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商務英語信函寫作的簡潔原則(2)
三、 句子精練，避長就短。
句子是寫作的基礎，沒有句子就沒有段落，也就沒有作品。清楚、簡潔的寫作容易啟發(fā)和說服他人。這些寫作是以結(jié)構(gòu)合理、有說服力的句子為基礎的。(摘自檀文茹《實用商務英文寫作》第9頁。)
一位深受美國人愛戴，一項主張不寫長句，不羅嗦的美國參議員Stephen Young 每次受到邀請參加會議、宴會、演講時，他的回信只有四個字：I will be there (我會到).簡單明了。也曾經(jīng)有人打趣說“商務英語信函寫作的句子，就應該像漂亮姑娘的迷你裙--越短越好”。
通常商務人士每天都有大量的商務信函要讀，對開門見山、長話短說、直接切題的信函特別歡迎。而且“簡單的語言并不意味著思想過分簡單化，簡單的語言也可以蘊藏著潛在的豐富的思想。長和復雜的句子有時會更容易引起不必要的理解障礙�！币虼�，寫信要求長話短說，在不影響意思表達清楚準確的前提下，句子越短越好，一句話能用兩個詞表達清楚的，據(jù)對不再增加任何一個單詞。想要做到句子的簡潔，必須作到以下幾種情況：
由于以前存在盤里的丟失，只能自己從新打一份出來。今天上午就打出這么多。先貼出來看看大家的反應，不管有沒有人看，自己費心費力寫出來的東西，我會堅持發(fā)完!!
(一) 按照意思拆分復合句。
長的復合句也能表達清楚所要表達的意思，但是會讓人看起也比較吃力。如果我們按照意思或者邏輯關系將它們拆分為一些簡單的單句，就能使閱讀變得更為簡單明了，使讀信人更容易理解和把握信函的要旨。如：
例(8)：Regardless of these seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education either by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 or by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
這是一個專與過長的從句，我們可以按一下方法將其改寫為簡單的句子：
1、添加標志性詞語。如first, second等這些序數(shù)詞。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in two ways. First, they may enroll in the special courses to be offered by the ABC Company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24. Second, they may take approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
2、用項目符號來劃分。
Regardless of this seniority, all employees who hope to be prompted will continue their education in one of the two ways:
● by enrolling in the special courses to be offered by the ABC company, scheduled to be given all the next eight Saturdays beginning on January 24 ,or
●by taking approved correspondence courses selected from a list available in the Staff Development office.
二)將一些支離破碎的簡單句整理組合。
一般地來說，我們不主張寫長的句子。但這也并非絕對的，因為“簡潔句并不是簡單句，而是只用簡潔的文字把意思表達清楚�！�(摘自郝邵倫《大學英語應試寫作與應用寫作》第33頁)。有些時候我們會在商務信函中看見很多的結(jié)構(gòu)相近、意思表達連貫的單句。在這種情況下，如果把這些單句整理組合成一個或者兩個結(jié)構(gòu)并不復雜的復合句，合理地使用一些連詞或者代詞，就會使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，還能使句子在意義上更加連貫，結(jié)構(gòu)上更加緊湊。如：
例(9)：①We have received your samples you sent the samples to us on November 20.
�、赥hank you very much.
�、跿hat’s just what can fulfill our order plan.
�、躍o we are pleased to place an order.
�、軦nd we have enclosed our order sheet with this letter.
這些單句在表達上并沒有什么問題，而且也非常連貫，可是我們不難發(fā)現(xiàn)它們的結(jié)構(gòu)不夠緊湊。我們可以將其整理組合為一個復合句如下：
Thank you for your samples you sent to us on November. We are pleased to place an order as specified on the enclosed order sheet.
原來的五個單句共用了44個單詞，而合并后的兩個結(jié)構(gòu)并不復雜的復合句僅用了25個，壓縮掉了19個詞�？赡軐τ谝黄≌f或者散文來說19個詞并不算什么。可是，對于講求效率的商務信函來說，壓縮掉19個單詞，可以使得篇幅至少要壓縮一行。
(三)使用簡潔的詞來代替冗長累贅的短語。
例(10)：Wordy: In the sense of his speech he talked on the question of securities.
Concise: During his speech he talked about securities.
例(11)Wordy: During the proceeding year, the company was able to accelerate productive operations.
Concise: Last year, the company was able to accelerate productive operations.
例(10)和例(11)中wordy的句子里In the sense of 可以用During來代替，同為"在...里"的意思;on the question of 可以用about來替代，同為"有關...，關于..."同理,例(11)中wordy的句子里的During the proceeding year也可以用Last year來代替。沒有改變原來句子要表達的意思，而且顯得更加簡潔，更加直白，在口語中更加常用。會使得讀信人更加容易理解。既然如此，商務信函寫作者為什么不用這些簡潔、明了、清晰的常用詞來代替那些冗長、累贅、空洞的短語呢?
四、詞匯運用，力求簡明。
詞匯是商務英語信函的基本構(gòu)成單位，所以詞匯的簡潔運用對于全文篇幅“瘦身”、精練語句來說意義重大。寫作者在擬就一封商務信函時，要做的到以下幾點：①用簡單常見的短單詞代替復雜生僻的浮華表達;②善于運用動詞，而不是那些“make類動詞+名詞”的表達方式;③盡量避免意義重復的修飾詞;④避免使用陳舊的商業(yè)術語;⑤善于運用縮略詞和縮略語。下面我將從這幾個方面用實例對商務英文信函寫作中詞匯的簡潔運用做出論述。
(一)用簡單常見的短單詞代替復雜生僻的長音節(jié)詞。
英語詞匯有十幾萬，而最常用的就只有兩三千。寫作者寫作商務信函的目的是為了將信息準確有效地傳遞給對方，那些復雜生僻的浮華表達不僅使得信函的篇幅顯得冗長，而且給讀信人有效地理解信息帶去麻煩。所以有的信函作者喜歡用一些浮華的長音節(jié)詞，借以顯示自己的英語水平，這是不可取的。如：
例(12)：We will endeavor to utilize this kind of computer on approximately March 15,so we place this order of 100 sets.
(我們公司大約從三月十五日起用這種電腦，所以這次我們向你方訂購100臺。)
如果此句中的endeavor用try來代替,approximately(大約)用about來代替，utilize 用use來代替。即使不刪減任何一個單詞，只是用這些簡單常見的詞來代替原句中的多音節(jié)詞，就會減掉17字母�；蛟S有人認為這17個字母對于通篇來說不算什么，并不會占用很大空間�？墒�，大家要知道，這只是一句話可以節(jié)省的，如果每句話都能減掉17個字母一片商務信函就至少要縮減掉一行。而且由于這些替換詞較之被替換掉的單詞而言，更加常見，是大家都比較熟悉的，對于讀信人來說，更加易于理解。
(二)善于運用動詞。
筆者在前邊已經(jīng)提到過，能用一句話來表達清楚的事情，絕對不用兩句話來說，所以我們在書寫商務信函時要盡量避免在以-ion, -tion, -ment, -ant, -ent, -ance, -ence結(jié)尾的詞前面加上make類的動詞來表達，而是直接用這些詞的動詞形式來表示，使句子簡潔有力。如：
例(13)：We have made shipment of your order No.632.
(我方已經(jīng)交運你方的632號訂貨)
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