電子郵件的格式

　　電子郵件是在互聯(lián)網(wǎng)或其他計算機網(wǎng)絡(luò)上，從一個用戶（發(fā)件人）發(fā)送到一個或多個其他用戶（收件人）的數(shù)字化信息。下面是小編為大家收集的電子郵件的格式，歡迎大家分享。

　　一、一封完整的電子郵件包括以下幾個部分：

　　●主題

　　●稱呼與問候

　　●正文

　　●附件

　　●語言與編碼

　　● 簽名

　　●回復(fù)郵件

　　●發(fā)送、抄送、密送

　　主題

　　不能有空白標(biāo)題；主題要簡短，不宜冗長；一封信盡可能只針對一個主題，避免在一封信內(nèi)談及多件事情。

　　稱呼與問候

　　郵件開頭要恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件人，如果對方有職務(wù)，則按職務(wù)尊稱對方，如“xx經(jīng)理”、“部長”等。如果不知道對方職務(wù)，也可按“xx先生”、“xx小姐”尊稱，但切記要事先弄清對方性別。對于上級不宜直呼全名，多個收件人時可用“大家”或“All ”。開頭寫“Hi ”或“您好”，結(jié)尾常見的可寫“Thanks and Best Regards”，或中文的“祝您順利”。正文

　　正文應(yīng)簡明扼要的說清楚事情，要注重用詞、語氣和行文通暢，多使用敬語。若事情復(fù)雜可用1、2、3、4羅列出來，合理利用表格和圖片，便于查看。

　　附件

　　如果郵件帶有附件，應(yīng)在正文中提示收件人查看；附件數(shù)量不宜超過4個；若附件是特殊格式，應(yīng)在正文中說明打開方式，以免影響使用。

　　語言與編碼

　　由于存在中英文編碼不同的問題，盡量不使用英文郵件，除非特殊需要；中文用宋體或新宋體，英文用Verdana或Arial，字號用5號或10號。

　　簽名

　　每封郵件結(jié)尾都應(yīng)署上簽名，便于對方清楚發(fā)件人信息；簽名檔包括：姓名、職務(wù)、公司、電話、傳真、地址等信息；引用一個短語作為簽名檔的一部分也是可行的，如座右銘、公司口號等。

　　回復(fù)郵件

　　收到他人的重要郵件后應(yīng)即刻回復(fù)一下，特別是對一些緊急重要文件；若處于出差或休假中，可設(shè)置自動回復(fù)，以免影響工作；回復(fù)的字?jǐn)?shù)盡量不要少于10個字，以示尊重。

　　發(fā)送、抄送、密送

　　TO：TO指接收者。TO的人是要受理這封郵件所涉及主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回應(yīng)。 CC：CC指抄送。CC的人只需要知曉郵件的內(nèi)容，沒有義務(wù)對郵件予以回應(yīng)。但如果CC的人有建議或意見的話也可以回復(fù)郵件。

　　BCC：BCC指密送。即收件人不知道郵件發(fā)給了BCC的人，一般用于非常規(guī)場合。其中，TO和CC中的各收件人排列要遵循一定的規(guī)律。如按部門排列；按職位等級從高到低，或從低到高。

　　注意！

　　當(dāng)使用職場郵件對外溝通時，應(yīng)謹(jǐn)守商業(yè)電子郵件分寸，不要撰寫或傳送與職場毫無關(guān)系的內(nèi)容，因為在某些情況下，電郵會被保存在企業(yè)的公用硬盤或備份檔案中。

　　二、在職場郵件中，最重要的是學(xué)會如何正確使用發(fā)送、抄送、密送。

　　公司郵件內(nèi)容主要分為兩類，一是問題溝通類，二是信息類。包括報告、申請、征求意見稿、非正式的小范圍的通知、報表、工作小結(jié)等。

　　1)問題溝通類是以問題溝通單位形式出現(xiàn)。

　　2)信息類郵件（包括報告、申請、征求意見稿、非正式的小范圍的通知、報表、工作小結(jié)等。）

　　(一)關(guān)于主送

　　應(yīng)根據(jù)郵件的內(nèi)容及發(fā)件、收件人的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定收件人。

　　確定收件人規(guī)范是：

　　a)請示、報告、工作小結(jié)、報表等一般只寫一個抄送人即直屬上級，如上級有要求可同時抄送平行部門，否則無需抄送。除隔級負(fù)責(zé)人直接交辦的事項外，一般不需主送必要時可抄送給隔級負(fù)責(zé)人。

　　b)受雙重領(lǐng)導(dǎo)的員工向上級發(fā)郵件，應(yīng)當(dāng)根據(jù)郵件內(nèi)容，即針對具體業(yè)務(wù)活動的職權(quán)歸屬寫明主送人和抄送人。

