辦事處管理制度

　　隨著社會一步步向前發(fā)展，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。擬定制度的注意事項有許多，你確定會寫嗎？下面是小編幫大家整理的辦事處管理制度，歡迎閱讀與收藏。

　　為貫徹本公司的營銷計劃，進一步開拓市場，加大市場占有率，公司經(jīng)研究后決定建立辦事處制度，以使辦事處的各項管理規(guī)范化和合理化，保證公司各項業(yè)務(wù)規(guī)范而有序地進行，特制定本辦法。

　　一、辦事處的工作職能

　　1、負責(zé)當(dāng)?shù)厥袌龅拈_拓、客戶資源的開發(fā)和管理；

　　2、承擔(dān)公司下達的銷售任務(wù)；

　　3、代表公司與當(dāng)?shù)乜蛻暨M行業(yè)務(wù)上的聯(lián)絡(luò)與協(xié)調(diào)；

　　4、負責(zé)收集、整理、反饋當(dāng)?shù)厥袌鲂畔⒓巴�類競爭產(chǎn)品的動態(tài)；

　　5、確定區(qū)域的銷售目標及銷售策略，并報營銷部批準后實施；

　　6、在營銷部的指導(dǎo)下，制定具體的實施計劃，并報營銷部批準后實施；

　　7、負責(zé)本區(qū)域的營銷管理工作；

　　8、負責(zé)本區(qū)域項目信息的收集、整理、分析和公關(guān)工作；

　　9、負責(zé)本區(qū)域內(nèi)代理商的維護；

　　10、公司臨時指派的任務(wù)。

　　11、根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行和負責(zé)應(yīng)收貨款的催收和費用結(jié)算工作，防止客戶拖欠貨款，每月按時完成與客戶合作的往來帳目核對工作；

　　12、嚴格執(zhí)行公司有關(guān)財務(wù)制度，如實填寫各項報表，嚴禁弄虛作假，嚴禁做有損公司利益的事。

　　13、積極與公司溝通匯報，提出有利于開拓市場的建議和意見；

　　14、合理計劃、開支辦事處的各項費用；

　　15、負責(zé)辦事處各項財產(chǎn)的管理和保護，確保公司財產(chǎn)安全。

　　二、辦事處人員配置及與公司間的協(xié)調(diào)

　　1、辦事處的設(shè)立、組織機構(gòu)設(shè)置、人員編制有公司核定。

　　2、辦事處是銷售部分支機構(gòu)，歸屬銷售部門直接管理。

　　3、辦事處人員要與公司各部門密切配合，確保工作的順利開展。

　　4、辦事處協(xié)助公司對貨物的移送進行監(jiān)督和保管。

　　三、辦事處的業(yè)務(wù)管理及產(chǎn)品價格規(guī)定

　　1、辦事處對外的產(chǎn)品價格及相關(guān)價格政策應(yīng)參照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2、產(chǎn)品以低于公司規(guī)定最低價格出售的，由辦事處提出申請，報公司審批，未經(jīng)審批程序，不得以任何形式變相降低產(chǎn)品價格。

　　四、客戶管理

　　1、客戶選擇：辦事處應(yīng)選擇資信狀況優(yōu)良的客戶。

　　2、資信調(diào)查：辦事處對于新客戶，在供貨或簽訂合同前，應(yīng)進行必要時的資信調(diào)查，審查。

　　3、實地調(diào)查：對新客戶的注冊地點（辦公或經(jīng)營場所）進行實地調(diào)查，確�？蛻籼峁┑馁Y信真實可靠。

　　4、建立客戶檔案：

　�。�1）當(dāng)新客戶資信經(jīng)審查合格并計劃建立業(yè)務(wù)關(guān)系，業(yè)務(wù)員按公司要求建立客戶檔案，辦事處、公司各留一份備案。公司指定專人管理客戶檔案。

　�。�2）客戶檔案要根據(jù)客戶情況變化和公司業(yè)務(wù)人員變化進行更新。

　　五、應(yīng)收帳款處理程序

　　1、月底對帳：每月底，辦事處與客戶進行對帳，并將相關(guān)數(shù)據(jù)限期交回公司財務(wù)部，確保公司的應(yīng)收帳款與相應(yīng)客戶的帳面記錄一致。

