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檔案編纂信息主流載體的轉(zhuǎn)變
第二節(jié) 檔案編纂信息主流載體的轉(zhuǎn)變
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代通訊技術(shù)等現(xiàn)代高新技術(shù)的快速發(fā)展，將人類(lèi)社會(huì)帶進(jìn)一個(gè)前所未有的數(shù)字化世界。在數(shù)字環(huán)境下的檔案文獻(xiàn)編纂工作必須朝著數(shù)字化方向發(fā)展，其編纂信息的主流載體也應(yīng)該脫離手工操作，尋求適合數(shù)字化發(fā)展的載體技術(shù)，這樣才能更好地賦予檔案文獻(xiàn)以新的形式、新的價(jià)值，使之在弘揚(yáng)民族文化、建設(shè)新文化方面發(fā)揮應(yīng)有的作用。
一．檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)——數(shù)字化的檔案匯編
1.基本概念
檔案數(shù)據(jù)庫(kù)：檔案數(shù)據(jù)庫(kù)屬于文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)，是檔案自動(dòng)化的重要內(nèi)容，它是經(jīng)過(guò)整理組織以機(jī)讀形式出現(xiàn)的檔案信息集合。
檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)：它以各種檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為主要數(shù)據(jù)來(lái)源，通過(guò)檔案信息管理系統(tǒng)，從這些檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中提取與某一專(zhuān)題相關(guān)的內(nèi)容，形成一個(gè)內(nèi)容豐富、格式多樣、系統(tǒng)完整的檔案數(shù)據(jù)集合。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、多媒體信息等形式向某一類(lèi)特定的用戶(hù)提供利用，具有較強(qiáng)的針對(duì)性、實(shí)用性。
計(jì)算機(jī)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)：是指利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)程序編制的專(zhuān)題性檔案編研成果，具有便于檢索、統(tǒng)計(jì)、匯總、分析和利用等許多優(yōu)點(diǎn)，它突破了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案編研成果的有形、單一形式，具有自身獨(dú)特的無(wú)紙形式和強(qiáng)大的信息加工處理能力。
2.檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的特點(diǎn)
2.1 專(zhuān)題性。 檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)注重將館藏中與專(zhuān)題相關(guān)的檔案信息提取并揭示出來(lái)，并為了說(shuō)明問(wèn)題，通常需要對(duì)檔案館藏?cái)?shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行整合。
強(qiáng)調(diào)的是“精”和“準(zhǔn)”，有利于揭示紛繁復(fù)雜的館(室)藏內(nèi)容，也有利于利用者系統(tǒng)、完整地了解和利用某方面的檔案信息。
2.2 多元性。 檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)是跨全宗、多類(lèi)別的檔案數(shù)據(jù)鏈接的組合。它包括目錄數(shù)據(jù)、圖像數(shù)據(jù)、視音頻數(shù)據(jù)等不同的數(shù)據(jù)形式，有著豐富多彩的數(shù)字復(fù)合視聽(tīng)效果。
根據(jù)專(zhuān)題內(nèi)容的特點(diǎn)，可以分為縱向多元性和橫向多元性。
在信息來(lái)源上，檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)不僅局限于館(室)藏檔案。還可以補(bǔ)充采集、鏈接相關(guān)的數(shù)字化材料。檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)能夠更為全面、直觀地向利用者揭示編纂主題相關(guān)的內(nèi)容。
2.3 系統(tǒng)性。 一方面檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)全面涵蓋專(zhuān)題相關(guān)的檔案信息資源，通過(guò)多角度、多層次的鏈接現(xiàn)有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中相關(guān)檔案材料，各種雜亂的、單一相關(guān)檔案材料全都有效聚合在一起。
另一方面檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)不是對(duì)材料的簡(jiǎn)單收集歸納，而必須根據(jù)專(zhuān)題定位和子專(zhuān)題的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)劃分和組織存儲(chǔ)，充分挖掘相關(guān)檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，系統(tǒng)反映和揭示數(shù)據(jù)庫(kù)所蘊(yùn)藏和表達(dá)的專(zhuān)題內(nèi)容。