　　(二)關(guān)于抄送

　　抄送范圍得當(dāng)，有助于郵件處理，否則將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費。

　　1.應(yīng)當(dāng)抄送的情況

　　a)除主送人外，需要監(jiān)督執(zhí)行或知曉郵件的其他人，應(yīng)列為抄送人。

　　b)向下級或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上屬。

　　c)上級受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級發(fā)郵件，必要時應(yīng)當(dāng)抄送其另一個上級。

　　d)下級因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)當(dāng)抄送給被越過的上級。

　　e)上級越級向下級行文時，可以抄送受文下級的直屬上級。

　　2.不應(yīng)當(dāng)抄送的情況

　　凡與郵件辦理無關(guān)的人一律不予抄送。

　　范文：

　　電子郵件 1

xxx：

　　您好，我是北京雅致人生管理顧問有限公司的王艷。很高興能夠認(rèn)識您，并有幸將我們公司介紹給您。我們公司培訓(xùn)主要以素質(zhì)技能技巧為主，曾經(jīng)成功的為IBM/HP/SUMSUNG/微軟、中海油、大唐移動、北京移動、信息產(chǎn)業(yè)部電信研究院服務(wù)過，歡迎您訪問我們公司的網(wǎng)址：xxxx，對我們公司有更多的了解。

　　附件是我們公司擅長的培訓(xùn)課程及講師簡歷。請您查收。

　　如有任何問題或者建議請您隨時與我聯(lián)系!希望我們能達成互補，在未來有合作的機會!感謝您對我工作的支持!

　　祝您工作開心快樂!

　　xx

　　xxx有限公司

　　電子郵件 2

尊敬的讀者朋友：

　　非常感謝您長期以來對《世界經(jīng)理人》雜志的支持!為了回報您對我們的擁護，我在這里很榮幸地邀請您成為我們上線1周年的尚品·人生網(wǎng)的尊貴會員，您將享受到我們僅為尚品·人生網(wǎng)站會員提供的所有優(yōu)惠和特權(quán)，更有機會在尚品·人生網(wǎng)的社區(qū)中結(jié)識其他與您一樣成功的精英人士!您只要點擊“接受”，便可自動成為尚品·人生網(wǎng)站的尊貴會員。

　　作為世界經(jīng)理人網(wǎng)的姊妹網(wǎng)站，尚品·人生網(wǎng)以“享受成功品味生活”為使命，讓成功人士在取得財富成果的同時，也能盡情享受豐盛的人生，得到生活與事業(yè)的和諧平衡。非常感謝您的關(guān)注，期待您加入尚品·人生網(wǎng)!

此致

敬禮!

xx

　　20xx年xx月xx日

　　電子郵件 3

尊敬的xx客戶：

　　感謝您長期以來對我公司的關(guān)心與惠顧!目前因網(wǎng)絡(luò)使用客戶激增迫使我們要對網(wǎng)絡(luò)進行擴容與改進，以方便客戶，提供最有效的服務(wù)。您有什么意見和建議敬請?zhí)岢�。我公司的E-mail地址：

xx

　　20xx年xx月xx日

　　電子郵件 4

親愛的劉老師:

　　你好！

　　我叫xxx，是xx理工學(xué)院電氣與自動化工程學(xué)院自動化專業(yè)的xx級本科生。通過貴校碩士招生信息的介紹和姐姐的推薦，我希望能有機會攻讀貴校碩士，所以冒昧的給您發(fā)了一封郵件。非常感謝您在百忙之中抽出空閱讀我的郵件。謝謝大家！

　　20xx年參加全國研究生考試，政治60，英語54，專業(yè)1 108，專業(yè)2 102，排名第20。根據(jù)貴校這個方向的招生人數(shù)，我可能有機會參加貴校的復(fù)試。本科的時候，成績很優(yōu)秀。四年來一直在班里名列前茅，多次獲得二等獎學(xué)金，國家勵志獎學(xué)金，三好學(xué)生稱號。我特別擅長PLC編程和數(shù)學(xué)建模。在科學(xué)研究和社會實踐中取得優(yōu)異成績。參加過一些科技項目的設(shè)計，比如用PLC設(shè)計一個四層電梯，用匯編和C語言實現(xiàn)一個多功能電子鬧鐘。我們團隊三個人，我是組長，主要負(fù)責(zé)時鐘的高溫報警部分。后來參加全國數(shù)學(xué)建模競賽，獲得省二等獎。

　　我在網(wǎng)上查了你的相關(guān)資料，看了你發(fā)表的一些文章。我對您的研究課題很感興趣，所以非常希望能在您的課題組攻讀碩士學(xué)位。我相信通過自己的努力，我可以完成碩士期間的任務(wù)。

　　請韓海冒昧寫信！同學(xué)們期待你們的回復(fù)，謝謝！非常感謝！

　　祝你身體健康！工作愉快！

　　附上我的簡歷和我四年的學(xué)習(xí)成績。請花更多的時間閱讀它，并再次表達我誠摯的謝意！

　　學(xué)生:xxx

　　20xx年xx月xx日

　　電子郵件 5

親愛的老師:

