.依賴計(jì)算機(jī)軟硬件，不能直接識(shí)別。與以往各種形態(tài)的紙質(zhì)檔案文件相比,環(huán)境保護(hù)電子檔案的產(chǎn)生和管理都離不開(kāi)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。電子檔案是數(shù)字化信息技術(shù)的產(chǎn)物,在計(jì)算機(jī)內(nèi)部,電子檔案是以數(shù)字編碼形式存在的，從生成、傳輸?shù)酱鎯?chǔ)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的。使用者查看電子檔案時(shí)也需要通過(guò)顯示器或其他輸出設(shè)備才能看到，一旦離開(kāi)計(jì)算機(jī)軟硬件平臺(tái),電子檔案就看不見(jiàn)也摸不著。由于電子檔案是以代碼形式記錄于U盤、光盤和移動(dòng)硬盤等載體上,其存儲(chǔ)格式各不相同,具有非人工識(shí)讀性,必須要依靠相應(yīng)的電子設(shè)備和軟件支持才能還原檔案的內(nèi)容。隨著電子科學(xué)技術(shù)的日益更新，新的信息編碼方案、存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)軟件對(duì)電子信息穩(wěn)定性和可讀性造成了巨大沖擊,而電子文件對(duì)不同設(shè)備環(huán)境又是不兼容的,從而導(dǎo)致電子文件無(wú)法閱讀或難以互換。
2.環(huán)境保護(hù)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備不穩(wěn)定性，不具備永久保存的條件。由于存儲(chǔ)環(huán)保電子文檔的介質(zhì)具有不穩(wěn)定性，從而決定了環(huán)保電子檔案的不穩(wěn)定性。其主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是所用技術(shù)的不穩(wěn)定性。環(huán)境保護(hù)檔案不論是生成還是管理都需要計(jì)算機(jī)和電子技術(shù)的參與，而現(xiàn)在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)設(shè)備和電子技術(shù)發(fā)展迅猛，更新?lián)Q代非�？欤@使得管理者和使用者很難了解和掌握這種變化。二是存儲(chǔ)設(shè)備的不穩(wěn)定性。當(dāng)前，電子檔案大多存儲(chǔ)在硬磁盤、U盤、光盤等幾種主要儲(chǔ)存設(shè)備上，然而這些存儲(chǔ)設(shè)備的壽命問(wèn)題對(duì)電子檔案的使用年限造成了一定的制約，與紙張相比，它們的穩(wěn)定性較差。電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)穩(wěn)定性要低于紙質(zhì)檔案，一般保存的壽命不超過(guò)70年，且電子存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)保存環(huán)境要求較高，對(duì)環(huán)境的濕度，溫度，灰塵，磁場(chǎng)輻射等都相當(dāng)敏感。一旦電子存儲(chǔ)設(shè)備內(nèi)部結(jié)構(gòu)稍有變化，存儲(chǔ)在其中的信息便會(huì)丟失或無(wú)法讀出。目前，對(duì)于環(huán)境保護(hù)電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的不穩(wěn)定性問(wèn)題，為了防止重要環(huán)境保護(hù)信息的丟失和無(wú)法識(shí)別，我們應(yīng)采取嚴(yán)格的保護(hù)措施。首先應(yīng)用安全的數(shù)據(jù)備份手段,將信息存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的存儲(chǔ)設(shè)備上,并對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。這樣，一旦數(shù)據(jù)發(fā)生損壞或者丟失，還可以進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)修復(fù)，從而確保電子檔案的完整。其次，針對(duì)電子文件依附的載體壽命不長(zhǎng)的問(wèn)題，應(yīng)通過(guò)制定載體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與環(huán)境保存標(biāo)準(zhǔn)，盡量使這類載體具有更長(zhǎng)的保存期限，選擇高質(zhì)量的電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備和適宜的存放環(huán)境，對(duì)磁場(chǎng)進(jìn)行屏蔽，控制環(huán)境的溫濕度，保證設(shè)備清潔。