3.檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)功能設(shè)置的重點(diǎn)
3.1 數(shù)據(jù)采集功能強(qiáng)大。
檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)是對(duì)多種門(mén)類(lèi)不同載體的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，在各種通用檔案管理軟件中都有這些檔案的機(jī)讀目錄和電子全文信息，在專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)采集過(guò)程中應(yīng)該充分利用這些已有的信息化成果，直接從原有的數(shù)據(jù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，可以起至事半功倍的效果。
3.2 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)合理。
建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，可以把所有類(lèi)型的檔案視為一個(gè)整體，建立一個(gè)包含所有元數(shù)據(jù)元素的總庫(kù)�？紤]到數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的復(fù)雜性和維護(hù)方便，也可以按照不同的門(mén)類(lèi)不同的載體分別建立相應(yīng)的子庫(kù)，不同的子庫(kù)包含不同類(lèi)型檔案的元數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各子庫(kù)的跨庫(kù)檢索。
3.3 檢索方式靈活實(shí)用。
檢索方式的設(shè)置首先要多樣化，可以設(shè)置關(guān)鍵字和組合式檢索，按照全部字段的條件匹配和多個(gè)字段邏輯組合進(jìn)行檢索，實(shí)現(xiàn)對(duì)所有目標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)的一站式聯(lián)合檢索，并對(duì)檢索結(jié)果進(jìn)行優(yōu)化與整合，向用戶(hù)提供界面友好、鏈接快速、服務(wù)自選的“一站式服務(wù)”，從而實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)的“新、快、準(zhǔn)、全”和“特、專(zhuān)、全、精”，以滿(mǎn)足用戶(hù)的深層次的信息需求。
3.4 利用方式多樣方便。
充分利用各種信息化技術(shù)，做到在線(xiàn)和離線(xiàn)并行、被動(dòng)與主動(dòng)共存的利用服務(wù)。在網(wǎng)絡(luò)檢索的基礎(chǔ)上，通過(guò)提取特定數(shù)據(jù)刻錄成光盤(pán)然后進(jìn)行離線(xiàn)利用服務(wù)；根據(jù)用戶(hù)需求，貼合工作熱點(diǎn)，對(duì)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)一步提煉，采用推送的方式主動(dòng)為用戶(hù)提供有參考價(jià)值的編研成果，充分發(fā)揮檔案管理部門(mén)的服務(wù)效能，體現(xiàn)檔案管理部門(mén)的價(jià)值。
4.檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的基本工作流程
4.1 確定專(zhuān)題。 專(zhuān)題的選取要有針對(duì)性和有預(yù)見(jiàn)性，圍繞大家所關(guān)心、所好奇的東西去確定選題。
專(zhuān)題項(xiàng)目建設(shè)人員應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有檔案資源情況，經(jīng)充分論證研究，擬制出專(zhuān)題大綱，制定初步的專(zhuān)題方案，大致確定專(zhuān)題的內(nèi)容架構(gòu)，并在此基礎(chǔ)上開(kāi)始組織素材、聚集檔案。
4.2 調(diào)查資源。 檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)信息資源建設(shè)應(yīng)從館藏檔案資源數(shù)字化、檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)采集與重組、網(wǎng)絡(luò)虛擬資源挖掘與整合三個(gè)方面人手。
4.3 搜集材料。 在深入開(kāi)展資源調(diào)查的基礎(chǔ)上，根據(jù)調(diào)查結(jié)果抓好專(zhuān)題材料的搜集工作。材料的完整性，關(guān)系到整個(gè)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)質(zhì)量，搜集工作必須做深、做細(xì)。
4.4 搭建平臺(tái)。 建設(shè)檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，必須選擇一個(gè)合適的管理系統(tǒng)作為建設(shè)平臺(tái)，平臺(tái)要解決技術(shù)環(huán)境的匹配、功能模塊的實(shí)現(xiàn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范等問(wèn)題。盡量選擇合適的、成熟的、可擴(kuò)展的、符合國(guó)際和國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，去構(gòu)建滿(mǎn)足專(zhuān)題建設(shè)需要和目標(biāo)用戶(hù)需求的數(shù)據(jù)庫(kù)功能模塊。