　　你好！

　　我來xxx，是xxx學(xué)院電氣信息工程學(xué)院自動化專業(yè)的學(xué)生。因為被貴校自動化學(xué)院的控制科學(xué)與工程專業(yè)吸引，適合自動化行業(yè)未來的發(fā)展趨勢，也適合我的本科專業(yè)，所以今年報考了貴校自動化學(xué)院控制科學(xué)與工程的研究生�？佳锌剂�383分(政治56分，英語77分，數(shù)學(xué)120分，專業(yè)課130分)。

　　最近我也有幸看了你的文章，對你的研究相當(dāng)感興趣。看了老師的一些資料，很佩服你，希望成為你的研究生。能得到您的指導(dǎo)將是我莫大的榮幸。

　　我對自己進行了仔細(xì)的考慮和評價，我認(rèn)為我在大學(xué)四年中所學(xué)到的知識和掌握的實驗技能是有資格協(xié)助你進行研究的。本科期間，我一直嚴(yán)格要求自己，不斷追求進步，連年獲得綜合獎學(xué)金(2次)和國家勵志獎學(xué)金(1次)。專業(yè)上不斷學(xué)習(xí)創(chuàng)新，20xx電子設(shè)計大賽產(chǎn)生的xxxx獲得“xxxxxx獎”。另外，我同學(xué)完成xx是我們大學(xué)的大學(xué)生科技創(chuàng)新項目。

　　在專業(yè)和綜合學(xué)習(xí)上，我從來沒有放松過對自己的要求。

　　一次性就通過大學(xué)英語四級(527)六級(512)，聽說讀寫能力較好，基本可以交流。我在計算機技能方面獲得了國家計算機二級(C語言)證書。

　　課后，我喜歡跑步、打羽毛球、乒乓球等活動。

　　最后，我性格開朗，態(tài)度端正，謙虛謹(jǐn)慎，踏實認(rèn)真，懂得拯救和珍惜生命。我感覺自己有目標(biāo)，有做事的計劃，可以不斷的朝著目標(biāo)前進。我一直相信“天道酬勤”，我相信通過學(xué)習(xí)和努力，我會有所收獲。

　　我真誠地希望成為你的學(xué)生，接受你的指導(dǎo)。當(dāng)然，我會努力準(zhǔn)備復(fù)試，爭取高分，這樣才能勝任老師和你的學(xué)生。我認(rèn)為我最大的優(yōu)點是我態(tài)度端正，我相信我能完成老師布置的任務(wù)。如果我考不上，我會一直關(guān)注你，希望以后能接受你的指導(dǎo)。

　　非常感謝您花時間閱讀我的推薦信。我期待加入你們的研究團隊。

　　祝你身體健康，工作順利。

　　xxx

　　20xx年xx月xx日

　　拓展：使用電子郵件的禮儀

　　1、撰寫與發(fā)送

　�。�1）在地址欄虛準(zhǔn)確無誤地鍵入對方的郵箱地址，并簡短地寫上郵件主題，以使對方對收到的信息先有所了解，在消息板塊上撰寫時，應(yīng)遵照普通信件或公文所用的格式和規(guī)則。

　　（2）可以嘗試在撰寫電子郵件時，先在脫機狀態(tài)下撰寫，并將其保存到發(fā)件箱中。然后在準(zhǔn)備發(fā)送時再連接網(wǎng)絡(luò)。這樣可以盡量避免郵件編輯、發(fā)送的錯誤。

　　（3）不可隨便發(fā)送無聊、無用的垃圾郵件，以免導(dǎo)致阿絡(luò)擁擠和影響他人正常工作；對于他人所發(fā)來的并要求轉(zhuǎn)發(fā)的連環(huán)電子郵件，一定要給予拒絕。

　�。�4）盡量避免發(fā)送涉及工作機密內(nèi)容的郵件，也不可將本人郵箱的密碼隨便透露給他人。

　　2、接收與回復(fù)

　�。�1）應(yīng)定期打開收件箱查看有無新郵件，若有新郵件應(yīng)及時回復(fù)，因為特殊原因未能及時回復(fù)的郵件在回復(fù)中應(yīng)向?qū)Ψ街虑浮?/p>

　　（2）尊重他人的隱私權(quán)，對于別人發(fā)給自己的信件不可隨意轉(zhuǎn)發(fā)。

　　3、定期整理

　�。�1）定期整理電子郵箱，對于已經(jīng)無用的信件給予及時刪除。以免有新郵件而接收不到。

　�。�2）對于重要的信件，應(yīng)復(fù)制成其他形式，更為安全地保留，不要一直放于郵箱中，這樣容易丟失和被盜取。

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