　　2、回收帳款：所有客戶的付款，統(tǒng)一通過銀行結(jié)算，由客戶直接匯到公司。

　　3、應(yīng)收帳款的責(zé)任

　　（1）辦事處業(yè)務(wù)人員對所在區(qū)域內(nèi)全部應(yīng)收帳款負責(zé)。

　�。�2）公司業(yè)務(wù)部和財務(wù)部負責(zé)監(jiān)督管理貨款的收回。

　　六、辦事處人員管理規(guī)定

　　1、駐辦事處業(yè)務(wù)人員必須應(yīng)本著“團結(jié)協(xié)作、實事求是”的態(tài)度，積極拓展業(yè)務(wù)，努力進取。

　　2、自覺遵守公司的各項規(guī)章制度，維護公司利益和形象，規(guī)范操作，不得有違法亂紀的行為

　　3、按要求建立客戶檔案，保持良好的客情關(guān)系。定期檢查和整理文件和資料，確保公司資料、文件的完整和有序性，保證資料查詢的快捷、方便、及時和準確，并對文件資料進行分類管理。

　　4、駐外辦事處的財產(chǎn)列入《辦事處財產(chǎn)登記表》傳真至公司存檔。辦事處人員對公司財產(chǎn)負有保管和愛護的義務(wù)。

　　5、駐外辦事處的業(yè)務(wù)人員應(yīng)保持良好的精神狀態(tài)、得體的言談舉止。辦公人員在上班時間內(nèi)，要衣冠整齊、儀表端莊，不能穿拖鞋、睡衣或接待與工作無關(guān)的人等。

　　6、辦事處辦公區(qū)域要突出，要有明顯的辦公氣氛，工作場所應(yīng)保持整潔。

　　7、駐外辦事處人員手機號碼或駐外機構(gòu)電話號碼更換時必須提前向企業(yè)本部申請，未獲得批準而更改電話號碼導(dǎo)致公司無法聯(lián)系者，要予以重罰。駐外辦事處更換地址必須事先得到公司相關(guān)部門審核，未獲批準不準私自搬遷等。

　　8、辦事處人員所負責(zé)的業(yè)務(wù)，在管理期間內(nèi)出現(xiàn)呆帳、壞帳的，辦事處業(yè)務(wù)人員有責(zé)任和義務(wù)進行清理，或由公司協(xié)調(diào)解決。業(yè)務(wù)人員不能正確陳述理由的，界定責(zé)任后，按實際情況由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。

　　9、嚴禁駐辦事處人員私自直接向客戶結(jié)款或借支現(xiàn)金。

　　七、辦事處會議制度：

　　1、辦事處及其下各地業(yè)務(wù)人員每月底開區(qū)域銷售會議；

　　2、辦事處所在區(qū)域的業(yè)務(wù)人員應(yīng)于每周五下午召開周會；

　　3、臨時會議由通知確定；

　　4、會議內(nèi)容：總結(jié)工作，交流經(jīng)驗，研究問題，制訂計劃，落實任務(wù)。

　　5、會議總結(jié)應(yīng)及時傳至公司。

　　6、辦事處應(yīng)按要求及時向公司報送如下資料：

　�。�1）周報表：下周工作計劃表、本周工作總結(jié)表、客戶資料卡、銷售周報表、本周總結(jié)；

　�。�2）月報表：下月工作計劃表、本月工作總結(jié)表、月度廣告計劃申報表及月度銷售促進工作表、銷售月報表，月度財務(wù)報表；

　�。�3）年報表：年度銷售統(tǒng)計表、本年度工作總結(jié)、下年度工作目標與計劃，年度財務(wù)報表。

　　八、辦事處人員工資及其獎勵、補助標準，按公司現(xiàn)有制度。

　　辦事處年銷售目標額度為1000萬元，超額銷售部分公司給予物質(zhì)及實物獎勵。未完成銷售提成及工資按照實際銷售比例發(fā)放。

　　九、相關(guān)費用的報結(jié)制度

　　辦事處基本配置：房屋的租賃，房屋內(nèi)用品的添置，送貨車輛，物業(yè)費，水電費，辦公用品的添置，傳真，打印，電腦，桌椅，等。由辦事處申請，銷售部審核簽字，予以報銷。業(yè)務(wù)人員的差旅費用按照公司業(yè)務(wù)部規(guī)定執(zhí)行。

　　以上內(nèi)容為辦事處工作管理的指導(dǎo)原則。辦事處負責(zé)人必須嚴格執(zhí)行，對職務(wù)工作不嚴謹給公司造成損失的，辦事處負責(zé)人應(yīng)承擔(dān)責(zé)任。

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