4.5 采集數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)采集按專(zhuān)題進(jìn)行，項(xiàng)目人員根據(jù)分配的專(zhuān)題任務(wù)可各自單獨(dú)采集，到最后階段再進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總。分為目錄數(shù)據(jù)采集和全文數(shù)據(jù)采集。
4.6 存儲(chǔ)鏈接。 數(shù)據(jù)采集后，要通過(guò)專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)將其按專(zhuān)題模塊存儲(chǔ)到相
應(yīng)的位置，這涉及到元數(shù)據(jù)的分類(lèi)與標(biāo)引。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，對(duì)采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)容標(biāo)引，包括分析內(nèi)容、給出主題分類(lèi)、對(duì)內(nèi)容全文進(jìn)行相關(guān)記錄與主題的動(dòng)態(tài)關(guān)聯(lián)、元數(shù)據(jù)資源特征描述等步驟，進(jìn)行信息資源重組，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)。
4.7 信息發(fā)布。 專(zhuān)題數(shù)據(jù)的發(fā)布采用系統(tǒng)查詢(xún)、網(wǎng)站發(fā)布、光盤(pán)發(fā)布及舉辦展覽等形式，盡可能的方便檔案利用，數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)容要新穎、形象、直觀，具有很強(qiáng)的感染力和吸引力，盡可能的抓住利用者的眼球。
二．多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)——檔案編纂信息的新型組織方式
1.基本概念
多媒體技術(shù)：是利用計(jì)算機(jī)對(duì)文本、圖形、圖像、聲音、動(dòng)畫(huà)、視頻等多種信息綜合處理、建立邏輯關(guān)系和人機(jī)交互作用的技術(shù)。多媒體技術(shù)所涉及的對(duì)象是計(jì)算機(jī)技術(shù)的產(chǎn)物，其實(shí)質(zhì)是將自然形式存在的各種媒體數(shù)字化，然后利用計(jì)算機(jī)對(duì)這些數(shù)字信息進(jìn)行加工或處理，以一種最友好的方式提供給用戶(hù)使用。
多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)：是數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與多媒體技術(shù)集合的產(chǎn)物，是指數(shù)據(jù)庫(kù)中相互關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)的集合，是多媒體文檔的匯集，其中包括文本、圖片、音頻、視頻，半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中的元數(shù)據(jù)等。它通過(guò)統(tǒng)一的模式把多種媒體形式的信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，提供對(duì)多媒體數(shù)據(jù)進(jìn)行操縱、控制的手段。
特點(diǎn)：數(shù)據(jù)、信息量大；數(shù)據(jù)的組織和存儲(chǔ)方法復(fù)雜；媒體種類(lèi)多；多種可視聽(tīng)信息的一體化管理等特點(diǎn)。
2.多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)在檔案信息整理中的作用
2.1 有利于存儲(chǔ)、管理各類(lèi)檔案。
利用多媒體技術(shù)，可以對(duì)各種專(zhuān)業(yè)專(zhuān)門(mén)檔案、各種載體形式的檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)與管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)多種門(mén)類(lèi)、多種載體檔案信息的統(tǒng)一管理，提高管理效率。
檔案多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)是以數(shù)字形式存儲(chǔ)檔案信息的，便于計(jì)算機(jī)的處理，可以隨時(shí)對(duì)有關(guān)信息進(jìn)行存儲(chǔ)、顯示、編輯和打印等操作。并且光盤(pán)、磁帶的海量存儲(chǔ)技術(shù)為多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的發(fā)展提供了便利。
2.2 有利于保護(hù)、修復(fù)檔案。
利用多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠?qū)n案進(jìn)行有關(guān)圖形、圖像的存儲(chǔ)，獲得全部信息，可以減少調(diào)用原件的頻率，保護(hù)檔案原件。
在建庫(kù)的過(guò)程中，一些破損的傳統(tǒng)檔案也可以得到修復(fù)，如利用字跡恢復(fù)技術(shù)對(duì)模糊字跡進(jìn)行恢復(fù)；電子檔案的編輯、數(shù)據(jù)恢復(fù)也更加方便。
2.3 有利于檢索、利用檔案。
多媒體技術(shù)的交互性和實(shí)時(shí)性，是提高檔案檢索水平的速度。便捷的操作界面、簡(jiǎn)易的輸入方式，使一般用戶(hù)檢索基本沒(méi)有什么障礙。
檔案信息“聲、文、圖”一體化，將極大地改善文檔的可讀性，使提供的各類(lèi)檔案信息更加形象、直觀，易于理解和接受。
多媒體信息的檢索方法全面，操作簡(jiǎn)單，減少用戶(hù)使用障礙。
2.4 有利于編研、宣傳檔案。
