文檔管理員的工作總結(jié)

　　工作總結(jié)應(yīng)該怎么寫呢？在不久前我很是苦腦，但經(jīng)過一番詳細(xì)的思考，我理清了思路。在這里，我們對如何進(jìn)行文檔管理分三個階段來闡述。

　　一、生成期文件的管理

　　生成期的文件，處于制作、接收、處理與發(fā)出的過程中，需要檢閱文件或發(fā)給其他部門及外單位。因此，需要建立非文件負(fù)責(zé)人也能隨時找出文件的管理系統(tǒng)。對此類文件的管理，可建立以下一個流程：文件→文件套→雜志匣→文件柜。

　　按事由用文件夾對文件進(jìn)行分類;按照一件事一個文件套的原則，每個人準(zhǔn)備若干個文件套;按類別或內(nèi)容將使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的顏色對文件類別進(jìn)行區(qū)分。將文件套收集到輕便雜志匣中;把文件套整齊地擺放在輕便雜志匣里并立于桌面上;責(zé)任人外出或離職時，務(wù)必將輕便雜志匣放到“使用中文件柜”上;用標(biāo)簽紙制作雜志匣的標(biāo)簽，可做到整潔美觀并易于分類;由于可看到文件夾的標(biāo)簽，還易于檢索;每個人都應(yīng)該備有“使用中的輕便雜志匣”，并在標(biāo)簽處填入人名。將輕便雜志匣放在文件柜里;將辦公室用的文件柜的部分空間劃分出來，作為“使用中的文件柜”，可使辦公室每個人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可臨時性地存放文件資料;使用開放式文件架，檢索、管理都很方便，避免文件私有化。

　　二、保存期文件的管理

　　有些保管在辦公室里的文件過了幾年后利用率就會下降，這樣的文件可分為保存型文件和保管型文件。對此類文件建議建立一個“保存中心”的形式進(jìn)行文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性質(zhì)上分為永久保存和定期保存兩類，把需要定期保存的文件轉(zhuǎn)移到保存型文件盒，保存型文件夾，保存型文件箱中，并標(biāo)明“作廢日期”，文件保存到期后立即廢棄、扔掉或銷毀。而對于需永久保存的文件資料，可以仍舊使用原有的保管型文件夾、紙型文件盒等原型保管文件夾，不過，如果使用保存型文件夾將會更經(jīng)濟(jì)一些。如果把利用率低的保存型文件仍舊放在辦公室，將造成辦公室的擁擠膨脹，浪費(fèi)空間，防礙高效的管理。因此，建議選擇經(jīng)濟(jì)的地方建立“保存中心”。

　　三、文件的廢棄

　　保管型文件隨著時間的流逝，其利用價值會降低，如果不及時清理，就會泛濫成災(zāi)。堅決要扔掉不需要與過期的文件，減少文件的數(shù)量，有效利用辦公空間，節(jié)約費(fèi)用。參照之前所述的文件管理方法，對于文件的廢棄，可按照一下的方法進(jìn)行：

　　(1)、按文件進(jìn)行廢棄;

　　(2)、按文件夾進(jìn)行廢棄;

　　(3)、按項目進(jìn)行廢棄;

　　(4)、按顏色進(jìn)行廢棄。

　　隨著計算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合的信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的迅猛發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生。對于電子文件的管理，需要注意以下幾個方面。

　　1、對電子文件要進(jìn)行分門別類地管理，要進(jìn)行科學(xué)的分類。通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲處于一種有序狀態(tài)。

　　2、對電子文件要定期、及時的進(jìn)行備份。以避免由于技術(shù)故障導(dǎo)致的文件丟失。

　　3、由于電子文件利用途徑的多樣化，尤其是在網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)達(dá)的今天，要做好電子文件的保密工作，即準(zhǔn)確設(shè)定電子文件的訪問權(quán)限。

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