作為一名財(cái)務(wù)人員，筆者負(fù)責(zé)單位往來(lái)賬項(xiàng)的詢證工作，
如何用Word合并功能制作詢證函？
。查閱憑證、合同臺(tái)賬和合同原件，筆者費(fèi)了九牛二虎之力，總算把本單位與百余家公司的往來(lái)賬項(xiàng)搞清楚了，并編輯成了一張Excel表格，接下來(lái)就要根據(jù)這些數(shù)據(jù)編制百余份詢證函。難道還要筆者再費(fèi)力地重復(fù)勞動(dòng)嗎？不，我們自有辦法。技術(shù)看點(diǎn)：郵件合并功能。
一、制作明細(xì)表
首先按照?qǐng)D1的格式制作往來(lái)賬項(xiàng)明細(xì)表.xls。筆者使用Office 2003，在其他版本的Office中操作略有不同，請(qǐng)朋友們注意。
二、詢證函的格式
為了敘述清楚，我們假設(shè)詢證函的格式如圖2所示(實(shí)際的詢證函長(zhǎng)達(dá)3頁(yè)，編號(hào)中的最后一位數(shù)字即表示該詢證函有3頁(yè)內(nèi)容)，該文件名稱為詢證函.doc。在這張?jiān)冏C函中有5處內(nèi)容取自往來(lái)賬項(xiàng)明細(xì)表.xls，即圖2中標(biāo)注的①、②、③、④、⑤處。
三、進(jìn)行郵件合并
1.啟動(dòng)Word，打開詢證函.doc，執(zhí)行工具信函與郵件郵件合并命令，打開郵件合并任務(wù)窗格。
2.選擇信函項(xiàng)，單擊下一步；選擇使用當(dāng)前文檔項(xiàng)，單擊下一步?選取收件人；選擇使用現(xiàn)有列表項(xiàng)，單擊下一步?撰寫信函，
電腦資料
《如何用Word合并功能制作詢證函？》(http://m.oriental01.com)。3.進(jìn)入選取數(shù)據(jù)源對(duì)話框，在文件類型框中選擇Excel文件，然后在文件列表框中，雙擊往來(lái)賬項(xiàng)明細(xì)表.xls。
4.在選擇表格對(duì)話框中，單擊所需要的工作表，勾選數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題復(fù)選框，單擊確定按鈕。
5.在郵件合并收件人對(duì)話框中，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯后，單擊確定按鈕。
6.執(zhí)行工具信函與郵件顯示郵件合并工具欄命令，打開郵件合并工具欄。單擊詢證函.doc文檔中的①處，然后在郵件合并工具欄中單擊插入域按鈕，進(jìn)入插入合并域窗口；選擇數(shù)據(jù)庫(kù)域，然后在域欄中單擊順序號(hào)，依次單擊插入和關(guān)閉按鈕。同理，將文檔中的②、③、④、⑤處分別指定為公司名稱、項(xiàng)目、貴公司欠和欠貴公司。至此，詢證函.doc文檔顯示如圖3所示。文檔中書名號(hào)及里面的部分就對(duì)應(yīng)著往來(lái)賬項(xiàng)明細(xì)表.xls文件的相關(guān)項(xiàng)目。
四、完成郵件合并
在郵件合并任務(wù)窗格中，單擊下一步?撰寫信函，然后單擊下一步? 預(yù)覽信函，再單擊下一步? 完成合并，至此郵件合并完成�！ ∠肟纯春喜⒑蟮慕Y(jié)果嗎?在郵件合并窗格中單擊編輯個(gè)人信函，此時(shí)Word將彈出合并到新文檔對(duì)話框，選擇全部，點(diǎn)擊確定按鈕后就可以看到合并后的信函文檔了�！ 【幒螅荷侠褂肳ord的郵件合并功能把Word文檔和Excel二維表格完美地合并到一處，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的批量處理，有效減輕了工作量。在財(cái)務(wù)工作中經(jīng)常遇到類似情況，朋友們不妨一試。