怎樣做系統(tǒng)化績效管理？(2)

下面這些指導(dǎo)原則可以幫助你進(jìn)行績效反饋溝通：

　　1、創(chuàng)造積極、易于溝通的氛圍。

　　2、提前數(shù)天安排常規(guī)評(píng)估會(huì)議的議程。

　　3、讓員工有機(jī)會(huì)準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容。

　　4、確保給會(huì)議留出足夠的時(shí)間。

　　5、安排你的日程，避免在會(huì)議中途受到打擾。

　　6、會(huì)議一開始必須先給出正面的反饋。

　　7、不要一次給予員工過多反饋。

　　8、展開對(duì)話。傾聽員工的想法。

　　9、表現(xiàn)出同理心。承認(rèn)改進(jìn)不可能一蹴而就，并且會(huì)有一定難度。

　　開辟改進(jìn)之路

　　在許多組織中，如果員工的整體績效評(píng)估低于預(yù)期，他就會(huì)被列入績效改進(jìn)計(jì)劃名單中。這些計(jì)劃對(duì)員工、企業(yè)都是有利的，應(yīng)當(dāng)隨時(shí)執(zhí)行。計(jì)劃執(zhí)行者會(huì)重點(diǎn)關(guān)注在評(píng)估的過程中發(fā)現(xiàn)的具體差距或機(jī)會(huì)。當(dāng)員工得到的是評(píng)分表上最差的評(píng)價(jià)時(shí)( 比如說“績效低到無法接受”)，那么改進(jìn)的時(shí)機(jī)就已經(jīng)錯(cuò)過了。

　　績效改進(jìn)計(jì)劃要求員工完成三至五個(gè)任務(wù)。每一個(gè)任務(wù)都應(yīng)當(dāng)包括：任務(wù)定義，具體說明需要完成的內(nèi)容;行動(dòng)計(jì)劃，說明如何完成任務(wù)和如何衡量成果;以及完成任務(wù)的預(yù)期期限。

　　但員工犯錯(cuò)時(shí)，組織傾向于重點(diǎn)關(guān)注員工犯錯(cuò)的具體環(huán)節(jié)，而不是導(dǎo)致這種問題出現(xiàn)的其他因素。這些因素包括：

　　培訓(xùn)：是否有非常優(yōu)秀、經(jīng)驗(yàn)豐富的員工果斷采取措施并歸納重要信息，從而為新員工進(jìn)行培訓(xùn)?新員工是否太害怕以致不敢問問題?培訓(xùn)人員是否一邊開展培訓(xùn)，一邊為了在最后期限前完成任務(wù)而趕工?換句話說，培訓(xùn)的任務(wù)完成了，學(xué)習(xí)的效果卻沒達(dá)到。

　　同事和團(tuán)隊(duì)成員：其他人是否履行了其職責(zé)，是否錯(cuò)過了會(huì)議或忘記完成某些任務(wù)?

　　客戶：客戶可不是完美無瑕的。他們是不是也屬于讓員工出錯(cuò)的原因之一?

　　生活：有沒有其他因素( 家庭、疾病或?qū)櫸锏? 影響員工專心完成當(dāng)前任務(wù)的能力?

　　這些變量并不能免除員工未能達(dá)到預(yù)期績效的責(zé)任。它們影響的是管理者處理績效問題的方式，在讓員工承擔(dān)全部責(zé)任前必須考慮到這些因素。在分析未達(dá)標(biāo)的績效時(shí)，管理者應(yīng)當(dāng)問這樣幾個(gè)問題：

　　n 工作任務(wù)的分配是否清晰?

　　n 員工需要我時(shí)，我是否到場處理了?

　　n 我是不是在考慮過員工工作負(fù)荷后，合理制定了最后期限?

　　n 員工需要我給予哪些幫助，才能成功完成工作任務(wù)?

　　n 員工是否擁有完成任務(wù)的必要資源?

　　n 員工是否接受過充分的培訓(xùn)以完成我分配給他的任務(wù)?

　　n 員工達(dá)成績效的能力是否有賴于其他員工、部門或供應(yīng)商?

　　n 在當(dāng)前情況下，顧客或客戶的預(yù)期是否合理?

　　n 是否存在不太明顯的潛在誘因?qū)е聠T工無法達(dá)到預(yù)期的績效?

　　n 這個(gè)績效問題的具體情況是怎樣的?

　　n 我是否建立了可行的流程來追蹤員工完成工作任務(wù)的過程?

　　n 當(dāng)員工需要我的幫助或意見時(shí)，我是否能站在鼓勵(lì)的角度助他們一臂之力，從而支持這一流程?

　　n 過去我是怎么處理其他員工與此類似的績效問題的?

　　n 我處理這一情況的方式是不是為了給該員工開創(chuàng)未來的成功機(jī)會(huì)?

　　n 改進(jìn)之路并非只適用于績效處于標(biāo)準(zhǔn)之下的員工。績效改進(jìn)或強(qiáng)化措施能用來幫助員工從達(dá)成預(yù)期績效目標(biāo)變?yōu)槌�出預(yù)期。管理者也能利用這些工具讓有潛質(zhì)的員工承擔(dān)更大的職責(zé)，并鼓勵(lì)員工挑戰(zhàn)更高難度的任務(wù)或面對(duì)更多挑戰(zhàn)。

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