檔案工作者利用圖像制作、音頻剪接、視頻剪接、動(dòng)畫(huà)制作等多媒體功能，能根據(jù)需要及時(shí)地推出更具直接性和針對(duì)性的編研成果，為社會(huì)提供更直觀、生動(dòng)的動(dòng)態(tài)服務(wù)。
利用文本、圖像、圖形、音頻、視頻和動(dòng)畫(huà)等制作檔案館全宗指南、館藏檔案介紹、檔案利用效益實(shí)例分析、名人傳記等多媒體檔案文檔，向本單位和社會(huì)宣傳檔案和檔案工作，令更多的人了解檔案，使檔案走向生活和人民大眾，發(fā)揮檔案的社會(huì)功能。
2.5 有利于傳遞、交流檔案信息。
多媒體技術(shù)與通信技術(shù)的結(jié)合，利用局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以至環(huán)球網(wǎng)來(lái)存取多媒體檔案信息，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的遠(yuǎn)距離提供利用服務(wù)，消除由于地理障礙而給檔案利用帶來(lái)的障礙，擴(kuò)大檔案的服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，發(fā)揮更大的社會(huì)效益。
3.多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的環(huán)節(jié)
3.1 數(shù)字化信息資源的選擇。
選本館的特色檔案，或重要的檔案，或利用率高的檔案，或用戶(hù)有興趣的檔案。并且要注重整體性系統(tǒng)性好，圖、文、聲并存，體現(xiàn)特色具有意義。
3.2 信息文字材料的整理。
多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)文字材料的要求非常嚴(yán)格，不得有任何誤差，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和精 煉。整理時(shí)，應(yīng)該挑選出原檔案中主要的文字資料及圖像等，以供掃描作數(shù)字化處理。保證內(nèi)容即真實(shí)、言簡(jiǎn)意賅、完整準(zhǔn)確。
3.3 音、像、照片資料的采集。
采集時(shí)應(yīng)尊重充實(shí)性原則，應(yīng)主要收集那些對(duì)用戶(hù)有用的，具有參考、利用等作用的聲像資料。尊重效益性原則。采集時(shí)，應(yīng)降低成本，注重功效。尊重時(shí)效性原則。根據(jù)事件發(fā)生的階段隨時(shí)隨地采集，否則稍縱即逝。
3.4 專(zhuān)題材料的制作。
配樂(lè)和解說(shuō)配音是多媒體的動(dòng)態(tài)特征，也是檔案采集、編纂、利用和儲(chǔ)存的新嘗試。專(zhuān)題檔案不易太大，短小，鮮活，具有感染力即可。
制作步驟，先分頭加工，再進(jìn)行數(shù)字化處理，隨后后輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行綜合程序處理和控制。
三．檔案編纂信息主流載體建設(shè)中應(yīng)注意的問(wèn)題
1.主體意識(shí)不強(qiáng)問(wèn)題
數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)應(yīng)以用戶(hù)利用需求為導(dǎo)向。在進(jìn)行建設(shè)時(shí)，不僅要考慮質(zhì)量，也要有計(jì)劃，有針對(duì)性，要以利用需求為導(dǎo)向，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，充分利用檔案信息化的成果，以標(biāo)準(zhǔn)化為前提，以真實(shí)性為原則，從館藏實(shí)際出發(fā)，充分考慮用戶(hù)群的特性。拓寬服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)水平，使操作程序便于掌握，簡(jiǎn)便快捷，檢索高效。
2.安全問(wèn)題
不管是哪種載體的使用，安全問(wèn)題始終是重中之重。管理時(shí)應(yīng)該從兩個(gè)方面入手：
首先是制度方面。在數(shù)據(jù)庫(kù)建立的同時(shí)，就應(yīng)該建立健全相應(yīng)的配套管理制度，包括數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)利用方面的制度等。
其次是技術(shù)方面。數(shù)據(jù)庫(kù)的安全問(wèn)題主要涉及介質(zhì)安全與數(shù)據(jù)安全兩方面。
3.知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)問(wèn)題
在數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中要高度重視知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)細(xì)粒度的劃分，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)授權(quán)的控制，提供認(rèn)證機(jī)制，只有有利用資格的人才能夠利用該檔案信息。依法辦事，嚴(yán)格管理，應(yīng)用已有的技術(shù)，進(jìn)行制度和技術(shù)創(chuàng)新，確保知識(shí)產(chǎn)權(quán)不被損害。
4.高素質(zhì)人才培養(yǎng)問(wèn)題
新信息、數(shù)字化時(shí)代下，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立和完善對(duì)檔案工作人員素質(zhì)的要求也越來(lái)越高，必須在較深層次上懂得計(jì)算機(jī)，會(huì)從事制作多媒體產(chǎn)品，多層次多途徑開(kāi)發(fā)利用檔案館資源。
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