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    邀請信設(shè)計的有關(guān)事項

    在活動舉辦16周之前完成：

    · 確保把自己的時間安排計劃通知設(shè)計人員，以便對方有足夠的時間進行設(shè)計，

會議活動準備之邀請信終結(jié)

    · 核對一下設(shè)計人員和印刷商的休假時間。

    · 如果有定做紙板等特殊要求，是否另外收費？

    · 他們需要你提供些什么？需要提供照相原版嗎？明確他們的要求，并記錄在任務(wù)分工表上，以便及時提供。

    · 聯(lián)系郵局，確保把自己的時間安排計劃提前通知郵局，以便對方有足夠的時間處理郵件。

    · 為實現(xiàn)更好的管理和控制，你或許會希望由內(nèi)部人員來出來部分工作。

    · 通過邀請信設(shè)計初審、二審，然后聯(lián)系印刷商，給郵局提供信封：信封要寫明地址、裝上郵票。至少一周的時間來做這項工作。跟郵局核實一下送交時間，對方可能會因同一時段有其他事情要處理而要求調(diào)整一下時間。

    對于名單A上的客人郵寄邀請信（活動舉辦7周之前完成）：

    具體時間因各地的投遞時間表和邀請信投送地區(qū)的不同而略有不同，

管理資料

    跟蹤名單A上客人的回復(fù)截止日期，繼而給A名單上的VIP客人郵寄通行證（如果有需要：客人的通行證通常用于安全控制目的，作為一種看得到的證件，它可以掛在脖子上、夾到包或皮帶上，或者戴到手腕上。在一些或東西中，會有兩種類型的客人安全通行證，一種是普通通行證，另外一種是可進入VIP房間的“特殊通行證”。）

    給名單B上的客人郵寄邀請信，名單B上客人的回復(fù)日期

    給名單B上的VIP客人郵寄通行證（如果需要）

    這些時間安排是在所有材料都能準時送達、所有工作都能準時完成的基礎(chǔ)上設(shè)計的。如果你對材料能否準時送達、地址能否準時寫好、投遞安排是否恰當(dāng)沒有把握的話，那最好把活動舉辦日期知道推遲一周。你最不希望發(fā)生的事情都有可能發(fā)生——郵件延誤、電腦癱瘓等。所以，不管什么時候，只要可能，都要盡早做好準備。

    總結(jié)有關(guān)邀請信事宜

    · 準備客人名單、設(shè)計邀請信；

    · 與設(shè)計師有關(guān)的事項、聯(lián)系郵局；

    · 邀請信設(shè)計初審、二審；

    · 聯(lián)系印刷商、給郵局提供信封；

    · 給名單A上的客人郵寄邀請信、跟進回復(fù)截止日期、給VIP客人郵寄通行證；

    · 給名單B上的客人郵寄邀請信、跟進回復(fù)截止日期、給VIP客人郵寄通行證（如果有需要時）。