3.安全問(wèn)題。由于環(huán)保電子信息的易操作性和多媒體集成性，使我們可以根據(jù)需要修改電子檔案增減各種信息，但是如果被惡意的修改、刪除和誤操作，我們也是不易察覺(jué)的，再識(shí)別原件是很困難的。而且在計(jì)算機(jī)上讀取環(huán)保電子檔案或者在互聯(lián)網(wǎng)上共享傳遞信息時(shí)，都可能感染計(jì)算機(jī)病毒或是遭到駭客的入侵，這些破壞會(huì)造成嚴(yán)重的后果，必須在利用時(shí)采取必要的防護(hù)措施：
�。�1）設(shè)定授權(quán)訪問(wèn)。對(duì)環(huán)保電子檔案信息的參閱、存儲(chǔ)、修改、標(biāo)記和刪除等工作內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，防止非授權(quán)訪問(wèn)的違法事件。
�。�2）防止重要信息泄露和丟失。環(huán)保電子檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定和制度，對(duì)電子檔案信息進(jìn)行仔細(xì)地鑒定和劃密，確定可在網(wǎng)上提供參考的檔案。對(duì)于尚未開(kāi)放的敏感、機(jī)密的檔案信息，則不宜與網(wǎng)絡(luò)相連，以避免造成重要信息的泄密。
（3）選擇和制定功能強(qiáng)大的防火墻，以防范網(wǎng)絡(luò)駭客的攻擊。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用，隨時(shí)面臨著被駭客攻擊的危險(xiǎn)，因此，在建立電子檔案時(shí)必須要對(duì)服務(wù)器設(shè)立相應(yīng)的防火墻。
�。�4）對(duì)環(huán)境保護(hù)電子檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。對(duì)于可能發(fā)生的突發(fā)事件進(jìn)行事前評(píng)估，做好應(yīng)急準(zhǔn)備。一旦發(fā)生硬件故障或受到駭客攻擊，則可以在最短的時(shí)間里調(diào)動(dòng)各方面進(jìn)行果斷處理，恢復(fù)系統(tǒng)，從而確保電子檔案信息處于安全運(yùn)行狀態(tài)。此外，電子檔案的管理需要高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人才。管理人員除了掌握專業(yè)技術(shù)之外，還要熱愛(ài)本職工作，檔案管理人員還應(yīng)不定期地循環(huán)任職，確保分工明確，各司其職。經(jīng)十二屆全國(guó)人大常委會(huì)第八次會(huì)議審議通過(guò)的新環(huán)保法，被稱為“史上最嚴(yán)的環(huán)保法”。新環(huán)保法首次寫入生態(tài)保護(hù)紅線、規(guī)定環(huán)境公益訴訟、設(shè)計(jì)按日計(jì)罰制度、增加環(huán)境污染公共監(jiān)測(cè)預(yù)警機(jī)制，在給環(huán)境監(jiān)管部門賦予更大執(zhí)法權(quán)力的同時(shí)也賦予我們更大的社會(huì)責(zé)任。環(huán)保電子檔案是制訂環(huán)境規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)的重要依據(jù)，是環(huán)境管理活動(dòng)決策的重要依據(jù)和憑證，是正確進(jìn)行環(huán)境評(píng)價(jià)、開(kāi)展環(huán)境工作的必要條件，是傳遞、交流、宣傳環(huán)保技術(shù)信息的重要工具，是我國(guó)環(huán)保事業(yè)的重要組成部分。我們一定要抓住這個(gè)契機(jī)，將科學(xué)的管理思想、方法、技術(shù)和手段用于環(huán)境保護(hù)檔案的管理，使環(huán)境保護(hù)電子檔案管理現(xiàn)代化水平不斷提高，使其更好地服務(wù)于生態(tài)文明建設(shè)大計(jì)。
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